Esettanulmány címe:
Az InterSim 18 éve IT beszállító partnere egy hazai sikercégnek
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél Magyarország egyik legismertebb és legmeghatározóbb főzőiskolája, amely 2006 óta színesíti a hazai gasztronómiai életet. A vállalkozás alapgondolata, hogy a főzés nem csupán konyhai munka, hanem szórakoztató közösségi élmény.
Miért népszerű?
Változatos kurzusok: A kínálat a kezdő szinttől a haladó technikákig terjed. Megtalálhatók náluk a világkonyha remekei (thai, indiai, olasz, francia), de a hagyományos magyar fogások és a modern cukrászat is hangsúlyos.
Helyszínek: Budapesten több modern stúdióval rendelkeznek, vidéki bázisuk pedig Etyeken kínál hangulatos, szabadtéri sütés-főzési lehetőséget.
Szolgáltatások: Az egyéni kurzusokon túl nagy hangsúlyt fektetnek a céges csapatépítőkre, privát eseményekre és a gyerekprogramokra (főzőtáborok, születésnapok).
A cég filozófiája a közvetlenség: profi séfek irányításával, de kötetlen, baráti légkörben sajátíthatók el a konyhai trükkök.
Jelenleg 15 adminisztrációs és kisegítő munkatárs és 20 séf alkotja a csapatot.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A cég fejlődéstörténetében a legnagyobb kihívást az jelentette, hogy a cég sikere és a vendégszám dinamikus növekedése túlszárnyalta a korábban alkalmazott, többnyire manuális folyamatokat. A főzőiskola egy olyan pontra érkezett, ahol az adminisztráció már nem segítette, hanem hátráltatta a mindennapi működést és a skálázhatóságot.
A probléma több rétegből állt, amelyek közül a leglátványosabb a weboldal technológiai elöregedése volt. Az okostelefonok térnyerésével a régi felület már nem nyújtott megfelelő élményt a felhasználóknak, ami közvetlen bevételkiesést jelentett, hiszen a vendégek nagy része mobilról próbált volna tájékozódni és foglalni.
A háttérfolyamatokban is súlyos hatékonysági problémák mutatkoztak:
Adminisztrációs káosz: A kurzusok kiírása, a jelentkezések kezelése és a résztvevőkkel való kommunikáció nagy része manuálisan, Excel-táblákban vagy elszigetelt e-mailekben zajlott. Ez nemcsak hatalmas emberi erőforrást igényelt, de magában hordozta a hibázás (elírások, túlfoglalások) kockázatát is.
A receptek különálló Word dokumentumokban jöttek létre, ami a cég méretei mellett már fenntarthatatlanná vált. A verziókövetés gyakorlatilag lehetetlen volt: ha egy séf finomított egy recepten, az nem frissült közpon
Az online fizetési lehetőségek hiánya miatt a befizetések követése lassú volt. A számlázás kézzel történt, ami egy több ezres vendégkörrel rendelkező cég esetében fenntarthatatlan terhet rótt a pénzügyi osztályra.
A vállalat nemcsak egyéni vendégeket fogad, hanem komoly B2B (céges csapatépítők) és külföldi turista bázissal is rendelkezik. Ezek a csoportok teljesen más igényekkel léptek fel: a cégeknek egyedi ajánlatkérő és megrendelő felületre, a külföldi csoportoknak pedig azonnali, átlátható nemzetközi foglalási rendszerre volt szükségük.
Adatbiztonság és hozzáférés: A növekvő csapattal párhuzamosan égetővé vált egy strukturált jogosultságkezelési rendszer hiánya, ahol mindenki csak a munkájához szükséges adatokhoz fér hozzá.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az Intersim Kft. egy olyan integrált digitális platformot hozott létre, amely a Chefparade minden üzleti folyamatát egyetlen, átlátható rendszerbe csatornázta be. A cél a manuális munka felszámolása és a skálázhatóság megteremtése volt.
Az alkalmazott megoldás:
Automatizált kurzuskezelés: Az új, reszponzív weboldal mögött egy egyedi fejlesztésű motor végzi a jelentkezések kezelését. A korábbi manuális adminisztrációt teljes körű digitális kommunikáció váltotta fel: a visszaigazolások és emlékeztetők emberi beavatkozás nélkül jutnak el a vendégekhez.
Központi receptkezelés: A káoszos Word-dokumentumokat egy integrált receptalkalmazás váltotta fel. Ez véglegesen megoldotta a verziókövetés problémáját: a séfek központilag frissítik az adatokat, a rendszer pedig garantálja, hogy a vendégek mindig a legaktuálisabb leírásokat kapják meg.
Pénzügyi automatizáció: A SimplePay, Stripe és PayPal integrációkkal a fizetés azonnalivá vált. Ehhez kapcsolódik az automatikus e-számla generálás, amely a tranzakció után rögtön lezárja az adminisztrációs folyamatot.
B2B és nemzetközi modulok: A vállalati partnerek számára dedikált E-megrendelő rendszer, a külföldi vendégeknek pedig nemzetközi standardok szerinti online booking felület készült. A rendszer biztonságát a többszintű jogosultságkezelés garantálja.
Üzleti előnyök és megtérülés:
A fejlesztések drasztikus hatékonyságnövekedést eredményeztek. Az adminisztrációs terhek jelentősen csökkentek, felszabadítva a munkatársak idejét a kreatív feladatok javára. Megszűntek a túlfoglalások és a hibás receptverziókból eredő szakmai pontatlanságok. A rendszer skálázhatóvá tette a vállalkozást: ma már jóval nagyobb vendégforgalmat képes kezelni ugyanazzal az erőforrással. A professzionális B2B és nemzetközi felületek új bevételi forrásokat nyitottak meg, a cég pedig modern, technológiailag élenjáró piaci szereplővé vált. Az Intersim Kft. stratégiai partnerként a mai napig biztosítja a rendszer folyamatos fejlődését és üzembiztonságát.
