Esettanulmány címe:
Komplex ügyviteli rendszer számlázással, készletkezeléssel és crm rendszerrel egyben webáruházkapcsolattal és házipénztárral, kiegészítve egyedi fejlesztésű funkciókkal.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk egy saját üzlet- és raktárhelyiséggel és webáruházzal rendelkező nagy- és kiskereskedelmi értékesítést végző, irodaeszközökkel és nyomdai termékekkel foglalkozó kisvállalkozás, átlagosan 10fő munkavállalóval. A cég több mint 20 éve alakult, nemzetközi kapcsolatokkal (szállító és vevő oldalon is) rendelkező, a saját piaci szegmensében ismert és elismert vállalkozás.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az ügyfelek, szerződések és megrendelések nagy száma megnehezítette a pontos és korrekt számlázást és szállítást. Az adatok táblázatokban történő nyilvántartása túl sok hibalehetőséget hordozott. Egy-egy kimaradó, vagy hibás számla vagy pontatlan szállítás a nagy számok törvénye szerint már komoly veszteséget is okozhat, ezért fontos volt, hogy az emberi tévedéseket kizáró pontos és felhasználóbarát ügyviteli rendszer kerüljön bevezetésre. Az egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszert az Ügyvitel.NET Készlet Prémium számlázó-, készletkezelő és CRM rendszerünkre alapoztuk, számos kiegészítő fejlesztéssel. A fejlesztés célja egy olyan szoftveres rendszer kialakítása az iroda és a raktárak között, mely a papír alapú és szóbeli kommunikációt kiváltja. Az irodában keletkeznek a vevői rendelések, melyeket igény szerint delegálnak a raktár felé komissiózásra. Az elkészült kiszedések alapján készülnek a szállítólevelek / számlák. A raktár az iroda által küldött rendeléseken szereplő termékeket szedik össze. A fejlesztés prioritás alapján irányítja a raktárosok munkáját, valamint a kiszedés során észlelt készlet anomáliákat hatékonyan kezeli, visszajelzi az iroda felé. A fejlesztés megvalósításához szükséges volt, hogy a készletkezelő programmal kommunikálni képes eszköz álljon rendelkezésre a raktárban is, az előzetes megbeszélések alapján a választás egy könnyen hordozható és használható tabletre esett.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A bevezetést követően a vállalkozás először a törzsadatok rögzítésére és pontosítására koncentrált. A termékek esetén az elérhető polchelyrendszer segítségével a raktári nyilvántartások is pontosabbak lettek, ezáltal a nehéz raktározási és leltározási feladatok ideje lerövidült, az elvégzendő időközi leltározások száma lecsökken. Ez kihatással volt a készletszintekre is, amelyeket ezáltal pontosabban lehetett követni, a szükséges beszerzések elindítását már a rendszerben található adatok alapján végezték. A termékkörforgás dinamikusabbá vált: a rendszer kínálta minimális és optimális készletfigyelési funkcióval a beszerzendő mennyiségek is pontosabbá váltak, elkerülve a felesleges termékbeszerzést és tárolást, a szállítandó hiányzó termékek beszerzésével járó stresszt. Ezeknek köszönhetően a beérkező rendelések kiszolgálása felgyorsult és pontosabb lett, összeállításuk visszakövethetővé vált. Az irodai munkatársak munkája is számos ponton javult és sikeresebbé vált: az ügyféladatok rögzítését és ellenőrzését követően az ügyfelek csoportosításával, bekategorizálásával és a rendelési, szállítási bizonylatok alapján a számlázási gyakorlat is felgyorsult, a hibás számlák kiadása lecsökkent. A vállalkozással kapcsolatos ügyintézés, a könyvelőnek, könyvvizsgálónak, egyéb adminisztrációs partnernek készített kimutatások és statisztikák elkészítésére fordított idő is felgyorsult, tartalmuk pontosabbá vált, amely konkrét anyagi előnyhöz juttatta a céget. A programban rögzített eseménynapló alapján a munkatársak munkája ellenőrizhetőbbé vált, ezáltal a munkavállalók és a cégvezetők számára is átláthatóbb munkavégzést téve lehetővé, amely a vállalati kultúrát, a munkatársak közötti bizalmat és együttműködést növelte. A rendszerben elérhető adatok és lekérdezési lehetőségek a cégvezetők a vállalkozást érintő döntésiben nyújt segítséget, jelenleg a cég növekedő fázisa bizonyítja, hogy a fejlesztés és bevezetés sikeres volt.
