Esettanulmány címe:
eHÁZ felhő-alapú társasházkezelői platform bemutatása
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő ügyfél egy hazai, professzionális társasházkezeléssel és közös képviselettel foglalkozó kis- és középvállalkozás, amely több száz lakás és nem lakás céljára szolgáló ingatlan kezelését végzi. A szektor működését erős adminisztrációs és jogszabályi megfelelési kényszer, nagy mennyiségű pénzügyi tranzakció, valamint folyamatos tulajdonosi kommunikáció jellemzi. A társasházkezelés hagyományosan munkaerő-intenzív tevékenység, miközben a piacon egyre nehezebb megfelelő adminisztratív és könyvelési munkaerőt találni. Az ügyfél korlátozott humánerőforrás mellett kívánta növelni kezelt ingatlanállományát, ezért olyan megoldásra volt szüksége, amely automatizálja a pénzügyi és adminisztratív folyamatokat, csökkenti a manuális munkát, és lehetővé teszi a működés skálázását létszámbővítés nélkül.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A társasházkezelés hagyományosan rendkívül adminisztrációigényes, sokszereplős tevékenység. Egy közös képviseletnek egyszerre kell kezelnie a társasházak pénzügyeit, könyvelését, számláit, banki tranzakcióit, tulajdonosi egyenlegeit, közüzemi adatokat, dokumentumokat, követeléseket, közgyűléseket és a lakókkal folytatott kommunikációt. Ezek a folyamatok korábban jellemzően különálló programokban, Excel-táblákban, papíralapon és e-mailben működtek.
A legfontosabb üzleti probléma ebből adódóan a széttagolt adatkezelés, a jelentős manuális munkavégzés és az ebből fakadó alacsony hatékonyság volt. Ugyanazokat az adatokat sok esetben több rendszerben kellett rögzíteni, a banki és könyvelési műveletek jelentős emberi erőforrást igényeltek, a tulajdonosi megkeresések pedig tovább növelték az ügyfélszolgálati terhelést.
Mindez egyben komoly növekedési korlátot is jelentett: egy társasházkezelő vállalkozás csak újabb munkatársak felvételével tudott több épületet és tulajdonost kiszolgálni. A növekvő adminisztráció emellett növelte a hibák, az adateltérések és a késedelmes ügyintézés kockázatát.
Az eHÁZ fejlesztésének célja ezért egy olyan integrált digitális platform létrehozása volt, amely egy rendszerbe szervezi és lehetőség szerint automatizálja a társasházkezelés teljes működését, miközben közvetlen digitális hozzáférést biztosít a tulajdonosok számára is.
Az üzleti kihívás tehát nem egyszerűen a papíralapú működés digitalizálása volt, hanem egy hagyományosan munkaerő-intenzív szolgáltatási modell átalakítása úgy, hogy az hatékonyabbá, átláthatóbbá és jelentősen jobban skálázhatóvá váljon.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az eHÁZ egy felhőalapú, integrált társasházkezelési platform, amely egy rendszerben kapcsolja össze a társasházkezelés pénzügyi, adminisztrációs és kommunikációs folyamatait. A megoldás bevezetésével az ügyfelek a korábban különálló rendszerekben vagy manuálisan végzett feladatokat egységes adatbázisból kezelhetik.
A rendszer támogatja többek között a társasházi könyvelést, a tulajdonosi egyenlegek nyilvántartását, a számlázást, a NAV-adatok szinkronizálását, a banki tranzakciók feldolgozását, a csoportos beszedést, a követeléskezelést, a dokumentumkezelést és a lakókkal történő digitális kapcsolattartást. A tulajdonosok saját online felületen és mobilalkalmazáson keresztül férhetnek hozzá az őket érintő információkhoz, ezáltal számos korábbi ügyfélszolgálati megkeresés önkiszolgáló módon kezelhetővé válik.
A bevezetés legfontosabb üzleti eredménye a manuális adminisztráció és a párhuzamos adatkezelés jelentős csökkenése. Az automatizált adatkapcsolatok és munkafolyamatok gyorsabb pénzügyi feldolgozást, kevesebb hibalehetőséget és naprakészebb adatállományt eredményeznek.
A rendszer további lényeges előnye a skálázhatóság: az eHÁZ-t használó társasházkezelők nagyobb ingatlanállományt képesek kezelni anélkül, hogy az adminisztratív létszámot azonos arányban kellene növelniük. Ez közvetlenül javítja az egy munkatársra jutó kezelt ingatlanok számát és a vállalkozások költséghatékonyságát.
Az eHÁZ emellett növeli a szolgáltatás átláthatóságát és az ügyfélélményt is, mivel a tulajdonosok gyorsabban, közvetlenül és folyamatosan hozzáférhetnek pénzügyi adataikhoz, dokumentumaikhoz és a társasház működésével kapcsolatos információkhoz. A megoldás így egyszerre eredményez hatékonyabb működést, alacsonyabb adminisztrációs terhelést, jobb ügyfélkiszolgálást és nagyobb növekedési képességet.
