Adatlap

Esettanulmány címe:

SeaFleet szoftver bevezetése a flottakezelés területén

Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:

kereskedelem, gépjárműjavítás

Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:

Az esettanulmányban szereplő Kft 2011-ben alakult, hogy testvérvállalatának gépjárműparkját flottakezelés formájában kezelje. Azóta számos új ügyféllel rendelkezik, egyre dominánsabb szereplőjévé vált ennek az üzletágnak. A flottakezelésen kívül klasszikus lízing finanszírozási formákkal is foglalkozik. Így mondhatjuk, hogy az igények széles skálájára tud megoldást biztosítani. Olyan márkakereskedésekkel, szervizekkel, biztosítótársaságokkal és bankokkal állnak partneri kapcsolatban, akik nem csak elfogadják, de magukénak is érzik értékeit, törekvéseit. Ügyfeleink számára garantálják a kiemelt minőségű, biztonságos és széleskörű szolgáltatást, kedvező áron. A Kft pesti telephellyel működik, alkalmazottak száma: 4 fő, éves árbevétele 2015-ben: 210.446 e ft, mérleg szerinti eredménye: 24.277 e ft volt

A megoldandó üzleti probléma bemutatása:

A Kft 2014. év elején úgy döntött, hogy az akkori szűk partnerkörből kilépve szolgáltatnának egy szélesebb ügyfélkörnek is. 2014-es átlag autó értékesítésük, bérlésük 60 autó/ év volt. Ezt szerették volna 2 éven belül kb. 200 autóig bővíteni.Nem rendelkeztek flottakezelő szoftverrel, de egy ekkora létszámú járműpark nyilvántartására és menedzselésére nélkülözhetetlen vált egy naprakész informatikai nyilvántartás. A megnövekedett gépjármű állomány magas szintű menedzselése nagymértékű adminisztrációs terhet ró majd a cégre. Az aktuális állapot áttekintéséhez összetett, sokszereplős és számos lépésből álló ügyviteli folyamatok végrehajtása szükséges. Programmal szembeni elvárások: -Könnyű kezelhetőség, -Ügyfélablakos bejelentkezés lehetősége, -Kétszintű jogosultsági rendszer, -Gépjárművek és felszereléseik nyilvántartása, -Műszaki adatok nyilvántartása, -Szerviz események támogatása, -Káresemények kezelése, -Riasztások (emlékeztetők) és riportok kezelése, -Komplett dokumentumkezelés (lízingeléssel összefüggő mellékletek és egyéb dokumentumok előállítása programon keresztül), -Zárt végű pénzügyi lízing kezelése, -Üzemanyagkártya nyilvántartása, használata, elszámolása -Kereskedelmi funkciók (ajánlat adás, megrendelés, szerződés, valamint azok nyilvántartása) -Csoportképzési lehetőség -Angol nyelvű számla készítése -Számla átadási interfész kialakítása az SDS (Számadó) rendszer felé, a megadott specifikáció szerint -Marzs számítási algoritmus feldolgozása az ajánlat készítésével párhuzamosan A piacon jelenleg többnyire nem található a cégek egyedi igényeire szabott eszköz, amely a meglévő rendszerekhez könnyen és egyszerűen illeszthető lenne, valamint kiszolgálná a flottakezelők egyedi igényeit. Ebben nyújt segítséget a Seacon Europe SeaFleet rendszere, ami a 10-20 autós flottáktól az akár több ezer autós flottákig képes .támogatást adni, sokkal pontosabbá téve a nyilvántartást, segítve a gazdaságossági kimutatásokat és a napi, operatív munkát.

Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:

2014. decemberében szerződéskötésre került sor. A program telepítése a felhasználók oktatását követően, 2015. január 15-én elindult az éles rendszer működése. A SeaFleet (www.seafleet.hu) rendszer az alábbi funkcionalitást kínálja mind a saját flottával rendelkező, mind a flottakezelő cégek számára: Alapadatok és tartozékok Alap és azonosító adatok Műszaki adatok Felszereltség, tartozékok Dokumentumkezelés támogatása Műszaki vizsga nyilvántartás Gépek – vizsgálatok Ügyintézés folyamat toDo lista Hatósági ügyintézési folyamat támogatása Szabálysértések, közigazgatási bírságok nyilvántartása Emlékeztető Bejelentések Szerviz Km óra állás rögzítése Szerviz események támogatása Gumi események támogatása Hibabejelentés Hiba jóváhagyás Munkalap generálás Bérletek, kártyák, engedélyek Autópálya matrica adatok nyilvántartása Üzemanyagkártya nyilvántartása Parkoló kártya és bérlet Kiemelt övezetbe behajtási engedély Mosó bérletek és mosatási adatok Tárolási, behajtási adatok nyilvántartása, lakáson tárolás Biztosítás és káresemény Káresemény nyilvántartás Biztosítások nyilvántartása Káresemény elszámolás Adózás és költségek Adó nyilvántartás Adó analitika Költség számla rögzítése Üzemanyag számlarészletező adatok feldolgozása Tankolási adatok (szlip) rögzítése Menetlevél kezelés Kulcsos autó Kulcsos autók kezelése Gépjármű átadás – átvétel dokumentálása Magánhasználat Társasági jármű magán célú használata Magán gépjárművek hivatali célú használata Felelős használó ablak Km óra állás bevitel, határidők kijelzése, (pl. hiba) bejelentések Leasing, tartós bérlet Ajánlatadás (standard árkalkuláció) támogatása Ajánlati önköltség számítása marzs számítás Megrendelések kezelése ajánlatok alapján Szerződés generálás Számla kezelés Bevezetést követően a Kft. adminisztrációs terhe csökkent, gépjármű nyilvántartásuk egyszerűsödött, egyúttal jóval pontosabbá vált.