Esettanulmány címe:
A HR hatékonyságának javítása és az adatalapú döntéshozatal lehetővé tétele AI-alapú automatizálással
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A B+N Refefencia Zrt. Magyarország legnagyobb létesítményüzemeltetési és takarító vállalata, több mint 13 ezer teljes munkaidős alkalmazottal és több száz telephellyel. Infrastruktúra-tisztítási szolgáltatóként havonta 800–1000 főt vesznek fel. Piaci környezetét az erős árverseny és a nagy közintézményi, valamint vállalati megrendelők jellemzik, ahol a méretgazdaságosság, a minőségi szolgáltatás és a megbízhatóság kulcsfontosságú tényezők. Erőforrásai közé tartozik a széles körű humán erőforrás-bázis, a korszerű tisztítási és karbantartási technológiák, valamint a hosszú távú közszolgáltatási és vállalati szerződések, amelyek stabil hátteret és folyamatos növekedési potenciált biztosítanak.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A B+N Referencia Zrt. több ezer munkavállalót foglalkoztat, ezért a HR és bérszámfejtési területen rendkívül nagy mennyiségű adminisztratív feladat keletkezik. A munkavállalók felvétele és a hozzá kapcsolódó hatósági kötelezettségek ellátása – mint például a bejelentések, adó- és TB-nyomtatványok kitöltése, valamint a Cégkapun keresztüli kommunikáció – havonta több száz munkaórát igényel a bérszámfejtő csapattól. Ezek a folyamatok nagyrészt repetitív, szabályalapú feladatokból állnak, amelyek jelentős emberi erőforrást kötnek le, miközben hibázási lehetőséget is hordoznak.
A legnagyobb kihívást a rendszerek közötti adatszinkron hiánya és a párhuzamos adatbevitel jelenti. A HR-adatbázisban rögzített információkat manuálisan kellett átvezetni a bérszámfejtési rendszerbe, majd onnan külön előállítani a hatósági jelentésekhez szükséges dokumentumokat. Ez nemcsak időigényes, hanem könnyen vezethet eltérésekhez, hiányos adatokhoz vagy késedelmes bejelentésekhez, amelyek akár jogszabályi kockázatot is eredményezhetnek.
További problémát jelentett a hatóságokkal való kapcsolattartás. A Cégkapu postafiók napi szintű ellenőrzése, az érkező üzenetek feldolgozása, kategorizálása és a megfelelő feladatok kiosztása szintén manuális, monoton tevékenység volt. A nagy mennyiségű párhuzamos ügyintézés miatt gyakran előfordult, hogy a bérszámfejtő kollégák idejének jelentős része rutinfeladatokra fordítódott, miközben a stratégiai HR-funkciók háttérbe szorultak.
Összességében a HR és bérszámfejtés adminisztratív folyamatai túl sok erőforrást igényeltek, magas hibakockázattal működtek, és gátolták a hatékony munkavégzést. A vállalat számára ezért kulcsfontosságúvá vált a munkavállalói adatok kezelésének, a bérszámfejtés előkészítésének és a hatósági kommunikációnak az automatizálása. A cél a több száz munkaóra felszabadítása, a hibák számának csökkentése és a HR-szakemberek tehermentesítése, hogy idejüket valódi értékteremtő tevékenységekre fordíthassák.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A B+N Referencia Zrt. a HR és bérszámfejtési folyamatok hatékonyságának növelése érdekében két kulcsfontosságú robotmegoldást vezetett be, amelyek célja a manuális, ismétlődő feladatok kiváltása és a hibák minimalizálása.
Az első automatizmus a HR-adatbázis és a bérszámfejtési rendszer közötti adatkapcsolatot kezeli. A robot naponta több alkalommal lefut, automatikusan feltérképezi az újonnan felvett munkavállalói adatokat, majd szükség esetén elindítja a teljes bérszámfejtési folyamatot. Ez magában foglalja az adatok szinkronizálását, a bérszámfejtési rendszerbe való beemelésüket, valamint a hatóságok számára előírt bejelentési űrlapok előkészítését és kitöltését. A manuális adatbevitel kiváltásával csökkent a hibák száma, gyorsabbá vált a feldolgozás, és a csapat több száz munkaórát takarít meg havonta.
A második robot a hatósági kommunikáció támogatására jött létre. Automatikusan figyeli a Cégkapu postafiókot, összegyűjti az érkező üzeneteket, elemzi és címkézi azokat, majd hozzárendeli a megfelelő feladatokat a bérszámfejtő kollégákhoz. Ezáltal a beérkező hivatalos megkeresések rendszerezett formában, valós időben kerülnek a felelős munkatársakhoz, ami jelentősen csökkenti a feldolgozási időt és növeli a megfelelés biztonságát.
A két robot együttesen lefedi a legnagyobb adminisztratív terheket: a bérszámfejtési előkészítést, az adóbevallások és bejelentések kitöltését, valamint a hatósági kommunikáció kezelését. Az automatizált, digitalizált folyamatok révén a vállalat nemcsak munkaidőt takarít meg, hanem a munkatársak terhelése is csökkent, így erőforrásaikat magasabb hozzáadott értékű HR-feladatokra fordíthatják.
