Esettanulmány címe:
Bookkeepie Platform - A kis és közepes méretű könyvelőirodák ügyfélkapcsolatainak digitalizálásra, automatizálása és rendszerbe foglalása
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Méret alapján:
egyéni könyvelőknek, valamint kis- (3-6 fős) és közepes (7-20 fős) könyvelőirodáknak
akik még nem rendelkeznek saját ügyfélkör és feladat kezelő megoldással, illetve akik nem rendelkeznek megfelelő kompetenciával ahhoz, hogy a mesterséges intelligenciában rejlő - a könyvelők számára amúgy jelentős - potenciált kiaknázhassák.
Tünetek alapján:
- Akiknél folyamatosan, munkaidőn kívül és hétvégén is csörög a telefon az ügyfél hívások miatt és ez nem jelent számára örömet.
- Akik úgy érzik, hogy kevesen vannak, nem tudják élhető munka-magánélet egyensúly mellett kiszolgálni az ügyfeleiket vagy szeretnének úgy bővülni, hogy nem több munkatársat vesznek fel, hanem a meglévő csapattal hatékonyabban dolgozik
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Könyvelő: “Miért nem küldted?”
Ügyfél: “Miért nem szóltál, hogy küldjem?”
Könyvelő: “Mert 3 éve megbeszéltük, hogy minden hónapban küldöd és 3 éve minden hónapban hívlak és megkérlek, hogy küldjed”
Számos könyvelő iroda küzd erőforrás hiánnyal, amit sok esetben az okoz, hogy az ügyfélkapcsolati folyamataik nem digitalizáltak és jelentős mértékben nem automatizáltak. Ez azon túl, hogy üzletileg hatékonytalan, számos esetben a könyvelők életminőségét is jelentősen rontja (hétvégén, munkaidőn kívül hívogatják ügyfelek). A könyvelői szakmára egyszerre három irányból hárul nyomás:
- a kiöregedő könyvelői szakmában egyre nehezebb megfelelően kvalifikált, megfizethető munkaerőt találni
- a KKV-k a folyamatosan jelentkező gazdasági nehézségek miatt folyamatos nyomás alatt tartják és próbálják letörni a könyvelési árakat
- a kis méretű könyvelő irodák termelékenysége (és digitalizációjának foka) alacsony
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Ügyfélnyilvántartó rendszer:
Minden ügyfeled egy rendszerben, áttekinthetően. A platformunkat akár nem Bookkeepie-s ügyfeleidre is használhatod (egy minimális ügyfelenkénti költségért). Ezen ügyfeleidet a Bookkeepie
Rövidesen érkezik: számlázás
Ügyfélportál könyvelési feladatokhoz igazítva:
Legyen olyan ügyfélportálod mint a nagyobb könyvelő irodáknak, csak a fejlesztési költségek nélkül. Így lehetőséged nyílik egy csatornás - elektronikus - ügyfél kommunikációra, amikor minden információ ugyanúgy megmarad, mintha emaileznél, viszont sokkal jobban tudod kezelni, szétosztani a kollégák között.
Sőt - ha már elektronikus, akkor mi elvégzünk egy csomó idegőrlő és időrabló feladatot: a beérkezett ügyfél üzenetekre küldendő választ megírja a ZsebKönyvelő nevű mesterséges intelligencia megoldásunk. Ha helyes a válasz, akkor csak elolvasod és elküldöd, ha helytelen vagy nem teljes, akkor bele tudsz írni a küldendő válaszba és ez alapján folyamatosan tanulunk!
Határidő- és feladatkezelés:
Minden jellemző ügyféltípushoz (vállalkozási és adózási forma, ÁFA, alkalmazotti státusz) adunk előre definiált sablonokat (így nem kell kézzel létrehoznod minden ügyfélre ugyanazokat a feladatokat), sőt saját sablonokat is definiálhatsz.
Dokumentumkérés: a feladatokhoz dokumentumok is csatolhatóak.
Munkatárs jogosultságkezelés és státuszok: ha többen dolgoztok az irodában, akkor természetes, hogy a feladatokat is megosztjátok egymás között. Ahhoz, hogy a feladatok jól követhetőek legyenek, kinél mi van, mi az ami sürgős, mi az ami esetleg földre esne több áttekinthető riportot biztosítunk, hogy Te is mindig lásd, hogy mi az ami történik.
