Esettanulmány címe:
Egyedi szoftveres megoldás fejlesztése és bevezetése a műszaki dokumentáció és árajánlat-készítés automatizálására
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
feldolgozóipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél több mint 20 főt foglalkoztató, speciális gép- és alkatrészgyártással, valamint forgácsolási tevékenységgel foglalkozó vállalkozás. Működésében jelentős szerepet kapnak a műszaki rajzok, a gyártási paraméterek, az alapanyagokra és megmunkálási folyamatokra vonatkozó adatok, valamint a korábbi projektek és árajánlatok információi.
A növekvő megrendelésszám és az ügyféligények egyre nagyobb változatossága miatt felértékelődött a gyors és pontos ajánlatadás képessége. A vállalkozás rendelkezett a szükséges szakmai tudással és belső adatokkal, azonban ezek feldolgozása jelentős manuális munkát igényelt. A digitalizáció célja ezért a meglévő szakmai erőforrások hatékonyabb kihasználása és az ajánlatadási folyamat informatikai támogatása volt.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalkozás ajánlatadási folyamata nagymértékben manuális volt. Egy-egy egyedi gyártási igény esetén a munkatársaknak a beérkezett műszaki dokumentációt és rajzokat át kellett tekinteniük, a szükséges műszaki paramétereket ki kellett gyűjteniük, majd ezeket össze kellett vetniük a vállalkozás belső adatbázisaiban található információkkal.
A szükséges adatok több forrásból álltak rendelkezésre, ezért azok kikeresése, ellenőrzése és rendszerezése jelentős időráfordítással járt. Egy összetettebb ajánlat elkészítése akár több órát is igénybe vehetett. Ez lassította az ügyfelek felé történő visszajelzést, növelte az adminisztrációs terhelést, és korlátozta a vállalkozás kapacitását az új megkeresések gyors feldolgozására.
A vállalkozás olyan személyre szabott digitális megoldást kívánt bevezetni, amely képes támogatni a műszaki dokumentáció feldolgozását, a releváns adatok kigyűjtését és rendszerezését, valamint az ajánlatkészítéshez szükséges információk előállítását.
Kiemelt követelmény volt az üzleti és műszaki adatok biztonságos kezelése. A vállalkozás bizalmas gyártási, műszaki és árazási információi miatt olyan megoldásra volt szükség, amely zárt, helyi informatikai környezetben is működtethető, külső felhőalapú adattárolás alkalmazása nélkül.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A projekt során egyedi, a vállalkozás működési folyamataihoz és belső adatstruktúrájához igazított szoftveres megoldást fejlesztettünk. A rendszer célja a műszaki dokumentáció feldolgozásának, a szükséges adatok kigyűjtésének és az ajánlatkészítés előkészítésének automatizált támogatása volt.
A megoldás mesterséges intelligencián alapuló technológiákat alkalmaz a műszaki rajzok és dokumentációk elemzésére. A rendszer képes a releváns műszaki paraméterek azonosítására és kigyűjtésére, valamint azokat a vállalkozás belső adataival összevetve rendszerezett formában előállítani. Az eredményeket strukturált Excel-táblázatban jeleníti meg, amely az ajánlat végleges kalkulációjának elkészítését jelentősen megkönnyíti.
A fejlesztés a vállalkozás meglévő munkafolyamataihoz igazodott, ezért nem igényelte a teljes működési folyamat átalakítását. A zárt, helyi környezetben történő működés biztosítja a bizalmas műszaki és üzleti adatok kontrollált kezelését.
A bevezetés eredményeként az ajánlatkészítéshez szükséges információk feldolgozási ideje jelentősen csökkent: a korábbi, akár 4 órás manuális folyamat mintegy 30 percre rövidült. Ez havi szinten hozzávetőleg 4 munkanapnyi kapacitás felszabadulását eredményezte.
A fejlesztés ezáltal csökkentette az adminisztrációs terheket, gyorsította az ügyfelek megkereséseire adott válaszokat, javította az ajánlatkészítés hatékonyságát, és lehetővé tette, hogy a felszabaduló szakmai kapacitást a vállalkozás magasabb hozzáadott értékű feladatokra és stratégiai fejlesztésekre fordítsa.
