Esettanulmány címe:
AI-alapú számlaellenőrzés és banki párosítás egy magyar könyvelőirodában
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szakmai, tudományos, műszaki tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő ügyfél egy budapesti székhelyű, 4 főt foglalkoztató könyvelőiroda, amely éves szinten átlagosan mintegy 80 millió forint nettó árbevételt ér el. A vállalkozás mikro-, kis- és középvállalkozások teljes körű könyvelési és számviteli feladatait látja el. Működése során havonta nagy mennyiségű beérkező és kimenő számlát, valamint banki tranzakciót dolgoz fel, amelyek ellenőrzése, jogszabályi megfelelőségének vizsgálata és egyeztetése jelentős adminisztratív ráfordítást igényel. A növekvő ügyfélszám mellett kiemelt cél a könyvelési folyamatok automatizálása, a manuális feladatok csökkentése és a szakmai kontroll fenntartása.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A könyvelőirodák működésének egyik legnagyobb kihívását a folyamatosan növekvő adminisztratív terhek és a nagy mennyiségű beérkező bizonylat gyors, pontos és jogszabályoknak megfelelő feldolgozása jelenti. Egy átlagos könyvelőirodában havonta több száz vagy több ezer számla, banki tranzakció és egyéb pénzügyi dokumentum érkezik különböző formátumokban és különböző csatornákon keresztül, amelyek feldolgozása jelenleg nagyrészt manuális munkafolyamatokra épül.
A könyvelőknek minden egyes bizonylat esetében ellenőrizniük kell a kötelező adattartalmat, a partneradatok helyességét, az alkalmazott ÁFA-kezelést, a matematikai egyezőségeket, valamint azt is, hogy a dokumentum megfelel-e a hatályos jogszabályi előírásoknak. Ezt követően a számlákat össze kell vetni a banki tranzakciókkal, kezelni kell a részfizetéseket, az összevont utalásokat, valamint fel kell tárni a hiányzó vagy eltérő tételeket.
A folyamat jelentős időráfordítást igényel, miközben nagy mennyiségű ismétlődő, alacsony hozzáadott értékű feladatot tartalmaz. A manuális adatfeldolgozás növeli az emberi hibák kockázatát, lassítja a havi zárási folyamatokat, és jelentős kapacitást von el a magasabb szakmai értéket képviselő feladatoktól, például az ügyfelek támogatásától vagy a pénzügyi tanácsadástól. A növekvő ügyfélszám következtében a könyvelőirodák számára egyre nehezebbé válik a kapacitások bővítése kizárólag új munkaerő felvételével, ezért kiemelt üzleti igénnyé vált a rutinszerű ellenőrzési és adminisztratív folyamatok intelligens automatizálása úgy, hogy a szakmai döntések továbbra is a könyvelők kezében maradjanak.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az AGNT Labs AI-alapú automatizációs megoldása egységes felületen támogatja a számlák feldolgozását, a jogszabályi megfelelőség ellenőrzését, a banki tranzakciók automatikus párosítását, valamint a hiányzó vagy problémás tételek kezelését.
A rendszer automatikusan beolvassa a beérkező számlákat, strukturált adatokká alakítja azokat, ellenőrzi a kötelező mezők meglétét, vizsgálja az adószámokat, az ÁFA-kezelést és egyéb jogszabályi megfelelőségi szempontokat. A bankkivonatok feldolgozása során intelligens párosítási javaslatokat készít a számlákhoz, kiemeli az eltéréseket és külön kezeli a kivételes eseteket.
Az automatikus ellenőrzések eredményeként a könyvelők kizárólag azokkal a tételekkel foglalkoznak, amelyek valóban szakmai döntést igényelnek. A rendszer előkészíti az ügyfelek részére küldhető értesítéseket is, így a hiányzó vagy javítandó dokumentumok bekérése lényegesen gyorsabbá és egységesebbé válik.
A megoldás alkalmazásának eredményeként jelentősen csökkent a manuális adminisztrációra fordított idő, felgyorsult a havi könyvelési ciklus, valamint egyszerűbbé vált a hibák és hiányosságok azonosítása. A könyvelők munkája átláthatóbbá vált, miközben a rutinjellegű ellenőrzések nagy részét a rendszer végzi el.
Az automatizáció következtében a repetitív adminisztratív feladatok elvégzéséhez szükséges idő drasztikusan csökkent, nőtt a feldolgozás sebessége és egységessége, javult a jogszabályi megfelelőség, valamint a szakemberek több időt tudnak fordítani magasabb hozzáadott értékű ügyféltámogatási és tanácsadási feladatokra. A megoldás emellett lehetővé teszi a könyvelőiroda számára az ügyfélszám növelését anélkül, hogy a feldolgozási kapacitást azonos arányban kellene bővíteni.
