Esettanulmány címe:
Szerződéskötési és rendeléskezelési folyamatok automatizálása egy kereskedelmi vállalatnál, 60%-kal gyorsabb ügyfélkiszolgálással
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy Magyarországon működő, ~40 főt foglalkoztató kereskedelmi vállalat, amely B2B partnerek számára értékesít termékeket országos lefedettséggel. A cég havi szinten több tucat új partnerrel köt szerződést, valamint meglévő partnereivel folyamatos szerződésmódosításokat és megállapodásokat kezel. Az értékesítési folyamat szorosan összekapcsolódik a szerződéskötéssel, mivel az új üzletek csak aláírt megállapodás után léphetnek tovább a rendelés és számlázás fázisába. A vállalat gyors növekedése miatt egyre nagyobb volumenű adminisztrációs terheléssel szembesült.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalatnál a szerződéskötési folyamatok manuálisan, több eszközön keresztül zajlottak (Word, PDF, email), ami jelentős lassulást okozott az értékesítési ciklusban. Egy új partner szerződtetése gyakran több napot vett igénybe, ami közvetlenül késleltette a rendeléseket és a bevétel realizálását.
A szerződések kezelése nem volt központosított: a dokumentumok különböző verziói email láncokban keringtek, ami hibákhoz és félreértésekhez vezetett. Az értékesítési csapat nem rendelkezett valós idejű információval arról, hogy egy adott szerződés milyen státuszban van, így nehézkessé vált a follow-up és az ügyfélkezelés.
A szerződésekhez kapcsolódó üzleti események (pl. ármegállapodások, fizetési feltételek, határidők) nem voltak strukturáltan kezelve, ezért ezek nyomon követése manuálisan történt. Ez kockázatot jelentett a pénzügyi folyamatokra és a partneri kapcsolatokra is.
Az adminisztratív terhelés növekedése miatt az értékesítési csapat idejének jelentős része nem értékesítéssel, hanem operatív feladatokkal telt, ami korlátozta a növekedési potenciált.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A vállalat az Eszerződés.hu platformot vezette be a szerződéskötési folyamatok digitalizálására és automatizálására. A rendszer bevezetésével a szerződések létrehozása sablonok alapján történik, automatikusan generálva az adott partnerhez és üzleti feltételekhez illeszkedő dokumentumokat.
A szerződések egy kattintással kiküldhetők és digitálisan aláírhatók, miközben a rendszer valós időben követi azok státuszát. Az értékesítési csapat így pontosan látja, hogy mely szerződések várnak aláírásra, és hol szükséges beavatkozni.
A platform strukturált adatként kezeli a szerződések tartalmát, így a kulcsfontosságú üzleti információk (árak, fizetési feltételek, határidők) automatikusan feldolgozhatók és integrálhatók más rendszerekkel (pl. számlázás, CRM).
A bevezetést követően a vállalat az alábbi eredményeket érte el:
• a szerződéskötési idő több mint 60%-kal csökkent
• gyorsult az új partnerek onboarding folyamata
• csökkent a bevétel realizálásához szükséges idő
• megszűntek a verziókezelési problémák
• jelentősen csökkent az adminisztrációs terhelés
• javult az értékesítési folyamat átláthatósága és kontrollja
A szerződésekből automatikusan indíthatóvá váltak további üzleti folyamatok, így a szerződéskötés közvetlenül kapcsolódik a rendelési és számlázási rendszerekhez. Ennek köszönhetően a vállalat működése gyorsabbá, hatékonyabbá és skálázhatóbbá vált.
