Adatlap

Esettanulmány címe:

MyLION ERP bevezetése egy 20 fős gyártó és kereskedelmi cégcsoportnál

Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:

kereskedelem, gépjárműjavítás

Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:

Két céget szeretnénk bemutatni. Az egyikük serlegeket, sport relikviákat gyárt, másikuk pedig ezekkel a termékekkel kereskedik. A gyártócég alkatrészeket importál az EU területén belülről és kívülről és ezekből az alkatrészekből megrendelés alapján, illetve készletre is késztermékeket gyárt. A kereskedelmi cég a beérkező kis- és nagykereskedelmi megrendeléseket teljesíti, illetve a késztermékekre egyedi emblémázást készít. A megrendeléseket webáruházon keresztül is fogadják. Az ügyfelek kiszolgálása üzlethelyiségben személyesen, illetve futárszolgálattal történik. A két cég kereskedelmi és pénzügyi elszámolásokat végez egymás között. A két cégnél nincs informatikai osztály. Többnyire Apple számítógépeket használnak

A megoldandó üzleti probléma bemutatása:

A cégcsoport azt tűzte ki célul, hogy a korábbi Windows alapú vállalatirányítási rendszerét lecseréli modern, Apple gépeken is működő felhőalapú rendszerre. Fontos cél volt, hogy a gyártási folyamatot is informatikával támogassák, amit korábbi rendszerben nem tudtak megoldani. Ezen kívül fontosnak tartották, hogy integrálni lehessen a rendszert az általuk használt szoftverekhez, hogy elkerüljék a dupla adatbevitellel kapcsolatos többletidőt és emberi hibákat. A továbbfejleszthetőség, további integrálhatóság pedig kezdeti alapfeltétel volt. Az alábbi feladatokra kellett megoldást szállítani: - Cikktörzs importálása - Beszerzési rendelések kezelése - Gyártási folyamatok kezelése - Áru érkeztetés és kiadás kezelése, készletvezetés - Ajánlatkészítési folyamat támogatása - Belföldi, EU-n belüli és EU-n kívüli, különböző pénznemű vevői rendelések, számlák kezelése, ajánlatból rendeléskészítés, rendelésből számla - Rendeléstételekhez emblémázás megadásának lehetősége - Eltérő kiszolgálási folyamat azonnali vásárlásnál és megrendelésnél - Készletfoglalás - Raktári folyamatok támogatása (kiszedés, összekészítés, telephelyek közötti átadások, stb.) - Raktári folyamatok kezelhetők legyenek táblagépen - Rendelések alapján díjbekérő, díjbekérő alapján előlegszámla - Házipénztár kezelés (bevétel, kiadás, zárás, napló) - Bank kezelés (napi import, automatikus kiegyenlítés, kézi kiegyenlítés) - Vevői kintlévőségek kezelése - Futárszolgálat integráció, futárcímke nyomtatás - Webáruház integráció Kiemelten fontos volt a folytonosság érdekében a korábbi rendszerből a partneradatokat, termékeket, szolgáltatásokat, rendeléseket, szállítóleveleket, vevőszámlákat az új rendszerbe bemigrálni (áttölteni). Szintén kiemelten fontos volt, hogy a natív programokban megszokott gyors adatbevitel az új webes rendszerben is biztosított legyen. Nagy hangsúlyt helyeztek arra is, hogy a rendszerben minél kevesebb lépésből lehessen egy műveletet elvégezni

Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:

Az üzleti igények többségét a MyLION teljesítette, de több helyen a kéréseknek eleget téve változtattunk a szoftveren. A fejlesztési folyamatokat agilis fejlesztési módszertannal végeztük. Ennek előnye, hogy a bevezetés során felmerülő, előre nem látott üzleti igényeket rugalmasan be lehet illeszteni a fejlesztési folyamatba, illetve a hátra lévő feladatok prioritásait „menet közben” is lehet változtatni. Arra is lehetőség van, hogy ha a megrendelő nem tudja pontosan, hogy mire van szüksége, akkor elkészítünk egy olyan prototípusát az adott funkciónak, ami alapján már tudják jelezni, hogy mi jó és min módosítsunk. A szoftvert szakaszosan szoktuk bevezetni, most is így történt. Először a kereskedelmi cég egy felhasználói csoportja kezdte el élesben használni a MyLION-t. Ezt a szakaszt a tudatos tapasztalatszerzésnek szánjuk, hogy a felhasználók el tudják dönteni, hogy mi kényelmes és min érdemes még változtatni. Hiányzó funkciókra, módosításra szoruló folyamatokra is fény szokott derülni ilyenkor, a kereskedelmi cég esetében is így történt. Az ebben a szakaszban felmerülő feladatokat többnyire magas prioritással látjuk el közösen és így az eredeti feladatsor elejére kerülnek. A második lépcső a kereskedelmi cég összes dolgozóját érintő szoftver-váltás volt a korábbi rendszer teljes elhagyásával. Végül a harmadik lépcső a gyártó cég bevonása volt. A bevezetés óta a cégcsopornak nem kell bajlódnia a Windows távoli asztal okozta kellemetlenségekkel (pl. kapcsolatszakadás) és mivel ezek nem zökkentik ki a dolgozókat, nagyobb lett a munkakedv, ezáltal a hatékonyság. Nőtt a cégcsoport megbízhatósága köszönhetően a korábbinál strukturáltabb rendszernek. Könnyebben járnak utána egy-egy információnak, mert a rendszer a korábbinál több információt tárol és jelenít meg. A cégcsoport a rendszer jövőbeli testre szabására bármikor tud igényt bejelenteni, a rendszer együtt tud fejlődni velük. A MyLION-nal hatékonyságot növeltünk és biztonságot adtunk.