Esettanulmány címe:
Elektroniuks dokumentumkezelő rendszer
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Építményüzemeltetés területén 22 fővel dolgozó, pest megyei székhelyjel rendelkező vállalt.
(kb. 1 milliárdos éves árbevétel)
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A beérkező dokumentumok elektronikus nyilvántartása, iktatás.
Szerződéses adatok gyors, precíz nyomonkövetése.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Yappdo rendszer egy olyan alkalmazás, mely megoldást kínál szervezetek számára a dokumentum, szerződés nyilvántartási feladataiknak gyorsabb és gördülékenyebb kezelésére. A rendszer célja, hogy megkönnyítse a napi munkavégzésben megjelenő visszakeresési, regisztrációs, nyomonkövetési feladatokat.Az alkalmazás megfelelő paraméterezése lehetőséget biztosít arra, hogy egy szabályozott és ellenőrzött munkafolyamat valósuljon meg.
A különböző jogosultsági szinteknek köszönhetően, a felhasználók mindig csak a számukra megfelelő státuszban lévő szerződéseket tudják kezelni. Arról, hogy újabb feladatuk van, email-es értesítést kapnak, ezért nem kerülheti el a figyelmüket semmi, és nem akadhat meg a folyamat.
Minden szerződéshez lehetőség van a dokumentáció csatolására, így egy vitás kérdésben szkennelt vagy egyéb más bizonyító erejű irat is felcsatolható (pl. teljesítési igazolás vagy számla). Természetesen, ezekhez a fájlokhoz csak az erre jogosultak férhetnek hozzá.
A rendszerben történt valamennyi változást naplózza a program, amit az arra jogosultak bármikor ellenőrizni tudnak.
A rendszerben előre meghatározott jogosultsági szintek, úgynevezett felhasználó hozzáférési szintek vannak.
A rendszer több lehetőséget is biztosít a nyilvántartott adatok, dokumentumok szűrésére, kimutatások készítésére.
