Esettanulmány címe:
Odoo rendszer bevezetése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
információ, kommunikáció
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Odoo ERP rendszer bevezetése rendszergazdai, biztonságtechnológiai és informatikai szolgáltatásokat nyújtó, magyar tulajdonú KKV számára.
A közel 100 millió forintos éves árbevételű szervezet 2006-ban alapult, fő tevékenységi köre rendszergazdai szolgáltatások nyújtása hazai mikro-, kis- és középvállalkozások számára.
Szolgáltatási portfoliója kiterjed irodai informatikai eszközök, szerverek és biztonságtechnikai megoldások beszerzésére, üzemeltetésére és napi támogatására egyaránt. Vállalja ügyfelei informatikai igényeinek felmérést, profiljukhoz illeszkedő irodai eszközök és szerveren futó üzleti alkalmazások beszerzését, üzemeltetését és a folyamatosan felmerülő ügyféligények kiszolgálását 10 fő körüli alkalmazotti létszámmal.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A cég folyamatosan bővülő ügyfélköre jelentősen növelte a belső folyamatainak komplexitását. A működés hatékonyságának fenntartásához és folyamatos javításához a tulajdonosok szükségesnek látták a korábbi megoldások (jellemzően excel) kiváltását strukturált, kontrollált vállalatirányítási megoldással.
Az implementáció első fázisa az ügyféltörzs importálására, adatfrissítésére és a csoportmunka szervezésének támogatására fókuszált. A vállalkozás távtámogatást és helyszíni kiszállást igénylő támogatást is nyújt ügyfelei számára. A helyszíni kiszállások szervezése, a kiszállítandó eszközök nyomonkövetése a rendszer projektmenedzsment moduljának bevezetésével áttekinthetővé vált.
A vállalkozás informatikai eszközök kereskedésével is foglalkozik, intézi az ügyfelek igényeihez igazodó beszerzéseket. Ezen szolgáltatáshoz kapcsolódóan gyorsan mozgó készletek és nagyszámú bejövő számla jellemzi a működést, melyek kezelése a rendszerben történik, megkönnyítve így nemcsak az akutális készletek megtekintését, de a garanciális ügyek intézését, valamint a szervíz folyamatok nyomokövetését egyaránt. Cél volt továbbá a terméktörzs egységesítése, mely az integrált rendszer segítségével könnyen megvalósíthatónak bizonyult.
Az implementáció következő fázisa az online ügyfélportál és az analitikus könyvelés kialakítására, testreszabására koncentrált, mivel az ügyfelek igényelték a bejelentéseik, kéréseik transzparens kezelését, valamint a tulajdonosok is igényelték az ügyfelekhez kapcsolódó költségek és bevételek egységes rendszerben történő, elemezhető nyilvántartását.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az Odoo ERP rendszer bevezetésével egységes csatornába kerültek a beérkező igények, átláthatóvá és nyomonkövethetővé váltak a támogatási kérések.
A bejövő számlák rendszerezett kezelése jelentősen növelte az esedékes és pénzügyileg rendezett szállítói számlák áttekinthetőségét, segítette a pontosabb cashflow tervezést.
A készletek pontos, cikkszámra is kiterjedő nyilvántartása megkönnyítette a termékek mozgásának nyomonkövetését, továbbá a garanciális visszavételezések és javítások intézésének koordinálása egyszerűsödött, így felgyorsultak ezen folyamatok is.
A mindennapi működés integrált rendszerben történő támogatása javította a pénzügyi tervezést, hozzájárult a költségek optimalizálásához, a logisztikai folyamatok felgyorsításához, a koordinációs igények csökkenéséhez és a csoportmunka hatékonyságának javulásához egyaránt.
