Esettanulmány címe:
Vállalkozás központ - teljes körű szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
információ, kommunikáció
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
**1. Ügyfél bemutatása**
Az ügyfelünk egy dinamikusan növekvő kommunikációs ügynökség, amely 15-20 főt foglalkoztat, és szakértői csapatával a márkaépítés, az employer branding és a közösségi média tartalomgyártás területén nyújt kiemelkedő szolgáltatásokat. Az ügynökség kifejezetten nagyvállalatok és multinacionális cégek számára dolgozik, biztosítva számukra a stratégiai kommunikációs megoldásokat, amelyek növelik a márkaismertséget és erősítik a munkáltatói márkát.
Szolgáltatásaik közé tartozik a célzott tartalomkészítés, amely magában foglalja a kreatív kampányok tervezését és lebonyolítását, valamint a digitális csatornák hatékony kezelését. Az ügynökség nagy hangsúlyt fektet az innovációra és az ügyfélközpontú megoldásokra, hogy ügyfelei versenyelőnyhöz jussanak a folyamatosan változó piaci környezetben. Rugalmas és stratégiai szemléletének köszönhetően képes gyorsan alkalmazkodni a különböző iparági igényekhez, így hosszú távú, sikeres partnerségeket épít ki ügyfeleivel.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az ügyfelünk gyorsan növekvő kommunikációs ügynökségként folyamatosan új projekteket vállalt, és több párhuzamosan futó megbízás kezelésére volt szükség. A pénzügyi folyamatok átláthatóságának hiánya azonban komoly kihívásokat jelentett. Az egyik legnagyobb problémát a cashflow kezelése okozta, mivel az ügynökség munkájának jellege miatt gyakran előfordult, hogy a már teljesített, de még ki nem számlázott tételeket nem tudták pontosan nyomon követni. Ez nemcsak a likviditás tervezését nehezítette, hanem a pénzügyi stabilitást is veszélyeztette.
További nehézséget jelentett a pénzügyi KPI-ok számítása, mivel a szükséges mutatók kiszámítása és összehasonlítása manuálisan történt, ami időigényes és hibalehetőségekkel teli folyamat volt. A készletkezelés szintén problémásnak bizonyult, mivel az ügynökség gyakran dolgozott külső beszállítókkal és alvállalkozókkal, így az eszközök és szolgáltatások pontos nyomon követése kihívást jelentett.
A közös költségek megfelelő hozzárendelése szintén nem volt teljesen megoldott, így nehézséget okozott a költségek pontos szétosztása költséghelyek, megrendelések és költségtípusok szerint. Ennek következményeként az egyes projektek valódi pénzügyi teljesítményének mérése pontatlan volt.
Emellett a megrendelések folyamatának nyomon követése sem volt egységes, ami sok manuális beavatkozást igényelt. A különböző rendszerekben rögzített adatok eltéréseket mutattak, és az információk többszöri ellenőrzése időigényessé vált. Az egységes pénzügyi és operatív jelentések hiánya pedig még inkább megnehezítette a vezetőség számára a stratégiai döntések meghozatalát.
A fenti problémák összességében jelentős hatással voltak az ügynökség működésére, lassították a pénzügyi folyamatokat, és növelték az adminisztratív terheket, ezért egy átfogó, digitális megoldás bevezetése elengedhetetlenné vált.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A problémák megoldása érdekében egy integrált IT rendszert vezettünk be, amely összekapcsolta az ügyfél pénzügyi és logisztikai folyamatait. Az új rendszer biztosította a különböző részlegek közötti szinkronizációt. A pénzügyi rendszer összeköttetésbe került a logisztikai modullal, ami lehetővé tette a valós idejű készletnyilvántartást és az automatikus számlázást a teljesített.
Az adminisztráció egységesítésével az ügyfél szervezeti működése hatékonyabbá vált. Az új rendszer minden projektet és pénzügyi tranzakciót egy közös platformon kezelt, így megszűntek a párhuzamos nyilvántartások. A költséghelyek bevezetésével a közös kiadások pontosabban kerültek hozzárendelésre a megfelelő projektekhez és részlegekhez, ami egyértelműbbé tette az egyes tevékenységek költségstruktúráját.
A projektszámra történő könyvelés révén az ügynökség minden egyes megbízását különálló pénzügyi egységként kezelhette. Az új projektmenedzsment modul bevezetése biztosította a megrendelések teljes életciklusának nyomon követését, a feladatok kiosztását, a határidők pontosabb betartását és a munkafolyamatok optimalizálását.
A rendszer részeként heti riportokat vezettünk be a tervezett és a tényleges költségekről, így a vezetőség pontos képet kapott arról, hogy a projektek mennyire maradtak a költségkereten belül. Ez segítette az erőforrások hatékonyabb elosztását és a pénzügyi döntések megalapozottságát.
A bevezetés eredményeként az ügynökség pénzügyi és operatív folyamatai jelentősen felgyorsultak, a cashflow kezelése kiszámíthatóbbá vált, és csökkent a manuális adminisztrációra fordított idő. Az egységes jelentések révén a vezetőség naprakész információk alapján hozhatott döntéseket, míg az automatizált számlázási és költségkezelési folyamatok révén az ügyfél pénzügyi stabilitása is javult. Az új rendszerrel az ügynökség hatékonyabbá és átláthatóbbá vált, ami hosszú távon is biztosította a fenntartható növekedést.
