Esettanulmány címe:
Munkaidő-, jelenlét- és távollétkezelési folyamatok integrált digitalizálása önkiszolgáló és vezetői portálokkal, mobilalkalmazással és munkaidő-terminál támogatással egy magyar KKV-nál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az SBT Protect Kft. magyar tulajdonú biztonságtechnikai szolgáltató vállalkozás, amely elektronikus vagyonvédelmi rendszerek tervezésével, telepítésével és üzemeltetésével foglalkozik. A cég elsősorban kis- és középvállalati ügyfeleket szolgál ki, működése projektalapú, több párhuzamos feladat koordinálását igényli.
A vállalkozás létszáma 34 fő. A projekt keretében bevezetett megoldás ezen munkavállalók munkaidő- és jelenlétkezelését, valamint a távollétek adminisztrációját támogatja. A cég működésére jellemző a rugalmas munkavégzés, az ügyfél- és helyszínlátogatások, valamint a változó napi munkarend, amely pontos és visszakövethető nyilvántartást igényel.
A piaci környezet erős versenyt és magas ügyfél-elvárásokat jelent, miközben az adminisztratív és informatikai erőforrások korlátozottak. A fejlesztés célja egy integrált digitális megoldás bevezetése, amely csökkenti az adminisztrációs terheket, növeli az átláthatóságot, és a meglévő erőfo
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az SBT Protect Kft. működése során konkrét üzleti igényként merült fel a munkaidő- és jelenléti adatok pontos, egységes és digitális rögzítése, valamint a különböző munkaközi és munkavégzéssel összefüggő távolléti események kezelése. A vállalkozás számára kiemelten fontos volt, hogy a munkanap kezdetének és végének rögzítése, a szünetek (például ebédszünet, dohányzás), az ügyfélhez történő kiszállások, projektjellegű feladatok és egyéb távollétek átlátható, strukturált módon kerüljenek nyilvántartásra.
A korábbi megoldások nem biztosították a munkaidő-adatok egységes kezelését, és nem támogatták megfelelően az olyan helyzeteket, amikor egy tevékenység lezárása elmaradt, vagy a munkavégzés eltért a megszokott munkaidőtől. Ez manuális egyeztetéseket, utólagos korrekciókat és adminisztratív terhelést eredményezett, valamint megnehezítette a túlórák és rendkívüli munkavégzések pontos elszámolását.
További elvárás volt, hogy a rendszer ne kizárólag munkaidő-rögzítésre szolgáljon, hanem digitális workflow-ként támogassa a távolléti és szabadságigények benyújtását és vezetői jóváhagyását, valamint biztosítsa a munkavállalók számára a HR-hez kapcsolódó alapinformációk és dokumentumok elérését. A vállalkozás célja az volt, hogy a munkavállalók önkiszolgáló módon, akár mobilalkalmazáson keresztül intézhessék ezeket a folyamatokat, csökkentve a HR- és adminisztratív terheket.
A nem egységes adatkezelés következtében a vezetők számára korlátozottan álltak rendelkezésre olyan naprakész információk, amelyek támogatták volna a munkaerő-tervezést, az erőforrások hatékony elosztását és a működéssel kapcsolatos döntések meghozatalát. A vállalkozás célja ezért egy olyan digitális megoldás bevezetése volt, amely valós idejű adatokat, kimutatásokat és vezetői áttekintést biztosít, miközben alapot teremt a HR-folyamatok további digitalizációjához is.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A projekt keretében egy integrált, modulárisan felépített munkaidő-, jelenlét- és távollétkezelési megoldás alkalmazása történik, amely terminálos, webes és mobilalkalmazás-alapú működést egyaránt támogat. A rendszer alkalmas a munkakezdés és a munkavégzés befejezésének rögzítésére, különböző szünetek, távolléti és munkavégzési jogcímek kezelésére, valamint az adatok egységes, központi nyilvántartására.
Az alkalmazott megoldás önkiszolgáló munkavállalói funkciókat és vezetői felületeket biztosít, amelyek lehetővé teszik a szabadság- és távollétigények digitális benyújtását és jóváhagyását, a munkaidő- és jelenléti adatok áttekintését, valamint az eltérések és hiányos rögzítések ellenőrzését. A mobilalkalmazás támogatja a helytől független adatkezelést, különösen ügyfél- vagy helyszíni munkavégzés esetén.
A rendszer strukturált riportok segítségével támogatja a vezetők napi és időszakos áttekintéseit, az erőforrás-felhasználás nyomon követését, valamint a munkaidővel és távollétekkel kapcsolatos döntések megalapozását. Az adatok alkalmasak bérszámfejtési előkészítésre, elszámolások támogatására, valamint belső ellenőrzési és visszakövetési célokra.
A megoldás keretében egységes adatkezelés, jogosultságkezelés és naplózás valósul meg, amely hozzájárul az átlátható működéshez és az adminisztratív hibák csökkentéséhez. A manuális folyamatok kiváltása és az információk digitalizált kezelése támogatja a hatékonyabb működést és a vállalkozás digitális intenzitásának növelését.
A rendszer lehetőséget biztosít a munkavállalókhoz kapcsolódó dokumentumok, képzettségek, jogosultságok és minősítések nyilvántartására, valamint azok lejárati idejének követésére. Az előre konfigurálható értesítések támogatják a lejárat előtti figyelmeztetést és egyéb eseményekhez kötődő automatikus jelzéseket, csökkentve a működési kockázatokat.
