Esettanulmány címe:
Könyvelő E-iroda - Dolumentumfeltöltő webapplikáció
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Vállalkozás neve: Consult-Union Győr Kft.
Foglalkoztatottak létszáma: 7 fő
Vállalkozás mérete: mikro (0-9)
Az ügyfél egy mikro- és kisvállalkozásokra specializálódott könyvelési, adózási és bérszámfejtési szolgáltatásokat nyújtó cég, amely több mint 30 éve működik a magyar és osztrák piacon. Kiemelkedik kreatív, magasan képzett csapatával, és úttörő a kontrolling-orientált könyvelés területén. Fő tevékenysége a könyvelés, adótervezés, optimalizálás és integrált információs rendszerek bevezetése. Ügyfeleinek naprakész adminisztrációt, pénzügyi biztonságot és vezetői információkat biztosít, hozzájárulva növekedésükhöz.
A vállalat megoldja a rendezetlen számviteli analitikák, házipénztár, költségelszámolás, készlet- és eszköznyilvántartás problémáit, valamint támogatja az elektronikus kapcsolattartás (NAV, cégkapu) hatékony működését. Képzési programjai segítik a cégeket az adminisztráció pontos végrehajtásában, ezzel csökkentve a hibák és bírságok kockázatát.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A könyvelőirodák számára az ügyfelektől érkező számlák és dokumentumok kezelése gyakran időigényes és kaotikus folyamat. A papíralapú iratok elveszhetnek, az e-mailben küldött fájlok nehezen rendszerezhetők, és sokszor nem érkeznek be időben vagy megfelelő formátumban. Ezek a problémák akadályozzák a hatékony munkavégzést, növelik az adminisztrációs terheket, és kockázatot jelentenek a határidők betartásában. Az online számla- és dokumentumfeltöltő applikáció ezekre a kihívásokra kínál megoldást.
Egyszerűbb dokumentumkezelés:
Az applikáció digitális platformot biztosít a számlák és dokumentumok feltöltésére, rendszerezésére és azonnali elérhetőségére. Ez kiküszöböli az iratok elvesztését, és garantálja, hogy minden szükséges anyag időben rendelkezésre álljon.
Időmegtakarítás és hatékonyság:
Automatizált rendszere révén csökkenti a manuális feldolgozásra fordított időt. Az ügyfelek gyorsan és egyszerűen tölthetik fel dokumentumaikat, amelyek azonnal elérhetők a könyvelők számára, ezzel csökkentve a kommunikációs akadályokat.
Adatbiztonság:
A titkosított kapcsolaton keresztül feltöltött dokumentumok biztonságosan tárolódnak, garantálva az érzékeny adatok védelmét, és csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzájuk.
Átláthatóság:
A rendszer lehetőséget biztosít a dokumentumok státuszának követésére, így a könyvelők és ügyfelek is könnyen nyomon követhetik, hogy mi érkezett be és mi hiányzik.
Papírmentes működés:
Az applikáció támogatja a fenntarthatóságot azáltal, hogy minimalizálja a papíralapú dokumentációt, ezzel helyet és költségeket takarítva meg.
Határidők betartása:
Automatikus értesítések figyelmeztetik az ügyfeleket a hiányzó dokumentumokra vagy a közelgő határidőkre, így segítve a hatékonyabb munkavégzést.
Az applikáció a dokumentumkezelés egyszerűsítésével, gyorsításával és biztonságosabbá tételével jelentősen javítja a könyvelőiroda működését. Csökkenti az adminisztrációs terheket és növeli az ügyfelek elégedettségét.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az online számla- és dokumentumfeltöltő webapplikáció egy digitális platform, amely egyszerűsíti és rendszerezi a dokumentumkezelést. Az ügyfelek bármikor, bárhonnan feltölthetik számláikat és egyéb szükséges irataikat. A rendszer titkosított kapcsolaton keresztül működik, így biztosítja az adatok védelmét. A képformátumban feltöltött fájlokat a szerver automatikusan PDF formátumra konvertálja.
Folyamatok gyorsítása és hatékonyságnövelés:
Az applikáció csökkentette a dokumentumkezelés manuális terheit, ezáltal több időt hagyva a szakmai feladatokra. Az iratok valós idejű elérhetősége jelentősen felgyorsította a könyvelési és adózási munkafolyamatokat.
Adatbiztonság növelése:
A titkosított adatkapcsolat és a centralizált rendszer garantálta az érzékeny információk biztonságát, ami növelte az ügyfelek bizalmát a könyvelőiroda iránt.
Határidők pontos betartása:
Az átlátható dokumentum-rendszer minimalizálta a késések kockázatát, ezáltal elkerülve a bírságokat és ügyfélpanaszokat.
Ügyfélélmény javítása:
Az ügyfelek egyszerűen és kényelmesen kezelhetik dokumentumaikat, ami csökkentette a velük való kommunikációs akadályokat, és növelte elégedettségüket.
Fenntartható működés:
A papírmentes adminisztráció nemcsak környezetbarát megoldás, hanem költségcsökkentést is eredményezett, csökkentve az irodai helyigényt és az anyagköltségeket.
Versenyelőny:
Az applikáció bevezetése innovatív megoldást kínált, amely megkülönböztette az irodát versenytársaitól, és hozzájárult az ügyfélkör bővítéséhez.
Összességében az applikáció bevezetése nemcsak az iroda működését tette hatékonyabbá és átláthatóbbá, hanem hosszú távú üzleti sikereket is biztosított.
