Esettanulmány címe:
Csoportmunka megoldás bevezetése és támogatása az Aqua-System Services Kft-nél, és integrációja vállalatirányítási rendszerrel
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél épületgépészeti tervezéssel és kivitelezéssel foglalkozik, a saját alkalmazottak mellett több alvállalkozót is rendszeresen igénybe vesz kivitelezési projekteknél. A projektek anyag és munkaerő igény alapján történő nyilvántartása, az árajánlatadás, a kivitelezés nyomon követése, a végelszámolás a megrendelővel, és a pénzügyi folyamatok kezelése egyaránt szükséges a gazdaságos működés biztosításához. Ráadásul az adatoknak folyamatosan elérhetőnek kell lenni, akár a vállalatirányítási rendszerben keletkeznek, akár azon kívül. Az összehangolt vállalati levelezés, dokumentumkezelés, találkozó és erőforráskezelés szintén elvárás a részükről
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A megoldás bevezetése előtt a cég szigetrendszerekben dolgozott, különálló számlázó és raktárkezelővel, ráadásul a pénzügyek, a projektek, az alvállalkozók nyomon követése Excel táblázatokban, papír alapú naptárakban történt. A projektek utó ellenőrzése gyakran vezetett arra az eredményre, hogy sok esetben pluszmunkák elszámolása nem történt meg, ami utólag már nehezen érvényesíthető igény; a felhasznált anyagmennyiség gyakran túllépte az előretervezett, és elszámolt mértéket, egyes nagyértékű berendezések napokig álltak kihasználatlanul projekthelyszíneken, miközben máshol pont az eszköz hiánya okozott késedelmet. Kimutatható volt az is, hogy az információ (ajánlat, találkozó, anyag kiírás) nem elérhetősége miatt, a projektvezetők havi szinten akár 400-500 km-t is fölöslegesen autóztak, és közben 2-4 munkanapot fölöslegesen az autóban ülve töltöttek. Az ügyvezetőnek rendszeresen hétvégén kellett összesítenie az elvégzett munkákat, és ez alapján készítette a kimenő számlákat. Ez jelentősen rontotta a cég casflow-ját, hiszen átlagosan 3-4 nappal később lettek kiszámlázva az elvégzett munkák, mint ahogy az lehetséges lett volna.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Egy teljeskörű vállalatirányítás rendszer lett bevezetve a cégnél az alábbi modulokkal: pénzügy; CRM, Marketing, Beszerzés; Értékesítés, Számlázás; Feladatkezelés, Készlet, Házipénztár, Bank, Napi riportok, Statisztikák, Projektkezelés, Gyártás, Vezetői műszerfal és információs rendszer.
A rendszer földi telepítésű szerveren fut, amely távolról is elérhető. Az Adtok naponta háromszor inkrementális módon felhőbe vannak mentve, melyek a verzió és adatmegőrzési politikának megfelelően tárolódnak. A napimentések 60 napig elérhetők, a pénteki utolsó mentések 6 hónapig, a havi utolsók 3 évig, a negyedéves táró mentések 10 évig, és az év végi mentések pedig 99 évig.
A vállalatirányítás mellé Office365 szolgáltatás lett bevezetve, amely nem csak a legális irodai szoftver környezetet biztosítja, hanem a csoportmunka területén is számos szolgáltatást nyújt a cég dolgozói számára: Exchange alapú levelezést gyakorlatilag bármilyen eszközről. közös munkanaptárak és levelezési csoportok érhetők el, a legfontosabb erőforrások (autók, nagyértékű szerszámok) foglalható, beosztásuk tervezhető, a közös fájl és dokumentum kezelés pedig korszerű eszközökkel megoldott. A csomagban foglalt Skype for Business lehetőséggel a vezetők könnyedén szerveznek akár ad-hoc videókonferenciákat, egyeztetnek a vevőkkel, kollégákkal .Az integrált vállalatirányítás rendszer és csoportmunka megoldás birtokában a cég erőforrás kihasználtsága jelentősen javult, több projektet tudnak egyidőben kezelni, sikerült javítani a cashflowt, és a stabilabb háttér birtokában a cég ki tudott lépni a jóval nagyobb német piacra is.
A cég árbevétele egy év alatt a 2,7-szeresére nőtt.
