Esettanulmány címe:
SmileStone fogtechnikai ERP rendszer bevezetése: Kommunikációs és megrendeléskezelési folyamatok optimalizálása egy Tolna megyei fogtechnikai laborban
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
háztartás munkaadói tevékenysége; termék előállítása, szolgáltatás végzése saját fogyasztásra
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A bemutatott fogtechnikai labor egy Tolna megyei középvállalkozás, amely 20 szakképzett fogtechnikust foglalkoztat. A labor 15 éve működik a régióban, több mint 30 fogászati rendelőt szolgál ki rendszeresen, és kiváló minőségű fogpótlásokat, fogszabályozó készülékeket és egyéb fogászati termékeket gyárt. A vállalkozás éves forgalma megközelíti a 100 millió forintot, és a regionális piacon jelentős részesedéssel rendelkezik. A labor technológiai felszereltsége korszerű, CAD/CAM rendszerekkel és 3D nyomtatókkal is rendelkezik a hagyományos fogtechnikai eszközök mellett. A növekvő megrendelésszám és az egyre összetettebb termékek gyártása miatt a cég komoly kihívásokkal szembesült a fogorvosokkal való hatékony kommunikáció és a megrendelések nyomon követése terén. A vállalkozás vezetése elkötelezett a folyamatos fejlesztés mellett, hogy megőrizze és erősítse piaci pozícióját a digitális fogászat korában.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A fogtechnikai labor számos operatív problémával küzdött, amelyek jelentősen befolyásolták a hatékonyságot és az ügyfélkapcsolatokat:
Kommunikációs nehézségek: A fogorvosokkal folytatott egyeztetések során gyakran vesztek el fontos információk. A különböző csatornákon (telefon, email, SMS) érkező megrendelések és módosítások követése nehézkes volt, ami gyakran félreértésekhez vezetett. A digitális lenyomatfájlok kezelése és a hozzájuk tartozó specifikációk összekapcsolása nem volt megoldott.
Megrendeléskezelési hiányosságok: A labor nem rendelkezett egységes rendszerrel a beérkező megrendelések dokumentálására. A megrendelések adatai gyakran hiányosak voltak, ami további időigényes egyeztetéseket tett szükségessé. A papíralapú nyilvántartások és a különböző digitális rendszerek közötti információáramlás nem volt biztosítva.
Határidőkezelési problémák: A különböző munkafázisok nyomon követése és a határidők betartásának ellenőrzése manuálisan, Excel táblázatokban történt, ami a növekvő megrendelésszám mellett egyre nehezebbé vált. A prioritások kezelése és a kapacitástervezés nem volt optimális.
Dokumentációs kihívások: A fogorvosi specifikációk, a betegadatok és a gyártási paraméterek dokumentálása nem volt egységes és visszakövethető, ami minőségbiztosítási szempontból is problémákat vetett fel.
Adatvédelmi és biztonsági kockázatok: A különböző rendszerekben és platformokon tárolt érzékeny adatok kezelése nem felelt meg teljesen a GDPR előírásainak, ami potenciális kockázatot jelentett.
Pénzügyi átláthatóság hiánya: A munkafolyamatok, anyagfelhasználás és munkaidő-ráfordítás pontos követésének hiánya megnehezítette a költségkalkulációt és az árazást.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A labor a SmileStone fogtechnikai ERP rendszer mellett döntött, amely kifejezetten az ágazat speciális igényeire fejlesztett vállalatirányítási rendszer. A bevezetés több fázisban történt:
Rendszertelepítés és konfigurálás: A SmileStone rendszert a labor egyedi folyamataihoz igazították, figyelembe véve a meglévő munkafolyamatokat és a partnerfogorvosok igényeit.
Adatmigráció: A meglévő ügyfél- és termékinformációkat importálták az új rendszerbe.
Felhasználói képzés: A labor munkatársai átfogó képzésben részesültek, hogy hatékonyan használhassák az új rendszert.
Partneri kapcsolódás: A partnerfogorvosokat bevonták a rendszer használatába, webináriumi képzéseket tartottak számukra.
A SmileStone ERP bevezetését követően számos üzleti előnyt sikerült realizálni:
Javuló kommunikáció: A rendszer egységes platformot biztosít a fogorvosokkal való kommunikációra. A megrendelések minden fontos részlete egy helyen, visszakereshetően elérhető. A digitális lenyomatok és a hozzájuk tartozó specifikációk összekapcsolása automatikussá vált. A kommunikációs hiányosságok 90%-kal csökkentek.
Optimalizált megrendeléskezelés: A standardizált rendelési felület biztosítja, hogy minden szükséges információ rendelkezésre álljon. A rendszer automatikus értesítéseket küld a hiányzó adatokról. A megrendelések feldolgozási ideje 40%-kal csökkent.
Hatékony határidőkezelés: A rendszer valós időben követi a munkák előrehaladását és automatikus figyelmeztetéseket küld a közelgő határidőkről. A határidőcsúszások száma 75%-kal csökkent.
Minőségbiztosítás fejlődése: A standardizált dokumentáció és a teljes folyamat nyomon követhetősége javította a minőségellenőrzést. A reklamációk száma 60%-kal csökkent.
Pénzügyi átláthatóság: A munkaidő és anyagfelhasználás pontos követése lehetővé tette a költségek pontos kalkulációját. A profitabilitás 15%-kal növekedett.
