Esettanulmány címe:
NeoBook ügyviteli rendszer a gyakorlatban
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
művészet, szórakoztatás, szabad idő
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy sportlétesítményeket üzemeltető nonprofit szervezet, amely regionális és országos szinten is meghatározó szerepet tölt be a sportéletben. Tevékenysége három fő területre oszlik: sportlétesítmények menedzselése, egy több szakosztállyal rendelkező sportiskola működtetése, valamint sportesemények és rendezvények szervezése. A vállalat jelentős erőforrásokkal rendelkezik, több multifunkcionális sportlétesítményt, uszodát, jégcsarnokot és egy háromcsillagos hotelt is fenntart. A nemzetközi minősítésű atlétikai központ és a különböző világversenyek szervezése révén széles körű szakmai elismerést vívott ki. A szervezet célja, hogy mind a professzionális, mind a tömegsport számára minőségi infrastruktúrát és szolgáltatásokat biztosítson.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A szervezet jelentős kihívásokkal szembesült a sportlétesítmények, edzések és események adminisztrációja terén. A különböző pályák, termek és egyéb létesítmények beosztása szóban, e-mailben és Excel-táblázatokban történt, ami gyakran vezetett ütközésekhez, átláthatatlansághoz és hatékonysági problémákhoz.
A problémák főbb okai:
Az események időpontjainak és helyszíneinek manuális nyilvántartása miatt gyakori volt az időpontütközés és az erőforrások nem optimális kihasználása.
A dolgozók munkaidő-beosztásának nyomon követése nehézkesen zajlott, ami adminisztratív túlterhelést eredményezett.
A sportiskolai tagok és csoportok kezelése, a tagdíjfizetések adminisztrációja sok manuális munkát igényelt.
A külsős rendezvények foglalásainak kezelése szintén időigényes és bonyolult volt.
A kommunikáció a létesítményhasználók és az adminisztráció között töredezett és lassú volt.
Mivel a szervezet folyamatosan bővült, egyre több sportoló, edző és egyéb résztvevő igényelte az erőforrásokat, így elengedhetetlenné vált egy hatékony, központi ügyviteli rendszer bevezetése.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A fenti problémák megoldására a szervezet bevezette az általunk 15 éve fejlesztett NeoBook.hu ügyviteli szoftvert, amely kifejezetten sport- és kulturális intézmények számára lett fejlesztve. A rendszer moduláris felépítésének köszönhetően átláthatóbbá és hatékonyabbá tette a mindennapi működést.
A főbb funkciók és előnyeik:
Létesítményfoglalás-kezelés: Automatikusan kezeli a sportlétesítmények foglalásait, megelőzve az időpontütközéseket és segítve az optimális kihasználtságot.
Munkaidő-nyilvántartás: A dolgozók beosztását és munkaidejét könnyen nyomon követhetővé tette, csökkentve az adminisztratív terheket.
Tagdíjfizetés és tagkezelés: A sportiskola növendékeinek és csoportjainak nyilvántartása digitalizálásra került, beleértve az online fizetési lehetőségeket és automatikus értesítéseket.
Rendezvényszervezés: A külsős és belsős események szervezése egyetlen platformon belül kezelhetővé vált, javítva az átláthatóságot.
Online elérhetőség: A rendszer bármilyen eszközről elérhető, így az érintettek gyorsan és könnyen hozzáférnek az aktuális beosztásokhoz és információkhoz.
Bevezetést követően elért eredmények:
Az adminisztrációs folyamatok egyszerűsödtek, a papíralapú és manuális adatkezelés minimálisra csökkent.
A sportlétesítmények kihasználtsága jelentősen javult, kevesebb ütközés és felesleges foglalás történt.
A dolgozók munkaidő-kezelése átláthatóbbá vált, csökkentve az adminisztrációra fordított időt.
A tagdíjfizetések rendszere átláthatóbb lett, és az automatikus értesítések csökkentették a késedelmes befizetéseket.
A szervezet működése hatékonyabbá vált, lehetővé téve további bővítéseket és fejlesztéseket.
A NeoBook szoftver bevezetése révén a szervezet nemcsak az operatív működését javította, hanem hosszú távon fenntarthatóbb és költséghatékonyabb rendszert hozott létre.
