Esettanulmány címe:
SchoolDrive.net bevezetése a Babilon Nyelvstúdiónál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
oktatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Babilon Nyelvstúdió 1998-ban lett alapítva, a Nyelviskolák Szakmai Egyesülete által javasolt és minősített nyelviskola. A nyelviskola lakossági akkredtiált tanfolyamokat kínál, valamint vállalatok számára nyújt kihelyezett képzést. A nyelviskola EURO nyelvvizsga vizsgahely. Az legtöbbet oktatott nyelvek között az angol és a magyar mint idegennyelv szerepel, ezt követi a német, spanyol és az orosz nyelv. A nyelviskola speciális tanfolyamokat kínál gyerekek és szeniorok számára.
A nyelviskolában havi szinten átlag 60-70 tanár tanít és 40-50 vállalati ügyfelnél van kihelyezett nyelvtanfolyam.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Korábban a nyelviskola az adminisztrációjához elsősorban Excel és szerződésekhez Word szintű alkalmazásokon alapult, számlázáshoz egy számlázóprogramot. Ezzel az infrasturktúrával az iskola nem működik olyan hatékonysági szinten, ahogy működhetne.
1) Problémát jelent egyrészt, hogy az adatok nem egy relációs adatbázisban vannak kezelve, így a törzsadatok (tanfolyamok, hallgatók, tanárok, befizetések, ...) közötti kapcsolatok és összefüggések alkalmazása manuális.
2) Nincsenek kihasználva az internet adta lehetőségek. Így tanárok maguk is képesek lehetnének online adminisztrálni feladataikat és a vállalati ügyfelekkel való kommunikációt is megkönnyítené, ha a vállalat hozzáférne tanfolyamainak haladási adataihoz és pénzügyi kimutatásaihoz, számláihoz.
3) Megfelelő nyilvántartással folyamatok, mint pl. hóvégi számlázás vagy irodai tennivalók jelzése automatizálható.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Babilon Nyelvstúdiónál bevezetésre került a SchoolDrive.net felhőalapú nyelviskola menedzsment alkalmazást. A rendszer főbb funkciói:
• Törzsadatok (tanfolyam, tanár, diák, vállalati ügyfél) nyilvántartása
• Tanfolyam adminisztráció, feladatok definiálása, szünetek, hallgatói visszajelzés
• Tanári adminisztráció automatikus ellenőrzése és számonkérése
• Standard tanmenetek definiálása, tanfolyamhoz rendelése
• Várólistakezelés, online hallgatói jelentkezés szintfelmérővel
• Pénzügy: számlázás, számlák archiválása, napi zárás, tanári számlák befogadása, banki tranzakciók importálása, tartozások
• Terembeosztás, drag-drop átrendezés
• OSAP XML, exportálás, emailküldés
A rendszer előnyei:
• A rendszer ellenőrzi a tanfolyamok dokumentációját. Ez a nagy adatmennyiség miatt kézzel szinte lehetetlen. Azon túl, hogy ez hatósági követelmény, az ügyfelek felé egy magasabb szintű szolgáltatás lesz így lehetséges.
• Tanároknak és vállalati ügyfeleknek közvetlen hozzáférésük van a rendszerhez, ezáltal csökken a nyelviskola személyzetének terhe.
• A tanári támogatás nagy részét a rendszer ügyfélszolgálata végzi.
• Vállalati ügyfelek számlázásánál a rendszer jelzi, hogy mikor jött meg a tanároktól minden adat és az összes számla egy utasítással elkészíthető.
• Meglévő adatok importálása
• Magasabb minőségi szintű működést teszt lehetővé
