Esettanulmány címe:
Elektronikus iktatási rendszer bevezetése Magyarország legnagyobb ingatlan webportál üzemeltetőjénél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
ingatlanügyletek
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az idén 18 éves ingatlan portál az egyik legrégebbi magyar honlap. A cég a kezdetek óta magyar tulajdonban van, az alapító ma is a cég stratégiai vezetője. A cég elkötelezettek a piaci igények minél alaposabb megismerése és a folyamatos fejlesztések iránt, ezért már több mint 80-an dolgoznak azon, hogy világszínvonalú szolgáltatást nyújtsanak ügyfeleiknek.
A portált a hirdetők és a keresők igényei szerint fejlesztik. Magánhirdetőink 2006 óta használhatják alaprajzkészítő alkalmazást, 2014-től pedig már energiatanúsítványt is rendelhetnek. Az ingatlanközvetítő irodák 2010 óta átlátható licitálási rendszerben emelhetik ki hirdetéseiket. A hirdetések adatlapján 2003 óta kis térképrészlet segíti az ingatlankeresők tájékozódását, 2013 óta pedig már az összes ingatlant megjeleníthetik térképes keresőnkben.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A bejövő papír alapú és elektronikus számlák érkeztetési, iktatási és szervezeten belüli feldolgozási folyamatának teljes körű kezelése a cég alkalmazott vállalatirányítási rendszerének integrációjával és kapcsolódó dokumentumtárak kialakításával (szerződés és cégjogi dokumentumok).
A kialakítandó megoldás segítségével a beérkező dokumentumok digitalizálásra majd iktatásra kerülnek. Ezt követően egy formai és tartalmi ellenőrzésen esnek át, majd továbbításra kerülnek az adott üzleti tranzakció teljesítését igazoló és jóváhagyó keretgazdákhoz.
A többszintű és feltétel függő jóváhagyást követően a számlák automatikusan rögzítésre kerülnek a MS Dynamics alapú vállalatirányítási rendszer beszerzési moduljában, így azokat manuálisan nem kell rögzíteni.
A rögzítést követően a számlák könyvelésre kerülnek, majd automatikusan egy időbélyeggel és minősített elektronikus aláírással ellátott hitelsített másolat kerül archiválásra.
A folyamatban feltölthető valamennyi számlához tartozó melléklet és kapcsolódó dokumentum, mint a teljesítésigazolás, szerződés, egyéb mellékletek.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Flowtion BPMS egy robusztus felépítésű webes folyamattervezési, irányítási, elemző és monitoring keretrendszer, melynek segítségével átfogóan menedzselheti vállalkozása bármely üzleti folyamatát és eljárását.
A vizuális Flowchart szerkesztő megkönnyíti a hagyományos, papíralapú működés átalakítását modern digitális munkafolyamatokká, ezzel gyorsítva az információáramlást. A folyamatok képi megjelenítése és az egyes tevékenységek, feladatok átfogó szabályozása könnyen átláthatóvá teszi, hogy ki, mikor és mit csinál, így lehetővé válik az alacsony hatékonyságú területek azonosítása és a működés optimalizálása.
Keretrendszerünk az alkalmazott technológiai háttérnek köszönhetően könnyen és biztonságosan
integrálható a vállalati működést támogató munkafolyamatokba és informatikai alkalmazás környezetbe, legyen szó akár adatbázis szintű, akár szerviz alapú adatkapcsolatokról.
A Flowtion BPMS elektronikus iratrendezőként megoldást nyújt a legtöbb üzleti adat rendezett és hiteles tárolására, legyenek azok állandó tartalmak, képek, dokumentumok, jelentések és az ezekhez kapcsolódó, üzleti szempontból fontos egyéb adatok. A tárolt információk egyszerűen kereshetők egy egyetemes, webes kezelőfelületről, így a munkatársak minimális oktatást követően sokkal hatékonyabban végezhetik munkájukat.
A bevezetés során elért üzleti előnyök:
- átláthatóbb, ellenőrizhteőbb folyamatok
- papírmentes működés
- gyorsabb feldolgozási idők
- csoport és távmunka támogatás
- integrált dokumentum és adatkezelés
- jogszabályi megfelelőség biztosítása
