Esettanulmány címe:
Office 365 bevezetés esettanulmány - A felhő alapú levelezés egy magyar kisvállalatnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
információ, kommunikáció
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az Info-Frame Kft. 10+ éve a magyar informatikai piacon működő fejlesztő vállalkozás.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az Info-Frame Kft. részéről felmerült az igény, hogy a vállalati levelezés szolgáltatást korábban biztosító Microsoft Exchange 2003 alapú rendszerét modernebbre cserélje. A vállalat működésében kritikus szerepe van a levelezés szolgáltatásnak, folyamatosan nőttek a rendszer rendelkezésre állásával és felhasználói funkcionalitással kapcsolatos elvárások, valamint jelentősen növekedett tárterület igény is. Elkerülhetetlenné vált a rendszer modernizálása, amelyre a projekt megvalósítása idején elérhető legújabb Microsoft Exchange 2013 szerver verzióra történő átállás, vagy a Microsoft felhő alapú megoldására, az Exchange Online-re történő migráció jelentette a két alternatívát.
A technológiai és költséghatékonysági megfontolások alapján a választás az Office 365 felhő szolgáltatás részét képező Exchange Online-ra történő átállásra esett. Ezzel a megoldással maximálisan sikerült kielégíteni az új elvárásoka amellett, hogy a levelezés üzemeltetésének költségei is csökkentek. Az Info-Frame Kft. igényeinek felmérését követően két licence típus került meghatározásra. A licenckonstrukció rugalmassága lehetővé tette, hogy a felhasználók egyik felének Office 365 Enterprise E1, míg a kiemelt felhasználóknak Office 365 Enterprise E3 licencet vásároljon, míg néhány alacsonyabb igényű felhasználó számára pedig Exchange Online Kiosk licenc került előfizetésre.
Az Info-Frame Kft. az Üzleti Rendszerek Kft. szakértő csapatát bízta meg az átállás megvalósításával.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az Office 365 bevezetése mind az Info-Frame Kft. felhasználói, mind az IT üzemeltetés számára számos előnyt hozott.
Az új levelezési szolgáltatást a vállalat dolgozói biztonságosan tudják igénybe venni bármilyen hálózatról, ahonnan van Internet hozzáférés illetve bármilyen levelezésre alkalmas készülékről (asztali számítógép, notebook, okostelefon, táblagép). A szolgáltatás stabilitása érezhetően növekedett, nincsenek idegesítő fennakadások a mindennapi munkában a levelezés leállása miatt.
Az 50 GB-os postafiókok a jelenlegi felhasználási mód mellett várhatóan 10-12 év levelezésének tárolására elegendőek, így a lokális archívumok véglegesen megszűnhettek. Emellett az Office 365 az E3-as licenckonstrukcióban korlátlan méretű online archívumot is biztosít.
Az E3 licenc lehetőségeit kihasználva a kiemelt felhasználóknál lehetőség nyílt a le
Az Office 365 bevezetés projekt az Info-Frame Kft. életében az alábbi fontosabb eredményeket hozta, már rövid távon:
• A levelezés szolgáltatás bárhonnan bármilyen eszközről való megbízható, folyamatos elérése lehetővé tette, hogy fontos üzeneten rövid időn belül megválaszolásra kerülhessenek, a számos helyzetben jelent előnyt, elsősorban a cégvezetők és az ügyfelekkel közvetlenül kapcsolatot tartó munkatársak számára
• Az Ügyfelekkel folytatott, elsősorban technikai jellegű megbeszélésekre jelentős részben személyes találkozó helyett Skype for Business használatával kerül sor, számos utazással töltött időt megtakarítva ezzel
• A SharePoint Online bevezetésével, az azon megvalósított egyedileg testreszabott funkcióknak köszönhetően a fejlesztő kollégák közötti együttműködés, a projektek és feladatok nyomon követése, valamint az irodai munkatársak számára adminisztratív feladat elvégzése vált egyszerűbbé és hatékonyabbá
Összességében elmondható, hogy az Office 365 bevezetésével Info-Frame Kft. munkatársai a napi munka során jól mérhető mennyiségű időt takarítanak meg, jelentősen javítva ezáltal a vállalat működésének hatékonyságát.
