Esettanulmány címe:
PTE EHÖK Drive
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
oktatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Hallgatói Önkormányzata az a szervezet, mely a hallgatói érdekek képviseletével és védelmével foglalkozik. Tevékenységünket a kari részönkormányzatokkal és az egyetemi vezetéssel együttműködve végezi. Legfőbb feladata a hallgatók jogainak védelme és érdekeinek képviselete tanulmányi, térítésekkel és juttatásokkal kapcsolatos, kollégiumi és egyéb egyetemi ügyekben, valamint programszervezési tevékenységet is folytatunk, hogy a hallgatók tanulmányai mellett kikapcsolódásuk is biztosítva legyen. Ennek érdekében meglehetősen gyakori és kiterjedt dokumentumkezelési eljárásra van szükség a mindennapi adminisztratív feladataik ellátására, ami egy átfogó és könnyen kezelhető rendszer hiányában rendkívül nehézkes.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Pécsi Tudományegyetem Hallgatói Önkormányzatának szüksége volt egy olyan szerverszolgáltatással egybekötött dokumentumkezelő rendszerre, mely segítségével egy felületen, átláthatóan végezhetik a dokumentumok mindennapos iktatását, ügyintézését úgy, hogy ez az ügymenet teljes folyamatát képes végig kísérni.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A W5 Informatikai Kft. évtizedes know howjával létrehozott egy olyan felhőalapú dokumentumkezelő-rendszert, mely abszolút az adminisztrációt végző kollégák mindennapos ügymenetén alapul. A rendszerbe kiterjedt jogosultságkezelést integráltunk, mely segítségével könnyedén meghatározható a felhasználók jogköre. A háttérrendszert egy maximális biztonságú szerverhálózat támogatja, melyben az adatvesztés lehetősége kizárt.
Az ügyintézők létrehozhatnak új dokumentumokat, melyeket akár elmenthetnek piszkozatként vagy továbbíthatnak feldolgozandó státuszba. Ezt követően az anyagok visszaküldhetők javításra vagy lezárhatók. A könnyű átláthatóság érdekében megkülönböztetjük a módosítottan lezárt, illetve lezárt dokumentumokat. A dokumentumtár funkció hivatott a dokumentumok iktatására, összesítésére és kezelésére. A kollégák közötti folyamatos információáramlás biztosítása érdekében létrehoztunk egy hírek modult, mely dinamikus frissíthető tartalmakkal.
