Esettanulmány címe:
TriDoc enterprise rendszer bevezetése Magyarország vezető lapterjesztő és logisztikai vállalatcsoportjánál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Tevékenységi terület: Lapterjesztés, logisztikai szolgáltatások (több mint 650 kiadó megközelítőleg 1.700-féle lapját terjesztik több mint 11.500 árusponton)
Lapker Csoport tagjai: Sprinter, LDS, Hungaropress, eSzolg, Hírker, Buvihír
Lapker Csoport alkalmazottainak összlétszáma több mint 710 fő
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A LAPKER Csoport az elmúlt évek egyik legátfogóbb informatikai projektjében öt cégére párhuzamosan vezette be a TriDoc enterprise rendszert. A Szerződéskezelő és bejövő számla engedélyező rendszer bevezetésének főbb, hosszú távú céljai az iratok manuális kezelésének megszüntetése, a papír alapon történő engedélyezési folyamatok szoftverrel történő kiváltása, és ezáltal a folyamatok nyomon-követhetőségének biztosítása, valamint a szerződések digitális alapon történő tárolása voltak.
A rendszer által kezelt főbb folyamatok:
• Szerződés kezelési folyamat (Létrehozás, Engedélyezés, Aláírás, Lezárás)
• Beszerzési megrendelés kezelési folyamat (Létrehozás, Engedélyezés, Lezárás)
• Számla engedélyezési folyamat (Iktatás, Engedélyezés, Kifizetés, Lezárás)
A rendszert jelenleg több mint 170 felhasználó használja iratkezeléssel kapcsolatos feladatai ellátására.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Üzleti előnyök:
A projekt során megvalósult a papír alapú szerződések teljeskörű digitalizálása (több évre visszamenően), ezzel jelentősen megkönnyítve az akár több éves szerződések előkeresését.
A beérkező számlák engedélyezési folyamata cégcsoport szinten egységesítésre és digitalizálásra került, ezzel jelentősen rövidítve a számlák engedélyezésének és kifizetésének időtartamát.
A szerződések és beszerzési megrendelések engedélyezése a korábbiakkal ellentétben a projektet követően már csak elektronikus úton, a TriDoc rendszer használatával történik. A kollégák közötti papírmozgatás illetve a többkörös e-mail küldési folyamatok szükségtelenné váltak.
A projekt során kialakításra került egy érkeztető munkaállomás, ahol a cégcsoport összes vállalatának beérkező dokumentumai esnek át az elő-feldolgozás lépésein. Az érkeztetés és iktatás vonalkódok használatával teljesen automatizáltan történik.
