Esettanulmány címe:
Létszámbővítés vagy új rendszer ?
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
G és K Food Kft.
Ágazat : Élelmiszer nagykereskedelem
Éves nettó árbevétel : 1 079 023 000
Fő tevékenység: Fagyasztott élelmiszerek nagykereskedelme, országos terítése
Létszám: 24 fő
Fő beszállítója: Unilever Magyarország Kft.
Kereskedelmi rendszer: Unilever által előírtaknak megfelelően az Unilever központi rendszerét kell használniuk (Revolution Iroda++)
Könyvelési rendszer: Cosinus
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A G és K Food Kft. képviselője 2014-ben kereste meg cégünket azzal a problémával, hogy az akkor használatos rendszerük kezelhetetlenné vált. Az értékesítések számának jelentős megnövekedése miatt a probléma kiterjedt mind az értékesítési rendszerből kapott ISIS számlák, mind a partner törzs, a pénztár bizonylatok, és a banki tételek könyvelésére. További problémát jelentett, hogy az azonos partner külön telephelyű egységeit (telephelyenként van a nyilvántartás), a könyvelésben gyűjtő partnerekre kell könyvelni.
Az importálást a Cosinus könyvelési rendszer nem tudta elvégezni, a megnövekedett tételszám miatt a rendszer oly mértékben lelassult, hogy akadályozta a naprakész könyvelést és már a havi áfabevallás határidejének betartását is veszélyeztette.
További nehézségként jelentkezett, hogy a probléma gazdasági év közben jelentkezett, és a megoldással nem lehetett az év végéig várni. Vagy plusz 2 fő munkavállaló felvételére lett volna szükség, vagy rendszer-átalakításra.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Ahhoz, hogy a feladatnak megfeleljünk, az általunk fejlesztett Klétus Soft 2010 programot kellett kiegészítő modulokkal ellátni.
A feladatot három jelentős részre kellett bontani:
1. A korábbi rendszer adatainak tételes átkonvertálása az új rendszerbe a folyamatosság megőrzésével.
2. A Revolution Iroda++ ISIS számlák, a partner törzs, a pénztár importálásának megvalósítása
3. A banki könyvelés felgyorsítása.
Az 1. és 2. pont egyedi fejlesztést igényelt, mivel ezekhez még nem voltak kész moduljaink.
Elkészítettük a programot, amely elvégezte az adatmigrálást. Ellenőrzés után telepítésre került a kifejlesztett ISIS interface, mely beépítésre került a rendszerünkbe.
Az interface felviszi az új ügyfeleket, biztosítja a telephelyek gyűjtőre történő összesítésének rugalmas kezelését, lekönyveli a számlákat, vezeti a pénztárt (alpénztár segítségével), kezeli a pénztár egyenlegének a mértékét (feltöltéssel, pénzkivéttel).
Bár a rendszerünk alkalmas banki kivonatok automatikus lekönyvelésére, a partnerünk a kézi könyvelés mellett döntött, mivel a sok időszakos (több számla) fizetés miatt a teljesítés nem mindig paraméterezhető, tekintve, hogy sokszor nem a számla kibocsátás sorrendjében történnek a teljesítések (azok külön levélben érkeznek).
Mivel a rendszerünkben a banki tételek kézi rögzítése is rendkívül gyors és automatizált, a megoldás így is átütő volt a régi rendszerhez képest.
Végeredmény:
Nem lett szükség a 2 új munkavállaló felvételére, sőt a jelentős idő megtakarítás révén a meglévő munkaerő leterheltsége is csökkent.
A rendszer bevezetése után 1 hónapon belül naprakész lett a könyvelés.
