Esettanulmány címe:
AvERP bevezetése egy nemzetközi, villanyszereléssel foglalkozó generálkivitelezőnél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az Ügyfél több országban vállal elsősorban épületvillamossági valamint ipari villamossági, automatizálási kivitelezést. A Nyugat-Európában egyre felkapottabb épületautomatizálási rendszerek, „okosházak” telepítését is végzi.
Építési főszezonban, illetve az iparban szokásos karbantartási leállások idején a vezényelt létszám elérheti az 50-60 főt. Csúcsidőben jelentős gondot okoz a kivitelezői létszám koordinálása, minden esetben több megrendelésük van, mint amennyire kényelmesen elegendő a rendelkezésükre álló munkaerő.
A súlyos leterheltség ilyenkor természetesen az irodai, adminisztrációs feladatokat végző munkatársakat és a vezetőket is eléri.
Ezen csúcsszezonok szerencsére nyereséget termelnek a vállalatnak, de a hozadékai eddig mindig adminisztrációs káosz és biztos, de nem számszerűsíthető anyagi és presztízsveszteségek (elmaradt vevők, megrendelések és bevételek, megsértődött ügyfelek és partnerek, stb.).
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Leginkább a dolgozókkal kapcsolatos létszámtervezés, munkaütemezés és a szabadságok tervezése okozza a fő problémát.
Az általános ügyviteli folyamatra sem volt digitalizált megoldás, előfordult, hogy a teljesítések nem kerültek megfelelően dokumentálásra, sőt, a legfájóbb pontnak az minősült, hogy az elvégzett munkát elfelejtették leszámlázni!
A kintlévőségek kezelésében, nyomon követésében is segítséget kértek tőlünk.
Elvárás volt az Ügyfél részéről, hogy a teljes Értékesítési Folyamat le legyen kezelve, egyszeres adatbevitellel. A munkák projektszintű kezelése is lényeges elvárás. Elő- és utókalkuláció megfelelő használatával nyereségesebbé tehető az adott munka.
A különféle hatósági bírságok elkerülése érdekében kérték az automatikus figyelmeztetések integrálását.
A meglévő és a leendő ügyfelei kezeléséhez, nyilvántartásához, a színvonalas kapcsolattartáshoz valamint hírlevelek, kampányok lebonyolításához egy fejlett CRM, azaz partnerkapcsolat-menedzselő rendszer kívánságként fogalmazódott meg.
Az új Rendszerüknek kezelnie kell a garanciális/szavatossági időszakokat és az ezzel kapcsolatos kifizetési visszatartásokat.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az Értékesítési Folyamat során csak az ajánlatadáskor kell az adatokat egyszer bevinni az AvERP-be, azután, amennyiben a megrendelés során nincs változás, a megrendelés-visszaigazolást, teljesítési dokumentumokat, szállítóleveleket és a számlákat az AvERP automatikusan elkészíti.
A Rendszer figyelemmel kíséri a megrendelések, projektek mérföldköveit, a határidőket, és automatikus üzeneteket küld meghatározott eseményekkor, ill. ezek elmaradása esetén. A projektben résztvevő munkatársak közvetlen üzeneteket válthatnak egymással, láthatják az előrehaladást és az akadályozó tényezőket. A projektvezető nyomon követhető feladatokat, „ticketeket” adhat ki.
A számlázás több nyelven, több devizanemben történhet, a számlák utókövetése, a követeléskezelés is megoldott többszintű automata fizetési felszólítások kiküldésével. A dolgozók, brigádok munkabeosztása, nyilvántartása, szabadságtervezése megvalósult; tervezhetővé, áttekinthetővé és kiértékelhetővé vált ez a folyamat. Az adó- és egyéb hatóságok által is figyelt, megkövetelt határidők egyértelművé és betarthatóvá váltak, a szükséges csatolandó dokumentumok bekerülnek a Rendszerbe.
A dolgozókkal, gépekkel, gépjárművekkel kapcsolatos dokumentumok, engedélyek, jogosítványok nyilvántartásával is már az AvERP foglalkozik, nincsenek többé elfelejtett, lejárt határidők, elmaradt igazolások. A fontosabb ügyiratok iktatásra kerülnek a Rendszerbe, a dokumentumkezelés (DMS) segítségével a különböző iratok, szerződések, rajzok és engedélyek közvetlenül kapcsolódnak a projektekhez és munkákhoz.
Az elő- és utókalkuláció csak pillanatok műve, a vállalkozás vezetői elégedetten figyelik a Vezetői Információs Rendszer által szállított adatokat és grafikonokat. A vezetők külön örömére a fontosabb, meghatározott indikátorokat (KPI) és a különféle figyelmeztetéseket az AvERP-be belépés nélkül, minden reggel e-mailen megkapják a Rendszertől.
Így a reggeli kávéjuk kortyolgatása közben már magabiztosan tudják, hogy hogyan teljesít a cégük.
