Esettanulmány címe:
A felhő alapú levelezés a közszférában
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
közigazgatás, védelem; kötelező társadalombiztosítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Fővárosban található kerületi önkormányzat, 200 fő dolgozói létszámmal. Jellemzően saját erőforrások felhasználásával, éves költségvetés alapján végzik tevékenységüket.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az Önkormányzat részéről felmerült az igény, hogy az eddig használt Microsoft Exchange 2003 levelező rendszerét egy modernebbre cserélje. Az Önkormányzat működésében egyre kritikusabb szerepe van a levelezés szolgáltatásnak, emiatt nőttek a rendszer rendelkezésre állásával kapcsolatos elvárások és a felhasználók tárterület szükséglete is jelentősen növekedett.
A problémára a levelezésnek az Office 365 felhőbe történő kiszervezése jelentette a költséghatékony megoldás. Ezzel a megoldással maximálisan sikerült kielégíteni az új elvárásokat úgy, hogy emellett a levelezés üzemeltetésének költségei is csökkentek.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megoldás
Az Önkormányzat szükségleteinek felmérését követően két licence típus került meghatározásra. A licenckonstrukció rugalmassága lehetővé tette, hogy a felhasználók egyik felének Office 365 Enterprise E1, míg a kiemelt felhasználóknak Office 365 Enterprise E3 licencet vásároljon az Önkormányzat a kormányzati szegmensnek járó speciális kedvezménynek köszönhetően nagyon előnyös áron.
Az Önkormányzat a Futurion Kft szakembereit kérte fel az átállás megvalósítására.
Előnyök
Az Office 365 bevezetése mind az Önkormányzat felhasználói, mind az IT üzemeltetés számára számos előnyt hozott.
Az új levelezési szolgáltatást az Önkormányzat dolgozói biztonságosan tudják igénybe venni bármilyen hálózatról, ahonnan van Internet hozzáférés illetve bármilyen levelezésre alkalmas készülékről (asztali számítógép, notebook, okostelefon, táblagép). A szolgáltatás stabilitása érezhetően növekedett, nincsenek idegesítő fennakadások a mindennapi munkában a levelezés leállása miatt.
Az 50 GB-os postafiókok a jelenlegi felhasználási mód mellett várhatóan 10-12 év levelezésének tárolására elegendőek, így a lokális archívumok véglegesen megszűnhettek. Emellett az Office 365 az E3-as licenckonstrukcióban korlátlan méretű online archívumot is biztosít.
Az E3 licenc lehetőségeit kihasználva a kiemelt felhasználóknál lehetőség nyílt a legfrissebb Office 2013 Professional használatára, amely kibővült funkcionalitásával és ergonomikus felhasználói felületével minőségi ugrást jelent az irodai dolgozók munkájának támogatásában.
Az E3 előfizetések új csoportmunka szolgáltatások (Skype vállalti verzió, SharePoint) bevezetésére is lehetőséget adnak. Ezeknek az alkalmazásával a jövőben gördülékenyebbé és hatékonyabbá válhat az egyes területek együttműködése az Önkormányzaton belül.
Az Office 365 bevezetése a Csepel Önkormányzat IT üzemeltetésének is nagy könnyebbséget hozott.
