Esettanulmány címe:
EverySec CRM bemutatsása
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Sazo Press Kft. egy cégtől vásárolta meg a nyomdai kötészeti munkát végző gépeket. Az idős tulajdonos, aki nyugdíj előtt állt, fontosnak tartotta, hogy a gépek és az ügyfelek megbízható kezekbe kerüljenek. A vásárlást követően minden a korábbi, 20 éve működő telephelyen maradt, a korábbi tulajdonos pedig még másfél évig segítette az új tulajdonost a betanításban és a munkák átadásában. Bár a nyomdai kötészeti munkák iránti érdeklődés csökken a fiatalok körében, így kevés új ilyen cég születik, a szakemberek többsége idősebb, és évente mindössze 1-2 új stancszerszámkészítő mester kerül ki, a piaci részesedés azonban növekedhet azon vállalkozások körében, amelyek hajlandóak e mesterség elsajátítására, és az iparágat továbbvinni, mint ahogyan a Sazo Press Kft. teszi. A klasszikus gépek továbbra is költséghatékonyabbak és gyorsabbak, mint a digitális alternatívák; egy stancgép 5-6 millió forintba kerül, míg egy digitális gép ára 35-45 millió forint, ráadásul munkavégzésük lassabb. A gyóg
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Sazo Press Kft. korábbi működése során az adminisztráció túlnyomórészt papíralapú volt, gyakran kockás füzeteket használva. Bár a számlázás egyes területeken már digitalizálva volt, az iparágban általánosan elterjedt a kézi adatkezelés, ami sokszor nehézkessé és időigényessé tette a folyamatokat. A cég felismerte, hogy szükség van a modernizációra, ezért célul tűzte ki, hogy egy hatékony, átlátható digitális rendszert vezessen be.
A vállalat olyan szoftvert keresett, amely lehetővé teszi az ügyfelek és projektek pontos nyilvántartását, valamint alkalmas a feladatok, árajánlatok és megrendelések kezelésére. Az új rendszerben könnyen előállíthatók megrendelés-visszaigazolások, díjbekérők és teljesítési igazolások. A raktárkészlet digitális nyomon követésével az alapanyagokat közvetlenül hozzárendelik az egyes munkákhoz, így pontosan mérhetővé válik, hogy melyik projekt mennyi anyagot és időt igényelt. A rendszer azt is rögzíti, hogy melyik gépet használták a feladathoz, segítve ezzel a termelékenység tervezését.
Az ügyféladatok rendszerezése szintén kulcsfontosságú volt, hiszen ezek könnyen exportálhatók hírlevél-rendszerekhez, ami hatékonyabb marketingstratégiák kialakítását teszi lehetővé. Az új digitális megoldás egyik legnagyobb előnye, hogy bárhonnan elérhető, így a cégvezetés és az operatív működés is rugalmasabbá válik. A korábbi, kockás füzetekre épülő adminisztrációt teljes mértékben kiváltotta a modern, digitális rendszer, amely pontosabb és gyorsabb működést biztosít, megfelelve az iparági és ügyféligényeknek. Ez a lépés jelentős előrelépést jelentett a Sazo Press Kft. számára a hatékonyság és a versenyképesség növelése érdekében.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az elvégzett munkák korábban papíron kerültek rögzítésre, majd Excel táblázatokba kerültek, amelyekből később számlákat készítettek. Ez a folyamat jelentős hibázási lehetőséget hordozott magában, hiszen a manuális adatbevitel során gyakran előfordulhattak pontatlanságok. Az új szoftver bevezetésével a számlák mostantól közvetlenül, egyértelmű és pontos adatok alapján készülhetnek, megszüntetve a hibázási kockázatokat.
Az ügyféladatbázis korábban nem létezett, holott ez egy vállalkozás egyik legértékesebb erőforrása. Az új rendszer lehetővé teszi az ügyfelek pontos nyilvántartását, kategorizálását és újra megkeresését, így személyre szabott ajánlatokat lehet készíteni számukra, ami nemcsak az ügyfelek elégedettségét, hanem a cég bevételeit is növeli. A raktárkészlet nyilvántartása szintén nem volt megoldott; a készletek ellenőrzéséhez a raktárba kellett menni. Mostantól a rendszer pontosan nyomon követi, hogy melyik munkához milyen anyagokat használtak fel, ami javítja a készletgazdálkodást és minimalizálja a felesleges kiadásokat.
Az adminisztrációs terhek jelentősen csökkentek, és az ügyviteli folyamatok átláthatóbbá váltak. Az új rendszer megszünteti az olvashatatlan kézzel írt feljegyzések okozta problémákat, és lehetővé teszi a gyártás pontosabb tervezését. Láthatóvá válnak a foglalt gépek és a rendelkezésre álló munkaerő, ami segíti a hatékonyság növelését. Az új digitális megoldás előnye, hogy bárhonnan elérhető, akár mobiltelefonról is, csupán internetkapcsolatra van szükség. Ez biztosítja, hogy a tulajdonos mindig naprakész információkkal rendelkezzen, ami gyorsabb döntéshozatalt és jobb üzleti eredményeket eredményez.
További üzleti előny, hogy a digitális rendszer lehetővé teszi az automatizált jelentések készítését, melyek segítik a vezetőket az erőforrások hatékonyabb felhasználásában. Az ügyfelek elégedettségét növeli az átláthatóbb és gyorsabb ügyintézés, míg a marketingstratégiák hatékonyabbá válhatnak az ügyféladatok könnyű exportálhatósága révén. A
