Esettanulmány címe:
Felhőalapú hitelesített dokumentumkezelő a munkaerőkölcsönzésben
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Adecco Kft:1991-ben alakult meg a svájci Adia leányvállalataként 7.5 millió forint alaptőkével, az Adia SA 90%-os és az Adia Ausztria 10%-os tulajdonrészével. Adecco néven 1997 óta, az ADIA és a francia ECCO globális fúziója óta működünk. Irodáik a teljes földrajzi lefedettség érdekében az ország minden régiójában megtalálhatóak. Budapesten kívül jelenleg 7 vidéki iroda üzemel.
Közel 100 állandó munkatársuk gondoskodik ügyfeleik és munkavállalóik igényeinek kielégítéséről, így évente több mint 500 munkavállalónak segítenek állandó munkához jutni, naponta 3500-4000 időszakos munkatárs számára biztosítanak munkalehetőséget. A cég 1996-ban az ISO 9002:1994 szabvány követelményeinek megfelelő minőségbiztosítási rendszert vezetett be, melyet 2002-ben az új, ISO 9001:2000. szabványnak megfelelően alakítottak át, ezzel is biztosítva partnereik számára az egyenletesen magas színvonalú szolgáltatásokat.
2016-os árbevétel: 13+ milliárd.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A megoldandó üzleti probléma a cégen belüli eredeti, papír alapú hivatalos dokumentumok központosított kezelése. A cég 8 magyar telephelye közötti hatékony kommunikációt jelentősen korlátozza a papír alapú dokumentumok mozgatása, amely a jelenlegi postázási megoldással időigényes, drága és nem kellően biztonságos. Ennek köszönhetően a dokumentumok érkeztetése, iktatása pontatlan és nem egységes. A papír alapú dokumentumok megfelelő tárolása a törvényileg előírt határideig és visszakeresése nagyon időigényes és költséges.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
- A papír alapú hivatalos dokumentumok digitalizálása. A rendszer bevezetése előtt keletkezett és tárolt papír alapú hivatalos dokumentumok hiteles tárolásának lehetősége is megoldott
- Többszintű jogosultságkezelés a programhoz, a tárolt dokumentumokhoz, vagy a dokumentum egyes adatainak láthatóságához, módosításához
- A papír, a nyomtatás, a fénymásolás, a szkennelés és a postázás költségének jelentős csökkentése
- A hiteles digitális dokumentumok mellett a papír alapú hivatalos dokumentumok megszűntetése, visszaküldése újra felhasználásra
- A törvényi előírásoknak megfelelő biztonságos dokumentum tárolás
- A digitalizált dokumentumok legfontosabb azonosítói (index adatok) elektronikus formában (.csv fájlba exportálva) rögzíthetők
- A különböző dokumentum csoportokban lévő, de projekt szempontból összetartozó dokumentumok különböző logikák szerint összekapcsolhatók
- Keresés lehetősége a teljes nyomtatott betűs archivált és hiteles dokumentumokból az OCR felület segítségével
- Azonnali, biztonságos és díjmentes postázás a telephelyek között
- Időszakos hozzáférési lehetőség biztosítása egyes dokumentumokhoz külső cégeknek, hatóságoknak (pl. könyvelő iroda, NAV stb.)
- A digitalizált dokumentumok gyors és hatékony visszakeresési lehetősége
- A dokumentumok kezelésével foglalkozó munkaerő átcsoportosítható a cég más területeire
- A mobil applikáció segítségével a digitalizált dokumentumok bárhonnan, bármikor elérhetők (internet szolgáltatás megléte esetén)
- A mobil applikáció és az ipari PDA készülékek segítségével bárhonnan, bármikor dokumentumok hitelesítve rögzíthetők úgy, hogy a cég központjában azok azonnal elérhetővé és felhasználhatóvá válnak (internet szolgáltatás megléte esetén)
- A GreenArchive szolgáltatás folyamatosan kiterjeszthető más üzleti folyamatokra is (pl. jelenlét igazolása hiteles fényképpel stb.)
- A GreenArchive szolgáltatás bevezetésével a referencia cég jelentős lépést tett a papírmentes iroda, így a környezettudatos működés irányába.
