Esettanulmány címe:
Hatékonyságnövelés digitális megoldások segítségével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
pénzügyi, biztosítási tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél budapesti székhelyű, kis-középméretű pénzügyi vállalkozás, amely főként állami refinanszírozású vállalati hitelezéssel foglalkozik. Az ágazat a KKV szektor élénkítését szolgáló hazai és uniós finanszírozás miatt fellendülőben van. Az ágazat legfőbb versenytársai a kereskedelmi bankok. Az ágazat vállalkozásai a bankoknál egyedibb, testreszabottabb hitelezési megoldásokat tudnak adni ügyfeleiknek, és olyan KKV-ket is finanszíroznak, akiknek a finanszírozása nem illik bele bankok hitelezési politikájába. Az esettanulmányban szereplő ügyfél kis létszámú csapattal dolgozik (<10 fő), miközben egyre nagyobb állományokat kezel, így számára kritikus a folyamatok hatékony informatikai támogatása, miközben meg kell felelnie az MNB egyre fokozottabb szabályozói elvárásainak (hitelesség, átláthatóság és biztonság).
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A pénzügyi vállalkozás megkeresett minket a következő problémával: az általa kezelt hitelállomány úgy megnövekedett, hogy problémássá vált a hitelértékesítési és hitelmonitoring folyamatok kivitelezése, nyomonkövetése, valamint a kapcsolódó rengeteg dokumentum nyilvántartása és keresése. A dokumentumok kézi előállítása sok munkaráfordítást igényelt, és sok hibával is járt. Megfelelő nyilvántartások hiányában egyes ügyek megoldatlanul, elvégezetlenül maradtak, vagy késve kerültek elvégzésre. Az ügyek státuszáról szóló vezetői jelentések kézi előállítása munkaigényes és lassú volt, ami nehezítette a gyors döntéshozatalt. A munkatársak munkavégzését nehéz volt nyomonkövetni és ellenőrizni. A belső és külső ellenőrzések során az alátámasztó nyilvántartások, dokumentumok előkeresése és bemutatása nehézkes volt. Nagyon sok dokumentumot papír alapon állítottak elő és papíros nyilvántartásokban kezeltek, ami megnehezítette az információk kinyerését.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A felvetett problémák megoldására egy integrált folyamatvezérlő és dokumentumkezelő digitális alaprendszert vezettünk be. Az alábbiakban bemutatjuk az alkalmazott megoldást és az elért üzleti előnyöket.
A hitelértékesítési folyamatokat formalizáltuk, meghatározva a rendszerben a felhasználó által elvégzendő vagy automatikus végrehajtandó feladatokat és döntési pontokat. A feladatokhoz és felhasználókhoz jogköröketrendeltünk, így minden értékesítés azonos folyamat mentén, az ügyviteli előírások betartása mellett halad végig. A folyamatmotor automatikusan lépteti a folyamatot a következő feladatra, és beállítja a feladat státusztát. A jogosultságok garantálják, hogy az egyes feladatok elvégzésekor csak a jogosult felhasználók, és csak a feladat végrehajtásához szükséges adatokat tudják rögzíteni.
A személyes feladatgyűjtőben minden ügyintéző látja a rá kiosztott feladatokat. Helyettesítés esetén a feladatok delegálhatók. A folyamatok állapota és a feladatlépések könnyen lekérdezhetők, az ügyintézők automatikus értesítést kapnak az elvégzendőkről és határidőkről.
A dokumentumok kezelése is jelentősen javult. Az előállítandó dokumentumokat az alaprendszer automatikusan generálja és iktatja a tárolt sablonok és a folyamat során betöltött adatok alapján. Ha a folyamat előírja bizonyos ügyfél által küldött dokumentumok meglététét, akkor azok beérkeztetéséig nem lehet továbblépni a folyamatban.
fentieken keresztül az alábbi üzleti előnyöket értük el:
+Hatékonyság növelése: Az automatizált folyamatvezérlés csökkentette a manuális munkát és a hibák számát.
+Átláthatóság és nyomonkövethetőség: A folyamatok és dokumentumok állapota könnyen lekérdezhető, elősegítve a hatékony ellenőrzést..
+Időmegtakarítás: A keresésére, dokumentumok előállítására fordított idő jelentősen csökkent.
