Esettanulmány címe:
Ellenőrzések, különböző adatközlési listák, feladatok, pénzügyek és HR digitalizálása egy folyamatosan bővülő étteremláncnál, az azt kiszolgáló háttérkonyhánál és irodában.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szálláshely-szolgáltatás, vendéglátás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A PADTHAI étteremlánc folyamatosan bővül újabb éttermekkel Magyarországon külföldön is. Jelenleg 13 étteremmel, 1 háttérkonyhával, valamint 1 központi irodával rendelkezik. Az étteremláncnak kiemelt fontosságot jelent a minőségi étkezés biztosítása, amelyhez rengeteg ellenőrzést és adatközlési listát használnak, ezekből rendszeres feladatokat határoznak meg.
A folyamatos bővülést jól kidolgozott szabályrendszerrel és belső oktatásokkal támogatják mind az új és meglévő kollégák részére.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az étteremlánc papír alapon, illetve számos különböző Excel munkafüzetben vezette a különböző ellenőrzéseket, listákat és a munkavállalók értékelését is, viszont a folyamatos bővülés mellett ez már nem volt kielégítő, valamint nehézkes volt ezekből összesíteni az adatokat és kimutatásokat készíteni azokból. Az alábbi pontokra kellett digitális megoldást keresni:
• Ellenőrzésére szolgáló listák kezelése
• Adatközlési listák kezelése (integrálódva az értékesítési rendszerrel)
• Éttermek értékelések (Google, Wolt, Foodora, FaceBook, e-mail) begyűjtése, kiértékelése
• Kárpótlások kezelése
• Próbavásárlások kezelése
• Pénzügyek kezelése
• Munkaruhák kezelése
• Jelentkezők próbanapjainak kezelése
• Alkalmi munkavállalók bejelentésének kezelése (integrálódva a bérszámfejtő rendszerrel)
• Munkaviszonyok kezelése
• EÜ vizsgálatok kezelése
• Munkavállalói értékelések kezelése (integrálódva az eLearning rendszerrel)
Mindezen pontokat úgy kellett megvalósítani, hogy a folyamatos bővülést támogassuk. Sablonizálni kellett minden listát, generált dokumentumokat, e-maileket szintén a felületről testreszabhatóvá kellett alakítani. E mellett mivel nem csak Magyarországon vannak éttermek, így a felület és az összes törzsadat nyelvesítése is kulcsfontosságú, ahogy az is, hogy több devizát kezeljen a rendszer.
Természetesen a biztonság is nagyon fontos feltétel volt, mint például, hogy minden étteremvezető csak a saját éttermére vonatkozó adatokat lássa, de a menedzsment mindent.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megoldásként implementált rendszer a PS VIR keretrendszerét használja, ezzel számos alap követelmény adott volt, mint például:
• Reszponzív felület (asztali PC, laptop, tablet és telefonon optimalizált)
• Active Directory felhasználó kezelés
• Összetett jogosultsági rendszer
• Audit naplózási rendszer
• Verziókövetés biztosítása minden adatra a rendszerben
• Dinamikus menüszerkezet (jelenleg 132 menüpont van a rendszerben)
• Nyelvesítés – mind a felület, mind a törzsadatok
• ToolTip súgók kezelése
• E-mail sablonok kezelése
• Dokumentum sablonok kezelése
• Háttérszolgáltatások kezelése és implementálása
A kialakított rendszer az ÉMP – Éttermi Menedzsment Portál nevet kapta. A rendszert az éttermekben és a háttérkonyhában webes alapon általában tabletről, vagy asztali PC-ről használják, de bizonyos esetekben mobiltelefonról is tökéletesen működik a rendszer.
A bevezetést követően a számos ellenőrző és adatközlő listákból, értékelésekből éttermeként és étteremláncra is könnyedén lehet összesíteni az eredményeket és a tendenciákat azonosítani. Ezek összessége jelentősen segíti a döntéshozókat a különböző üzleti folyamatok alakításában. További előny, hogy az alkalmazás bevezetését követően az emberi hibákból származó téves adatrögzítések száma drasztikusan csökkent, a korábban jellemző többszörös adatrögzítések, adatredundanciák megszűntek. Mind e mellett jelentős humánerőforrást sikerült felszabadítani és a korábbi feladatuknál sokkal hatékonyabb feladatokkal ellátni.
„Egy rendszer mind felett.” – Számos integráció valósult meg, aminek központjában az ÉMP áll.
Itt gyűjtünk össze számos rendszerből adatokat és dolgozzuk azokat tovább.
