Adatlap


Esettanulmány címe:
Travelorigo Utazási Iroda ügyviteli szoftver
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A TravelOrigo Utazási Iroda a turizmus ágazatában tevékenykedő magyarországi vállalkozás, amely főként egynapos kirándulásokat, városnézéseket és többnapos körutazásokat szervez. Székhelye Budapesten található, a Szondi utca 20. szám alatt. Az iroda dinamikusan fejlődő vállalkozás, amely a magyar turisztikai piacon versenyez, ahol az ügyfélközpontú szemlélet, a megbízhatóság és a minőségi szolgáltatások jelentik a siker kulcsát. 2023-ban az iroda éves árbevétele átlépte az 1 milliárd forintot, amely jelentős növekedést mutat a korábbi évekhez képest. A cég erőforrásai között szerepel a modern autóbuszokból álló flotta és a tapasztalt idegenvezetők csapata, amelyek garantálják az utasok számára a kényelmes és biztonságos utazásokat. Az állományi létszámuk folyamatos növekedést mutat; 2025-re elérték a 10 főt, ami jól tükrözi a cég piaci sikerét és bővülését. Az iroda hosszú távú célja a szolgáltatásainak további bővítése és az ügyfélkör folyamatos növelése.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A TravelOrigo Utazási Iroda évente több mint 40.000 utast szolgál ki, ami jelentős terhelést jelent a szervezeti és adminisztratív folyamataikra. Az ügyfelek kiszolgálása során rendkívül fontos a gyors és pontos ajánlatadás, a megrendelések visszaigazolása, valamint a kapcsolódó pénzügyi tranzakciók és nyilvántartások kezelése. Az ilyen nagy volumenű ügyfélforgalom manuális kezelése nemcsak időigényes, hanem hibalehetőségeket is rejt magában, amelyek rontják az ügyfélélményt és veszélyeztetik a professzionális működést. A cég növekedésével világossá vált, hogy az ajánlatadási és visszaigazolási folyamatok automatizálása elengedhetetlenné vált. Ezek az eszközök lehetővé teszik a gyorsabb válaszadást az ügyfelek számára, biztosítva, hogy a beérkező kéréseket hatékonyan lehessen kezelni. Emellett a pénzügyi folyamatok, mint a számlázás, fizetések nyomon követése és az adózási megfelelés automatizálása is kulcsfontosságúvá vált, mivel ezek manuális kezelése jelentős erőforrást igényelne és könnyen hibákhoz vezethetne. A pénzügyi utókalkulációs folyamatok automatizálása szintén kritikus tényezővé vált. Ez magában foglalja az egyes utazások nyereségességének elemzését, a költségek és bevételek pontos nyilvántartását, valamint az adatok alapján történő döntéshozatal támogatását. Ezek nélkül a cég nem tudna hatékonyan reagálni a piaci változásokra, optimalizálni a működését, és biztosítani a fenntartható növekedést. Az automatizált rendszerek bevezetése nemcsak a napi működést tette gördülékenyebbé, hanem lehetővé tette, hogy a cég a létszámkorlátok mellett is professzionális szolgáltatást nyújtson ügyfeleinek. Ezek az újítások biztosították, hogy a TravelOrigo megőrizze versenyképességét a dinamikusan fejlődő turisztikai piacon, miközben tovább növeli ügyfélkörét és bevételeit.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Travelium ügyviteli rendszerhez fejlesztett speciális modulok jelentős mértékben hozzájárultak a TravelOrigo Utazási Iroda működési hatékonyságának növeléséhez. A rendszerbe integrált funkciók célja, hogy támogassák az iroda napi feladatait, csökkentsék az adminisztratív terheket, és biztosítsák a magas színvonalú ügyfélkiszolgálást. Az alkalmazott megoldások: Belső sablonkezelés és integrált levélkiküldés: Ez a modul lehetővé teszi az ajánlatok, visszaigazolások és egyéb kommunikációs dokumentumok sablonalapú előállítását, amelyeket a rendszer automatikusan generálhat és küldhet ki az ügyfelek számára. A megoldás gyorsabbá és egységesebbé teszi a kommunikációt, miközben csökkenti az emberi hibák esélyét. Banki rendszerekkel való összekötés (ELECTRA): Az ELECTRA integráció révén a pénzügyi tranzakciók, például utalások és befizetések, automatikusan szinkronizálhatók a banki rendszerekkel. Ez biztosítja a valós idejű pénzügyi nyomon követést és jelentős időmegtakarítást eredményez az adminisztratív munkafolyamatok során. Könyvelési rendszerekkel történő összekötés: A könyvelési rendszerek integrálása automatikusan továbbítja a pénzügyi adatokat, így a számlák, fizetési tételek és egyéb pénzügyi információk közvetlenül elérhetők a könyvelők számára. Ez a megoldás csökkenti a manuális adatrögzítési időt és minimalizálja a hibák kockázatát. Az elért üzleti előnyök: Hatékonyságnövekedés: Az automatizált folyamatok révén jelentősen csökkent az adminisztrációs idő, lehetővé téve a munkatársak számára, hogy az ügyfélkiszolgálásra és az üzleti fejlődésre összpontosítsanak. Gyorsabb ügyfélkiszolgálás: Az ajánlatok és visszaigazolások azonnali generálása és kiküldése javította az ügyfélélményt, növelve az elégedettséget és a lojalitást. Pontosság és adatbiztonság: Az integrált rendszerek kiküszöbölik a manuális adatrögzítésből eredő hibákat, biztosítva a pontos pénzügyi és adminisztratív nyilvántartást. Versenyképesség növelése: Az innovatív megoldások alkalmazásával