Esettanulmány címe:
Mobilszerviz egy rendszerben: megbízói ügyek, határidők és elszámolás papír és táblázatok nélkül, a FirstERP-vel
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Id. Szilvási Tibor egyéni vállalkozó (székhely: Anarcs, Szabolcs-Szatmár-Bereg megye) fő tevékenysége mobiltelefonok és táblagépek javítása, amelyet alvállalkozóként, cégek megbízásából végez: üzlethálózatok, kereskedők küldik hozzá az ügyfeleiktől átvett készülékeket kijelző- és akkumulátorcserére, csatlakozó- és alaplapi javításra, szoftveres helyreállításra. Mikrovállalkozás, 2 fővel. A megbízók szigorú átfutási időt várnak, mert a saját vevőiknek ők felelnek a javításért; minden ügyben tudniuk kell, hol tart a készülék, mennyibe kerül a javítás, és garanciális-e. A munka nagy része egyenként érkező, de sok párhuzamos ügy, több megbízótól, eltérő árakkal és elszámolással. A vállalkozás szűk erőforrással dolgozik, így minden adminisztratív perc a javítástól megy el.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A bevezetés előtt a megbízóktól érkező munkák több, egymással nem összekötött eszközön futottak: a készülék mellé kapott papír munkalap vagy e-mail, Excel-táblázat a nyitott ügyekről megbízónként, külön számlázóprogram, telefonos és üzenetes egyeztetés a megbízók boltjaival, az alkatrészkészlet pedig jegyzeteken. Ez visszatérő gondokat okozott:
- Az átvételkor nem mindig került rögzítésre az IMEI-szám, a tartozékok és a készülék állapota, így a megbízóval vagy a végső vevővel felmerülő garanciális vitánál nem volt mire hivatkozni.
- A megbízók gyakran telefonon érdeklődtek az ügyek állapotáról, ami folyamatosan megszakította a munkát.
- Nehéz volt látni, melyik ügy közelíti vagy lépte túl a megbízóval vállalt határidőt, és melyik vár árajánlat-jóváhagyásra vagy alkatrészre.
- Egy készülék korábbi javításait és a garancia érvényességét nehéz volt visszakeresni, pedig ugyanaz a készülék akár másik megbízótól is visszaérkezhetett.
- A havi elszámolást megbízónként kézzel kellett összeállítani a táblázatokból; az alkatrészköltség és a munkadíj nem állt össze ügyenként, így nem látszott, melyik megbízó és melyik javítástípus mennyit hoz.
- A készlet (kijelzők, akkumulátorok) aktuális állapota nem volt naprakész, ezért volt felesleges és elmaradt rendelés is.
A cél egy olyan rendszer volt, amely a megbízói ügyeket a beérkezéstől a visszaküldésig egy helyen kezeli, a megbízót automatikusan tájékoztatja, és a számlázást, az elszámolást és a készletet ugyanebből az adatból viszi – egy mikrovállalkozás méretéhez illő, felhős, havidíjas formában.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A vállalkozás a FirstERP vállalatirányítási rendszert vezette be, a szerviz-, készlet-, számlázó- és ügyfélkezelő modulokkal.
Megoldás:
- Ügyfelvétel megbízónként: a megbízó cég, a végső vevő, a készülék IMEI-szám alapján (ellenőrzéssel), a hiba, az átvett tartozékok és fotók; a rendszer jelzi a készülék korábbi javításait és a garancia állapotát.
- Szakaszolt munkafolyamat: beérkezett → bevizsgálás → árajánlat → javítás → visszaküldhető, határidő-figyeléssel.
- Automatikus értesítés a megbízónak minden állapotváltásnál, az árajánlat jóváhagyása online.
- Alkatrész és munkadíj az ügyhöz rendelve; megbízónkénti árak, havi elszámolás és NAV-kompatibilis számla a rögzített ügyekből.
- Naprakész alkatrészkészlet minimum-szintekkel és beszerzési javaslattal.
- A beépített AI-asszisztens összesít (pl. megbízónként a nyitott és a határidőn túli ügyek, a havi forgalom), és előkészíti a megbízói leveleket, jóváhagyásra.
Elért előnyök:
- Minden javítás visszakereshető IMEI szerint, a garanciális kérdések dokumentáltak.
- Jelentősen kevesebb az érdeklődő hívás, mert a megbízó magától értesül.
- A határidőn túli vagy elakadt ügyek azonnal látszanak, a vállalt átfutás tartható.
- A havi elszámolás megbízónként néhány kattintás, nincs kézi összesítés és dupla rögzítés.
- Megbízónként és javítástípusonként látszik a bevétel, az alkatrészköltség és a fedezet, ami megalapozza az árazást.
- A készlet naprakész, kevesebb a felesleges és az elmaradt rendelés.
