Esettanulmány címe:
Modern papírmentes ügyfélbarát könyvelőiroda
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Don-Consulting Bt. 2020-ban alapított, nyergesújfalui székhelyű mikrovállalkozás, amelynek fő tevékenysége számviteli, könyvelési és adószakértői szolgáltatások nyújtása. A vállalkozás 2024-ben 2 főt foglalkoztatott, éves árbevétele meghaladta a 20 millió forintot. Ügyfelei elsősorban kis- és középvállalkozások, amelyek számára a könyvelési, adózási és kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátását biztosítja. A könyvelési piacot erős verseny, folyamatosan változó jogszabályi környezet, növekvő adminisztrációs terhek és egyre gyorsuló digitalizáció jellemzi. Az ügyfelek részéről egyre nagyobb az igény a gyors, pontos és digitális ügyintézésre. Kis létszámú szolgáltatóként a vállalkozás legfontosabb erőforrása a munkatársak szakmai tudása és munkaideje, ezért kiemelt jelentőségű számára a rutinfeladatok automatizálása, a digitális adatkapcsolatok használata és a hatékony munkaszervezés.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Don-Consulting Bt. működésének egyik fő kihívását az jelentette, hogy a könyvelési feladatokat egy korlátozott funkcionalitású, lokális környezetben működő programmal végezte. Ez a megoldás csak kis mértékben támogatta az automatizált munkafolyamatokat, az adatok elérése helyhez és eszközhöz kötött volt, valamint az egyes könyvelőirodai folyamatok jelentős része manuális közreműködést igényelt.
A vállalkozás célja egy korszerűbb, felhőalapú, automatizmusokra épülő könyvelési környezet kialakítása volt, amely csökkenti a rutinszerű adminisztrációt, gyorsítja az adatfeldolgozást, és egységesebb munkafolyamatokat tesz lehetővé. Fontos igényként jelent meg a könyvelőirodai folyamatok átgondolása és standardizálása, valamint azok automatizálása minden olyan területen, ahol ez technikailag és szakmailag megvalósítható.
További problémát jelentett az ügyfelekkel történő kapcsolattartás, az információk és dokumentumok átadásának többcsatornás, nehezen követhető módja. A könyvelési anyagok e-mailben, papíron vagy különböző fájlmegosztási megoldásokon keresztül érkezhettek, ami növelte az adminisztrációt, a hibalehetőséget és a visszakeresésre fordított időt.
A fejlesztés célja ezért nem csupán a könyvelőprogram cseréje volt, hanem egy egységes, digitális működési környezet kialakítása, amely támogatja az ügyfélkommunikációt, a dokumentumok strukturált átadását és tárolását, valamint a könyvelőiroda belső munkafolyamatainak hatékonyabb, átláthatóbb működését.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Don-Consulting Bt. digitális fejlesztésének központi eleme egy korszerű, egymással együttműködő szoftverkörnyezet bevezetése volt. A korábban használt, kisebb funkcionalitású lokális könyvelőprogram helyett a vállalkozás a RELAX könyvelőprogramot vezette be, amely szélesebb körű automatizálási lehetőségeket, modernebb adatkezelést és hatékonyabb könyvelési munkafolyamatokat biztosít.
A könyvelőiroda belső működésének támogatására a KapuSegéd rendszer került bevezetésre. Ennek segítségével átláthatóbbá váltak a könyvelőirodai folyamatok, jobban követhetők a határidők, feladatok és ügyfelekhez kapcsolódó teendők. A rendszer hozzájárult a manuális adminisztráció csökkentéséhez, az ismétlődő feladatok egységes kezeléséhez, valamint a munkaszervezés hatékonyságának növeléséhez.
Az ügyfelekkel való együttműködés modernizálását az ÜgyfélSegéd bevezetése támogatta. A megoldás lehetőséget biztosít a könyvelési anyagok és dokumentumok strukturált digitális átadására, tárolására és visszakeresésére, valamint egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi a könyvelőiroda és ügyfelei közötti kapcsolattartást.
A három rendszer együttes használatával a vállalkozás működése egységesebb, gyorsabb és kevésbé manuális lett. Csökkent a többszörös adatbevitel, a dokumentumok keresésére és adminisztrációjára fordított idő, javult a feladatok nyomon követhetősége, valamint gyorsabbá vált az ügyfelek kiszolgálása. A felszabaduló munkaidő nagyobb részben fordítható szakmai, ellenőrzési és ügyféltámogatási feladatokra.
