Esettanulmány címe:
Integrált ERP rendszer a klímatechnikai beszerelés és karbantartás digitalizálására – Szalóki Klímatechnika
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Szalóki Klímatechnika egy magyarországi klímatechnikai vállalkozás, amely klímaberendezések beszerelésével és rendszeres karbantartásával foglalkozik lakossági és üzleti ügyfelek számára. A piac szezonális: nyáron jelentősen megnő a kereslet, ugyanakkor egész évben esedékesek az ütemezett szervizfeladatok. Informatikai erőforrások korlátozottak voltak: az adatok jelentős része Excel-táblázatokban, telefonos egyeztetéseken és papír alapú jegyzeteken alapult. A növekvő ügyfélkör és a visszatérő karbantartási feladatok kezelése egyre nagyobb adminisztratív terhet jelentett.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Szalóki Klímatechnika üzleti folyamatai a bevezetés előtt szétszórtan, manuálisan működtek. Az ügyfél- és telepítési adatok nem voltak egy központi rendszerben: a beszerelések, a készüléktípusok, a címek és a karbantartási ciklusok külön táblázatokban vagy személyes emlékezetben éltek. Emiatt gyakori volt, hogy elmaradt egy esedékes karbantartás emlékeztető, nehéz volt visszakeresni, melyik ügyfélnél milyen berendezés van telepítve, és mennyi idővel később esedékes újra a szerviz.
A karbantartási ütemezés különösen problémás volt. A szerelők napi munkájának tervezése telefonhívásokra, szóbeli egyeztetésekre és manuális listákra épült. Nem volt átlátható, kinek kell még telefonálni, ki egyeztetett már időpontot, és ki nem vette fel a hívást. A terepmunkához kapcsolódó címek nem voltak térképen megjelenítve, így az útvonaltervezés és a napi feladatok optimális sorrendje idő- és üzemanyag-pazarlást okozott.
A pénzügyi átláthatóság is hiányos volt. A beszerelések és karbantartások bevétele, valamint a munkához kapcsolódó kiadások nem voltak valós időben összekapcsolva, ezért a napi, havi és éves profit képe csak késve, nehezen állt össze. A vezetés nem tudott gyorsan dönteni arról, mely tevékenység hozza a legtöbb bevételt, hány új ügyfelet sikerült szerezni, és hogyan alakul a vállalkozás teljesítménye időszakonként.
Az ügyfélkommunikáció is manuális volt. A karbantartási emlékeztetők egyesével, e-mailen vagy telefonon történtek, ami időigényes és hibalehetőséget rejtett magában. Mindezek miatt a cég adminisztratív terhe nőtt, a növekedés pedig egyre inkább a manuális folyamatok határához ért.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Megoldásként egy a vállalkozás igényeire szabott, webes ERP rendszert fejlesztettünk és vezettünk be (https://erp.szalokiklima.hu). A rendszer moduláris felépítésű: ügyfélkezelés több telepítési címmel, készüléknyilvántartás, beszerelések rögzítése, karbantartások ütemezése, kiadások kezelése, valamint részletes statisztikai dashboard.
A beszerelések modulban rögzíthető a telepítés dátuma, az összeg, a profit, a készülék típusa és a karbantartási ciklus. Egy elvégzett karbantartás után a rendszer automatikusan létrehozza a következő, 6 vagy 12 hónap múlva esedékes szervizfeladatot, így megszűntek az emberi emlékezetre épülő ütemezési hibák.
A karbantartási modul Google Maps integrációval működik: az ügyfélcímek geokódolása után a napi és közelgő feladatok térképen jelennek meg, színkódolt státuszokkal (fel kell hívni, leegyeztetve, nem vette fel). A szerelők és az irodai munkatársak egy kattintással frissíthetik a hívás státuszát, megnyithatják az adott munkát, és láthatják az ügyfél elérhetőségét.
Az e-mail modul lehetővé teszi célzott vagy tömeges karbantartási emlékeztetők küldését, automatikusan kiválasztva az adott hónapban esedékes, még el nem végzett karbantartások ügyfeleit. A statisztikai felület valós idejű KPI-kat mutat: napi és havi bevétel, profit, új ügyfelek, beszerelések és karbantartások száma, valamint grafikonokon a bevételi források és a profit trend alakulása.
A bevezetés üzleti előnyei: gyorsabb adminisztráció, kevesebb elmaradt karbantartás, jobb terepmunka-tervezés, átláthatóbb pénzügyi kép és professzionálisabb ügyfélkommunikáció. A rendszer szerepkör-alapú hozzáférés-vezérléssel működik, így a vállalkozás digitális érettsége és skálázhatósága is javult anélkül, hogy bonyolult, nagyvállalati szoftverre lett volna szükség.
