Esettanulmány címe:
Felhőalapú ügyviteli rendszer bevezetése egy vidéki ügyvédi irodában – a Flowyer hatása a hatékonyságra és az ügyfélkiszolgálásra
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Egy Tolna megyei székhelyű, 4 fős ügyvédi iroda, amely polgári jogi, ingatlanjogi és cégjogi ügyekben nyújt jogi szolgáltatásokat. Az iroda 2 ügyvéddel, 1 ügyvédjelölttel és 1 asszisztenssel működik, évi mintegy 150-200 aktív ügyet kezelve. Ügyfélköre elsősorban helyi kis- és középvállalkozásokból, valamint magánszemélyekből áll. Az iroda az elmúlt években stabil árbevételt ért el, azonban a növekvő ügyszám mellett az adminisztratív terhek aránytalanul megnőttek. A vidéki környezetben korlátozott az IT-támogatáshoz való hozzáférés, ezért olyan megoldásra volt szükség, amely minimális informatikai háttértudással is bevezethető és üzemeltethető. A piacon egyre erősödő versenyhelyzetben az iroda célja volt az ügyfélkiszolgálás színvonalának emelése a belső működés hatékonyságának javításával.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az iroda működését több, egymásra épülő probléma nehezítette. Az ügyek nyilvántartása Excel-táblázatokban és papíralapú dossziékban történt, ami az ügyszám növekedésével egyre áttekinthetetlenebbé vált. A jogi határidők (pl. fellebbezési, perbeli cselekmények határideje) követése manuálisan, naptárbejegyzésekkel és emlékeztetőkkel zajlott, ami több esetben is kockázatos helyzetet teremtett: előfordult, hogy egy-egy határidő nyomon követése kizárólag egyetlen személy emlékezetére volt bízva.
Az időnyilvántartás szintén megoldatlan volt. Az ügyvédek nem vezettek rendszeres munkaóra-kimutatást, így a számlázás sokszor utólagos becsléseken alapult. Ez egyrészt bevételkieséshez vezetett, másrészt az ügyfelek felé sem volt átlátható, hogy milyen munkát végeztek el a képviseletük során. A Számlázz.hu rendszerbe az adatokat manuálisan vitték át, ami további időt vett igénybe és hibalehetőséget hordozott.
A csapatmunka és az információáramlás terén is komoly hiányosságok mutatkoztak. Az ügyvédek nem látták egymás aktuális feladatait és ügyeinek állapotát, ami párhuzamos munkavégzéshez és kommunikációs félreértésekhez vezetett. Az asszisztens nem tudta priorizálni a feladatait, mert nem volt egységes rendszer, amelyből kiderült volna, melyik ügy milyen stádiumban van, és hol van szükség azonnali cselekvésre. A helyettesítés – például szabadság idején – szinte lehetetlen volt, mert az ügyek részletei az egyes ügyvédek saját jegyzeteiben és e-mail postafiókjában szóródtak szét.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az ügyvédi iroda 2024-ben bevezette a Flowyer felhőalapú ügyviteli szoftvert, amely teljes körűen lefedi az ügyvédi iroda működési folyamatait. A bevezetés néhány nap alatt, az iroda működésének megzavarása nélkül történt, külső informatikai támogatás igénybevétele nélkül.
A Flowyer rendszerben valamennyi ügy, kapcsolódó dokumentum, határidő és feladat egy központi felületen vált elérhetővé. Az automatikus határidő-emlékeztetők kiküszöbölték a korábbi kockázatos, memóriaalapú nyomon követést. A beépített feladatdelegálási funkció révén az ügyvédek és az asszisztens is azonnal látja, kinek mi a teendője, milyen prioritással és meddig.
A munkaóra-nyilvántartás a napi munkavégzés részeként valósult meg: az ügyvédek az egyes ügyekhez rögzítik a ráfordított időt, amelyből a rendszer automatikusan generál teljesítésigazolást és közvetlenül kapcsolódik a Számlázz.hu-hoz a számlakiállítás érdekében. Ez a folyamat a korábbi manuális számlázási időt mintegy 70%-kal csökkentette, és az adatok pontossága is jelentősen javult.
A Google Naptár és Outlook integráció biztosítja, hogy a tárgyalási időpontok és határidők szinkronban legyenek a már használt eszközökkel. A Word-integráció lehetővé teszi a sablonok alapján történő dokumentumgenerálást, ami további adminisztrációs időt takarít meg.
A bevezetést követő 6 hónap legfontosabb eredményei: a határidők betartása 100%-ra javult, a számlázási folyamat időigénye jelentősen csökkent, a helyettesítés zökkenőmentessé vált az egységes ügynézet révén, és az ügyfél-elégedettség is nőtt az átláthatóbb kommunikáció eredményeként. Az iroda vezetője szerint a Flowyer lehetővé tette, hogy a jogi munkára koncentráljanak az adminisztráció helyett.
