Esettanulmány címe:
Joule
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Clean Forever az energiahatékonysági és épületkorszerűsítési szektorban működő vállalkozás, amely az EKR (Energiahatékonysági Kötelezettségi Rendszer) keretében végez kivitelezési és adminisztratív tevékenységeket. A cég több párhuzamos projektet kezel, terepen dolgozó munkatársakkal, belső adminisztrációs csapattal és folyamatosan bővülő ügyfélállománnyal rendelkezik. A piaci környezet gyors ügyintézést, pontos dokumentációt és magas fokú nyomonkövethetőséget követel meg, miközben az energiahatékonysági projektekhez kapcsolódó adminisztráció és auditálhatóság is kiemelt szerepet kap. A vállalkozás korábban több manuális és egymástól elkülönülő folyamatot használt, amelyek nehezítették az átlátható működést és a hatékony skálázást. A növekedés és a compliance-elvárások miatt szükségessé vált egy központi, digitális rendszer kialakítása.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Clean Forever működése során jelentős mennyiségű ügyféladatot, projektinformációt, dokumentációt és belső feladatot kellett kezelniük, amelyek korábban több különböző rendszerben, táblázatokban és manuális folyamatokban voltak szétszórva. Az EKR projektekhez kapcsolódó adminisztráció különösen nagy kihívást jelentett, mivel a folyamatok magas szintű dokumentálást, auditálhatóságot és pontos státuszkövetést igényelnek. Az ügyféladatok kezelése, a szerződések előállítása, az aláírások nyomon követése, a projektstátuszok kezelése és a belső csapatok közötti kommunikáció jelentős manuális munkaterhelést eredményezett.
A vállalkozás számára problémát okozott az is, hogy a folyamatok nehezen voltak átláthatók vezetői szinten, így egy-egy projekt aktuális állapotának követése sok esetben manuális egyeztetést igényelt. Emellett a dokumentumkezelés és az auditfolyamatok adminisztratív kockázatot jelentettek, mivel a hibák vagy hiányzó információk később komoly üzleti és megfelelőségi problémákat okozhattak volna. A cég növekedésével egyre fontosabbá vált egy olyan rendszer bevezetése, amely automatizálja a kritikus folyamatokat, csökkenti az emberi hibák számát és skálázható módon támogatja a napi működést.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A WeDoCode a Clean Forever számára egy egyedi fejlesztésű, webalapú adminisztrációs és operatív rendszert készített, amely központi platformon kezeli az ügyfélfolyamatokat, projektadatokat, dokumentumokat és belső munkafolyamatokat. A rendszer lehetővé teszi az ügyfelek és projektek teljes életciklusának nyomon követését, a szerződések digitális kezelését, az auditálható dokumentumkezelést, valamint a különböző jogosultsági szintekhez kötött munkavégzést.
A fejlesztés során kiemelt szerepet kapott a folyamatok automatizálása, az adminisztratív terhek csökkentése és az átlátható működés biztosítása. A rendszer támogatja a digitális dokumentumkezelést, az elektronikus aláírási folyamatokat, a státuszkövetést, a belső feladatkezelést és az auditálható eseménynaplózást is. Emellett a platform skálázható módon képes kezelni a növekvő projektmennyiséget és a több szerepkörben dolgozó felhasználókat.
A bevezetést követően jelentősen csökkent a manuális adminisztrációra fordított idő, gyorsabbá vált az ügyintézés, javult az információk átláthatósága és a belső együttműködés hatékonysága. A rendszer hozzájárult a hibalehetőségek csökkentéséhez, a dokumentációk jobb nyomon követhetőségéhez és a compliance-követelmények biztonságosabb teljesítéséhez, miközben stabil digitális alapot biztosított a vállalat további növekedéséhez.
