Esettanulmány címe:
Hogyan csökkent a Pmt. adminisztráció töredékére egy több száz ügyfelet kezelő székhelyszolgáltatónál az identiGO bevezetésével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A SzékhelySzolgálat.Net Kft. több száz cég számára nyújt székhelyszolgáltatást Magyarországon, jelentős részben külföldi tulajdonosi háttérrel rendelkező ügyfeleknek.
A működés egyik kulcsterülete a pénzmosás elleni megfelelés (Pmt.), amely minden ügyfél esetében részletes adatgyűjtést, ellenőrzést és folyamatos nyomon követést igényel.
A cég kis létszámú csapattal dolgozik, ezért kritikus, hogy az adminisztráció ne vigye el az erőforrásokat. A cél az volt, hogy nagy ügyfélszám mellett is gyorsan, átláthatóan és ellenőrizhető módon tudjanak működni.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Pmt. szerinti megfelelés a gyakorlatban nem egy egyszeri feladat, hanem folyamatos adminisztráció:
minden ügyfélhez több személy tartozik (ügyvezető, tulajdonosok, tényleges tulajdonosok),
ezek adatait rögzíteni kell,
szankciós és PEP listákon rendszeresen ellenőrizni kell őket,
változás esetén frissíteni kell az adatokat,
és mindezt egy ellenőrzés során igazolni is kell.
Korábban ez több külön helyen történt:
cégadatok külön lekérdezve,
szűrések külön eszközökben,
adatok Excelben vagy dokumentumokban,
változások követése manuálisan.
Ez több konkrét problémát okozott:
időigényes volt: egy ügyfél átvilágítása is sok manuális lépésből állt,
könnyű volt hibázni: elmaradt szűrés, nem frissített adat,
nem volt átlátható: egy ellenőrzéskor nehéz volt egyben megmutatni, mi történt,
nem volt skálázható: az ügyfélszám növekedésével arányosan nőtt a munka.
Külön nehézséget jelentettek a külföldi ügyfelek, ahol a struktúrák bonyolultabbak, és több adatot kell kezelni.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A cég az identiGO rendszert vezette be, amiben az összes Pmt.-hez kapcsolódó feladat egy helyre került.
A működés leegyszerűsödött:
Ügyfél felvételkor a rendszer automatikusan betölti a cégadatok jelentős részét.
A szűrések (szankció, PEP) automatikusan lefutnak, majd naponta ismétlődnek.
A kockázati besorolás nem „érzésre” történik, hanem a rendszer jelzi az objektív kockázatokat.
A változások (pl. tulajdonoscsere) visszakereshetők és követhetők.
Ellenőrzéskor minden adat és szűrés egy exportban, strukturáltan lekérhető.
A legfontosabb eredmények:
Időráfordítás drasztikus csökkenése
Az ügyfél-átvilágítás és adminisztráció ideje a korábbi töredékére csökkent.
Kevesebb hiba
Az automatizmusok miatt nem maradnak el szűrések vagy frissítések.
Átlátható működés
Nem kell több rendszer és Excel – minden egy helyen van.
Skálázhatóság
Több száz ügyfél kezelhető anélkül, hogy arányosan nőne a csapat mérete.
Egyszerűbb ellenőrzések
A NAV ellenőrzéshez szükséges adatok percek alatt előállíthatók.
Összességében a Pmt. megfelelés „folyamatos tűzoltásból” egy jól kezelhető, rendszerezett folyamattá vált.
