Esettanulmány címe:
Projekt státuszkezelés, vezetői riporting és költségellenőrzés digitalizálása a MASTERS-ÉPSZOLG Kft.-nél a Produktivitás AI rendszerrel
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A MASTERS-ÉPSZOLG Kft. egy 9 főt foglalkoztató, budapesti székhelyű építőipari vállalkozás, amely befejező építési munkák kivitelezésére szakosodott. A cég párhuzamosan több projektet valósít meg, eltérő műszaki tartalommal és határidőkkel, jellemzően alvállalkozók bevonásával.
A projektekhez kapcsolódó adminisztráció jelentős: státuszjelentések, költségtervek, előrehaladási adatok, műszaki feljegyzések és vezetői összefoglalók külön dokumentumokban és táblázatokban készültek. Ez időigényes volt, nehezen volt áttekinthető, és a vezetői döntésekhez szükséges adatok gyakran késve álltak rendelkezésre.
A vállalat célja egy olyan digitális, egységes folyamatkezelő megoldás bevezetése volt, amely csökkenti a manuális adminisztrációt, szabványosítja a működést, és gyors, megbízható adatokat biztosít a projektmenedzsment és a pénzügyi döntéshozatal számára.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalkozás három meghatározó területen szembesült napi szintű adminisztrációs kihívásokkal:
1. Projekt státuszjelentések manuális előállítása
A projektvezetők egyedi dokumentumokat használtak a készültség rögzítésére. A heti jelentések előállítása időigényes volt, a formátumok eltértek egymástól, és nehezítették az egységes vezetői áttekintést.
2. Vezetői riportok lassú és manuális összeállítása
A cégvezetés több különböző forrásból (Excel táblák, e-mailek, Word dokumentumok) kapta meg a döntésekhez szükséges adatokat. A riportok manuális összevonása és ellenőrzése sok időt vett igénybe, így a döntéshozatal késve történt.
3. Projekt költségterv – tény–terv manuális összehasonlítás
A tervezett költségeket és a tényleges kiadásokat külön táblázatokban kezelték.
Az eltérések csak késve derültek ki, ami rontotta a pénzügyi kontrollt és növelte a kockázatokat.
A cég célja egy olyan megoldás bevezetése volt, amely:
• egységesíti a projektfolyamatokat,
• automatizálja az adminisztrációs lépéseket,
• gyors és átlátható információt biztosít,
• dokumentum-, táblázat- és prezentációs formátumokkal is képes dolgozni.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Produktivitás AI bevezetése három kulcsfolyamat digitalizálását valósította meg a MASTERS-ÉPSZOLG Kft.-nél:
1. Projekt státusz dokumentum – Csapatmunka modul
A projektvezető egységes felületen rögzíti az aktuális készültségi információkat, kockázatokat és feladatokat. A rendszer automatikusan projekt státusz dokumentumot hoz létre, azonos struktúrában minden projektnél.
Üzleti előnyök:
• A státuszjelentések készítési ideje legalább 50%-kal csökkent
• A dokumentumok egységesek és könnyen áttekinthetők
• A vezetői kommunikáció jelentősen egyszerűsödött
2. Vezetői státusz – Adminisztráció modul
A vállalat összes futó projektjének állapota egyetlen felületen érhető el. A vezetői riport automatikusan frissül a projektadatok alapján.
Üzleti előnyök:
• A vezetői riportok naprakészek, manuális összeállítás nem szükséges.
• A döntéshozatal felgyorsult, a kockázatok korábban felismerhetők.
• A vezetőség egységes formátumú információkat kap.
3. Projekt költségterv – tény–terv összehasonlítás – Pénzügy és kontrolling modul
A rendszer folyamatosan összehasonlítja a tervezett és tényleges kiadásokat.
A kimutatások automatikusan készülnek a táblázatkezelő fájlokban rögzített adatok alapján.
Üzleti előnyök:
• A költségeltérések azonnal láthatóvá válnak.
• A pénzügyi tervezhetőség jelentősen javult.
• Csökkent a manuális adminisztráció és az adatduplikáció.
A rendszer által kezelt formátumok:
A Produktivitás AI feladattól függően az alábbi formátumokat használja:
• dokumentumkezelő eszközök (státuszjelentések, összefoglalók),
• táblázatkezelő fájlok (költségtervek, tényadatok),
• prezentációs anyagok (vezetői összefoglalók).
Ezek egységes mappastruktúrában kerülnek archiválásra, így a dokumentáció teljes körűen visszakereshető.
