Esettanulmány címe:
Adminisztrációs folyamatok teljes digitalizációja felhő alapú egyedi fejlesztésű szoftverrel
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Hajdú-Bihar Vármegyei 4 fős cég építőipari (villanyszerelés) cég.
Olyan mikro/kisvállalkozás, aki a szerződött és spontán lakossági partnereiktől kapják a munkákat.
Eseti és folyamatos szerződött munkák vegyesen előfordulnak.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A hagyományos, papíralapú adminisztráció több szempontból is hátrányos. Egyrészt a dokumentumok fizikai tárolása jelentős helyigényt és költséget ró a vállalatra, másrészt az archiválási folyamat hosszadalmas és nehezen automatizálható. Emellett a papíralapú rendszerek egyik legnagyobb problémája a kereshetőség hiánya, amely megnehezíti az információk gyors elérését és visszakeresését. Az adatok elvesztésének kockázata is jelentős, hiszen a dokumentumok sérülhetnek, elveszhetnek vagy megsemmisülhetnek.
A manuális adminisztráció hibalehetőségei tovább növelik a kockázatokat. A kézi adatbevitel során elkövetett elírások, hiányosan kitöltött munkalapok és a többszörös adatmásolásból fakadó ellentmondások mind lassítják a munkafolyamatokat, és negatívan befolyásolják az ügyfélkiszolgálás minőségét. Ezek a problémák hosszú távon komoly hatással lehetnek a vállalat hírnevére és üzleti teljesítményére.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az általunk fejlesztett digitális munkalapkezelő szoftver célja, hogy teljes körűen kiváltsa a papíralapú munkalapokat, modernizálja a technikusok és adminisztrátorok munkafolyamatait, valamint átlátható, biztonságos és gyors adatkezelést biztosítson. A rendszer egyik legfontosabb előnye a központi, valós idejű adatkezelés, amely lehetővé teszi a vállalat számára, hogy azonnal reagáljon a felmerülő igényekre és problémákra.
A digitális munkalapkezelő szoftver egy komplex, átfogó megoldást kínál mindazon vállalatok számára, akik szeretnék felgyorsítani adminisztratív folyamataikat, javítani ügyfélkiszolgálásukat, és lépést tartani a modern üzleti környezet digitalizációs követelményeivel. A papíralapú rendszerek leváltása révén nemcsak időt és költséget takarítanak meg, hanem hozzájárulnak a fenntarthatóbb, környezetbarát működéshez is.
A munkalapok feldolgozása teljes mértékben digitalizált folyamattá válik. Az igénybejelentések akár e-mailen keresztül is automatikusan bekerülhetnek a rendszerbe, amelyből hibajegy generálódik. Az adminisztrátorok ezekből a hibajegyekből néhány kattintással munkalapot készíthetnek, majd kijelölhetik a megfelelő technikust a feladat végrehajtására. A helyszínen a technikusok a munkavégzés után elektronikus aláírással hitelesítik a munkalapot, így a papíralapú dokumentumok kezelésére többé nincs szükség.
A felhőalapú infrastruktúra további előnyöket kínál: garantálja a folyamatos rendelkezésre állást, a skálázhatóságot és a biztonságos adattárolást. Az adatok redundáns tárolása és a rendszeres mentések révén minimalizálható az adatvesztés kockázata, míg a hozzáférési jogosultságok és titkosítások biztosítják a vállalati és ügyféladatok védelmét.
