Esettanulmány címe:
Székesfehérvári Egyházmegye Adatszolgáltatási Rendjének Kidolgozása és bevezetésének felügyelete
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
területen kívüli szervezet
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Székesfehérvári Egyházmegye 1770-ben alapított római katolikus egyházmegye. Egyházmegye területe 5170 km2 és 153 plébánia tartozik hozzá. A hitéleti tevékenysége mellett jelenetős számú oktatási és egyéb intézmény fenntartásával, működtetésével, finanszírozásával és felügyeletével is foglalkozik. A gazdasági élet speciális szereplői az egyházak és intézményei. Az általános számviteli szabályok mellett egyedi jogszabályok vonatkoznak rájuk.
A számviteli előírásoknak megfelelően és a kettős könyvviteli szabályok szerint kell ügyvitel nyilvántartásait vezetni és éves beszámolót készíteni.
Az egyházmegye működését hívők befizetetései, támogatásai és az állami forrásból finanszírozza. Ennek megfelelően intézményei elfogadott éves költségvetés keretei között gazdálkodhatnak.
Az állam három területen nyújt anyagi támogatást a hitéleti tevékenységre, az államtól átvállalt közfeladatok ellátásra és egyházi kulturális értéket megőrzésére.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A CLEAN-PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer bevezetés 2015-ben indult.
Rendszer bevezetéskor feltárt főbb problémák
• Intézmények helyi telepítésű ügyviteli rendszer használtak,
• Minden intézmény a saját lehetőségei szerint oldotta meg a program felügyeletét és az adatok mentését.
• Minden intézmény saját igényeinek megfelelő ügyviteli rendet alkalmazott és ennek megfelelő számlatükröt használt.
• Nem volt egységes adatszolgáltatási rend kialakítva és megkövetelve.
• Az adatszolgáltatásokhoz az ügyviteli rendszeren kívüli egyedi nyilvántartásokat általában Excel táblákat használtak.
• Intézmények az adatszolgáltatási igényeket a számlatükör bontásával oldották meg, így ötven oldalas számlatükrük volt.
• Az intézmény fenntartó adatszolgáltatási igényeit papír alap és csak a kérést követően néhány nappal tudták teljesíteni.
• Az egyházmegye és intézményei a számviteli rendszeren kívül különböző ügyviteli rendszert használtak.
Rendszer bevezetéskor megoldásra váró feladatok:
• Felügyelt, biztonságos és stabil ügyviteli működés elérése.
• Egy központi szerveren működő rendszerhasználat,
• A feladatokat maradéktalanul ellátó integrált rendszer bevezetése.
• Egységes ügyviteli, adatszolgáltatási rend kialakítása.
• A kiegészítő excel nyilvántartások megszüntetése,
• Egységes számlatükör és törzs adatkezelés bevezetése.
• Gépi adatkapcsolat a home banking rendszerekkel,
• Gépi folyószámla rendezés bevezetése,
• Gépi devizaátértékelés bevezetése,
• Gépi adatkapcsolat bevezetése az ANYK rendszerrel.
• Felhasználó barát hatékony működés,
• Intézményi adatszolgáltatások központi lekérdezése, akár elektronikus formában is (pdf).
• Éves zárszámadási excel táblák gépi feltöltse.
• Rendszere oktatás és szakmai tanácsadás bevezetése.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A 2016 üzleti évben az Egyházmegye és minden intézménye bevezette a CLEAN-PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszert.
Központ szerveren került telepítésre a programcsomag ezzel megoldásra került az adatok egységes szabályok szerinti mentése és archiválása.
Clean-Soft Kft szakértőinek közreműködésével átalakítottuk az intézmények számlakeretét, bizonylat kezelés- és adatszolgáltatási-rendjét.
A számviteli rendszerben három működési csoportot különböztetünk meg:
• Egyházmegye
• Oktatási és kulturális intézmények,
• Plébániák.
Az új rendszerben az egységes számlatükör az adatszolgáltatási törzsadattár az intézmények részéről egyedileg nem módosíthatok. Az esetleges módosításokat központilag engedélyezik és kezelik. Az alapadatokban elvégzett változásokat minden intézmény adatbázisában gépi úton átvezetik.
A programcsomag szolgáltatásaihoz igazodó hatékony ügyviteli működési rend kerül bevezetésre.
A számviteli rendszerben pontosan és folyamatosan nyomon kell követni a különböző finanszírozási források megérkezését és felhasználást.
A CLEAN-PRECÍZ Rendszer egyik előnye a könyvelési bizonyalt sorokhoz kapcsolható többszintű analitikus nyilvántartás. A rendszerünkben nem a számlatükör bontásával kell a működésre vonatkozó adatszolgáltatási igényeket kiszolgálni, erre külön törzsadatok annak lehetőséget.
Az eredmény számlák könyvelésekor minden esetben meg kell adni a finanszírozás forrását és felhasználás célját.
Bevezetésre került analitikus gyűjtök:
• Önelszámoló egység az intézmény azonosítása,
• Munkaszám a finanszírozás forrása
• Költséghely a feladat ellátási hely, (felhasználás célja)
• Projektszám a feladat ellátási hely részegysége (kapcsolódó projekt azonosító)
• Szerződésszám a kapcsolódó szerződés
Negyedéves rendszerességgel a Ceal-Soft Kft munkatársainak közreműködésével az összes intézmény számviteli munkatársainak továbbképzést tartunk a jelzett problémák kezelésre, új igények felmérésre illetve új elvárásokra való hatékony felkészülés érdekében.
