Esettanulmány címe:
QCRM rendszer bevezetése a Szedervölgyi Kertészeti Kft.-nél: Digitális transzformáció a szakosított szolgáltatói szektorban
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Szedervölgyi Kertészeti, Építőipari Szolgáltató Kft. egy 21 főt foglalkoztató, Csömöri székhelyű kisvállalkozás, amely 2010 óta nyújt komplex kertészeti és kapcsolódó építőipari szolgáltatásokat. A cég fő tevékenységi körei közé tartozik a kerttervezés, kertépítés, parkfenntartás, tereprendezés, valamint speciális építőipari munkák (térburkolás, öntözőrendszer kiépítés). Elsődleges ügyfélkörüket magánszemélyek, társasházkezelők, önkormányzatok és kis- közepes építőipari vállalkozások alkotják. A szezonális munka jellegéből adódóan a cég árbevétele az év során jelentős ingadozást mutat, a csúcsidőszakban (március-október) koncentrálódik a bevételek 75%-a. A vállalkozás rendelkezik megfelelő gépparkkal és szakképzett munkaerővel, azonban az adminisztratív folyamatok hagyományos, papír alapú rendszerekkel történő kezelése növekvő kihívást jelentett a cég fejlődése során.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Szedervölgyi Kft. 2022-ben több kritikus üzleti kihívással szembesült, amelyek a vállalat további növekedését gátolták. A legfőbb problématerület a partneradatok és ajánlatkérések fragmentált kezelése volt. Az ügyfél- és projektinformációk különböző Excel táblázatokban, papír alapú dokumentumokban és email-ekben szétszórtan tárolódtak, ami rendszeresen adatvesztéshez és kommunikációs hibákhoz vezetett.
Konkrét problémák:
Ajánlatkérési folyamatok lassúsága: Az ajánlatok elkészítése átlagosan 7-10 munkanapot vett igénybe az adatok összegyűjtése miatt
Duplikált munkavégzés: Ugyanazok az ügyféladatok többször kerültek rögzítésre különböző rendszerekben
Kommunikációs zavarok: A csapattagok között gyakran előfordult, hogy nem rendelkeztek a projekt legfrissebb információival
Verziókövető problémák: A partneradatok módosítása nem volt nyomon követhető, ami jogi és minőségbiztosítási kockázatokat hordozott
Kapacitástervezési nehézségek: Hiányzott az átláthatóság a folyamatban lévő projektek státuszáról
Szezonális kihívások: A kertészeti szektor jellegéből adódóan tavasz-nyári csúcsidőszakban a megnövekedett ügyfélszám miatt az adminisztratív terhek aránytalanul megnőttek, ami a szakmai munka rovására ment. A cég vezetése felismerte, hogy a hagyományos papír alapú folyamatok fenntartása mellett nem lehet hatékonyan kiszolgálni a növekvő ügyféligényeket és kihasználni a piaci lehetőségeket.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
2023 elején a Szedervölgyi Kft. döntést hozott a QCRM rendszer bevezetéséről, amely egy webalapú, integrált ügyfélkapcsolat-kezelő platform. A bevezetési projekt három fázisban, összesen 4 hónapon keresztül zajlott le szakértői támogatással.
Elért üzleti előnyök (2023. december mérés alapján):
Operációs hatékonyság:
25%-os gyorsítás az ajánlatkérési folyamatokban (7-10 napról 3-5 napra csökkent)
20%-os növekedés az ügyfélelégedettségi mutatókban a gyorsabb kommunikáció eredményeként
12%-os költségmegtakarítás az adminisztratív időráfordítás csökkentése révén
Üzleti eredmények:
10%-os bevételnövekedés az új ügyfelek gyorsabb kiszolgálása és a meglévő ügyfélkapcsolatok javítása miatt
20%-os produktivitásnövekedés a csapattagoknál a dublírozott feladatok megszüntetésével
8 hónapos megtérülési idő, amely jelentősen alulmúlta a tervezett 12 hónapos időtartamot
Stratégiai előnyök:
A rendszer compliance funkcióit kihasználva a cég képes lett megfelelni a szigorodó adatvédelmi előírásoknak (GDPR). A vállalkozás struktúrált üzlleti adatainak révén a vezetőség valós idejű betekintést kapott az üzleti teljesítménybe, ami a jövőbeli stratégiai döntések minőségét jelentősen javította.
