Esettanulmány címe:
Pályázati CRM rendszer bevezetése a Hyakutake Bt számára
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Hyakutake Bt., 2020-ban alakult azzal a céllal, hogy design fókuszú digitális megoldásokat kínáljon ügyfelei számára. Kezdetben fő profiluk a weblapfejlesztés volt, ahol modern, felhasználóbarát és esztétikus online felületeket hoztak létre. Az elmúlt évek során azonban tevékenységüket jelentősen kibővítették, hogy még komplexebb szolgáltatásokat nyújthassanak.
Ma már a weboldalak marketing támogatása, tartalomgyártás és eseményszervezés is a portfólió részét képezi. Az online jelenlét stratégiai tervezésétől kezdve a kreatív tartalom előállításán át a rendezvényszervezésig mindenben támogatják partnereinket, hogy céljaikat hatékonyan elérhessék.
A cég számára a kreativitás, a minőség és az ügyfélközpontúság áll a középpontban. Arra törekszenek, hogy innovatív megoldásaikkal hosszú távú értéket teremtsenek ügyfeleik számára, miközben hozzájárulnak üzleti sikereikhez.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A pályázati projektek menedzselésével foglalkozó vállalkozások – webfejlesztő ügynökségek, IT szolgáltatók, digitális marketing cégek – naponta szembesülnek az ügyfélkezelés és projektkövetés kihívásaival. A jelenlegi gyakorlatban a cégek jellemzően Excel táblázatokban, e-mailekben és különálló dokumentumokban kezelik ügyfeleiket, ami számos problémát okoz.
Az információk szétszórtsága miatt a csapattagok nem látják egységesen a projektek állapotát. Egy-egy lead esetében az igényfelmérés, ajánlatkészítés, szerződéskötés és teljesítés különböző helyeken, különböző formátumokban történik, ami átláthatatlanná teszi a folyamatokat. A státuszkövetés manuális, így könnyen előfordul, hogy elmaradnak fontos lépések vagy határidők.
A dokumentumgenerálás időigényes és hibalehetőségekkel teli: az ajánlatokat, szerződéseket és teljesítési igazolásokat kézzel kell összeállítani, minden alkalommal újra begépelve az ügyféladatokat. Ez nemcsak lassú, de a másolási hibák miatt jogi és pénzügyi kockázatot is jelent.
Az ügyfelekkel való kommunikáció szintén problémás: az igényfelmérő kérdőíveket e-mailben küldözgetik, a válaszokat manuálisan dolgozzák fel, az ajánlatok elfogadását telefonon vagy e-mailben egyeztetik. Nincs egységes, biztonságos csatorna az ügyfél-interakciókra.
A vezetői döntéshozatalt nehezíti, hogy nincsenek valós idejű riportok a pipeline állapotáról, a konverziós rátákról vagy a bevételekről. Az adatok összegyűjtése és elemzése órákig tart, és mire elkészül, már elavult.
Mindezek eredményeként a cégek elveszítik a potenciális ügyfeleket, lemaradnak határidőkről, és jelentős adminisztrációs költségekkel küzdenek. A GrantFlow CRM ezeket a problémákat oldja meg egyetlen, integrált platformmal.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A GrantFlow CRM egy felhőalapú ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amely a pályázati projektek teljes életciklusát lefedi egyetlen platformon. A megoldás hat integrált modulból áll: központi dashboard, 16 lépéses projekt pipeline, igényfelmérő, ajánlatkezelő, szerződéskezelő és TIG generátor.
A rendszer működése során az új érdeklődők (leadek) automatikusan bekerülnek a pipeline-ba. Az igényfelmérés token-alapú, biztonságos online űrlapon keresztül történik, amelyet az ügyfél önállóan tölt ki. Az összegyűjtött adatok automatikusan előtöltődnek az ajánlatba, amely moduláris felépítésű és egyetlen kattintással PDF formátumban generálható. Az ügyfél online elfogadhatja az ajánlatot, amely után a szerződés automatikusan előkészül az 5 szekciós szerkesztőben. A projekt teljesítése után a TIG dokumentum szintén automatikusan generálódik a rendszerben tárolt adatokból.
A bevezetést követően elért üzleti előnyök jelentősek. Az adminisztrációs idő 60-70%-kal csökkent, mivel megszűnt a manuális adatbevitel és dokumentumkészítés. A projektek átfutási ideje 30%-kal rövidült az automatizált munkafolyamatoknak köszönhetően.
A hibaarány drasztikusan csökkent: az automatikus adatátvitel kiküszöböli a másolási hibákat az ajánlatokban és szerződésekben. Az ügyfélelégedettség nőtt, mert a professzionális, gyors kiszolgálás bizalmat épít.
A vezetői döntéshozatal felgyorsult a valós idejű dashboard és riportok révén. A konverziós ráták, bevételi adatok és pipeline állapot bármikor egy pillantással átlátható, lehetővé téve a proaktív beavatkozást.
A csapatmunka hatékonyabbá vált: mindenki ugyanazt az aktuális információt látja, megszűntek az információs silók. Az SLA-garanciával támogatott felhőszolgáltatás 99,5-99,9%-os rendelkezésre állást biztosít, minimalizálva az üzletmenet-kiesést.
