Esettanulmány címe:
Workify digitális toborzási és ügyintézési rendszer bevezetése egy harmadik országbeli munkaerő-közvetítéssel foglalkozó vállalatnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy Magyarországon működő, harmadik országbeli munkavállalók toborzásával, közvetítésével és ügyintézésével foglalkozó középvállalat. Tevékenysége kiterjed a munkaerő igények felmérésére, a jelöltek kiválasztására, az adminisztratív és hatósági folyamatok koordinálására, valamint a munkába állítás támogatására. A cég dinamikusan növekvő piacon működik, ahol a munkaerőhiány miatt folyamatosan emelkedik az igény a külföldi munkavállalók bevonására. A működés sajátossága, hogy nagyszámú jelölt, megrendelő és dokumentum párhuzamos kezelése szükséges, miközben szigorú megfelelési és adatkezelési követelményeknek is eleget kell tenni. Az ügyfél korlátozott adminisztratív kapacitással, ugyanakkor nagy volumenű ügykezeléssel dolgozik, ezért kiemelten fontos volt számára a folyamatok digitalizálása és automatizálása.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az ügyfél működésének egyik legnagyobb kihívása a harmadik országbeli munkavállalók toborzásához és beléptetéséhez kapcsolódó, rendkívül összetett adminisztratív folyamat kezelése volt. Egyetlen jelölt esetében is több mint 100 adatmezőt, valamint több mint 40 különböző dokumentumot kellett nyilvántartani, ellenőrizni, előkészíteni és továbbítani magyar és külföldi hatóságok, illetve megrendelők felé. A korábbi, részben manuális működés jelentős időráfordítást igényelt az ügyintézőktől és toborzóktól, miközben növelte az adatbeviteli hibák, a hiányos dokumentáció és az információs inkonzisztenciák kockázatát.
A folyamat hosszúsága és összetettsége miatt gyakran előfordult, hogy egy-egy jelölt vagy megrendelés státusza nehezen volt követhető, az elakadások kezelésére pedig nem állt rendelkezésre egységes, átlátható eszköz. További nehézséget jelentett, hogy az érzékeny személyes és hatósági adatok miatt különböző jogosultsági szinteket kellett biztosítani a munkatársak számára. Az interjúztatás és a megfelelő jelöltek kiválasztása szintén jelentős humán erőforrást kötött le, miközben a növekvő esetszám miatt egyre nagyobb igény mutatkozott gyorsabb, objektívebb és jobban skálázható működésre. Az ügyfél számára ezért olyan rendszer bevezetése vált szükségessé, amely egy központi platformon képes támogatni a teljes toborzási és ügyintézési folyamatot.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A bevezetett Workify rendszer egy központi, digitális platformon egyesítette a jelöltek, megrendelések, cégek, dokumentumok és feladatok kezelését. A megoldás lehetővé tette, hogy minden jelölthöz kapcsolódó adat és dokumentum egyetlen rendszerben, strukturáltan és jogosultsági szintek szerint hozzáférhető módon legyen nyilvántartva. A platform 9 különböző dokumentumtípus automatikus generálását biztosítja, emellett jelöltenként további mintegy 30 dokumentumtípus kezelését támogatja. Az automatikus útlevélkép-felismerés és a dokumentumok képminőség-ellenőrzése csökkentette a hibás vagy nem olvasható iratokból eredő problémákat.
A rendszerben a jelöltek több mint 100 adattag alapján kereshetők, szűrhetők és csoportosan kezelhetők, ami jelentősen felgyorsította a napi operatív munkát. A státuszkezelés automatizálása révén a megrendelések és a hozzájuk tartozó jelöltek állapota az adatok és dokumentumok változásai alapján automatikusan frissül, ezáltal csökkent az adminisztratív teher és nőtt az átláthatóság. A kommentelési és feladatkiosztási funkciók támogatják az elakadások gyors azonosítását és felelősökhöz rendelését, míg a külön feladatnézet biztosítja, hogy az ügyintézők mindig az aktuális teendőkre koncentrálhassanak.
Az interjúztatást és jelölt kiválasztást támogató automatizmusok gyorsabb és hatékonyabb döntéshozatalt tettek lehetővé. A rendszer emellett nagy mennyiségű strukturált adatot gyűjt, amely statisztikai elemzések alapjául szolgál, támogatva a vezetői döntéshozatalt. A bevezetés eredményeként az ügyfél adminisztratív terhei csökkentek, a hibázási arány mérséklődött, a folyamatok átláthatóbbá és skálázhatóbbá váltak.
