Esettanulmány címe:
Étterem informatikai rendszerének korszerűsítése kisegítő éttermi szoftver használatával
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szálláshely-szolgáltatás, vendéglátás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél egy pécsi, több éttermet üzemeltető vállalkozás, amelynek fő profilja az étel házhozszállítás. Főként pizzériákat üzemeltet, de étlapján megtalálhatóak egyéb ételek is: hamburger, gyros, frissensült stb. A cég több mint 10 éve foglalkozik ezzel.
Pécsen az egyik legnagyobb étel kiszállítással foglalkozó vállalkozása, nagy számú futár, diszpécser, konyhai kisegítő, szakács alkalmazottal.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az étterem kiszállításos rendeléseit több különböző formában kaphatja meg: vásárlótól közvetlenül telefonon, helyben leadva, különböző ételrendelő portálokon keresztül. Ahány portál, annyi eltérően működő felhasználói felület használata szükséges. Ezek egy rendszerbe való integrálása időt spórolna meg, könnyítené a mindennapokat, illetve kevesebb hibalehetőséget tartogatna. Pl: egy meghosszabbodott kiszállítási idő vagy ideiglenes bezárás jelzése a különböző portálokon egyesével beállítgatva (ha egyáltalán lehet) sok időt vesz igénybe.
Egy telefonon érkező új rendelés rögzítése hosszú percekbe is beletelhet, amely főleg csúcsidőben (ebéd és vacsora idején) okozhat problémát. Akár profittól is eshet el az étterem, ha más rendelni kívánó ember nem éri el az éttermet a vonal foglaltsága miatt, és egy másik vendéglátó egységtől rendel.
Alkalmazottak (főleg futár) nap végi elszámolása sok időt vesz el.
Mivel nem egy helyre, felületre kerülnek a rendelések, így nagyon nehezen oldható csak meg, hogy ezekből érdemi adatokat nyerjen ki az étterem: mely területekre rendelnek kevesebben, hol volt hatásos a szórólapozás; milyen a vásárlási kedv egyes napokon, emiatt hány munkatársat kell adott napon alkalmazni; vásárlói szokások, kimutatásának hiánya: átlagos kosárérték, ételek top listája, fizetési módok megoszlása - ezek mind olyan adatok, melynek tudatában az étterem nagyobb profitra tehetne szert.
Futárkörök megszervezése is sok esetben problémás, több kiszállítandó rendelés (cím) vagy a várost kevésbé ismerő új alkalmazottnál ezek hatványozottan előjöhetnek, mely vásárlói elégedetlenséget szülhet a lassú kiszállítás miatt.
Megrendelőkről az étterem nagyon kevés információt tud, nem látja a korábbi megrendeléseit, mikor mit rendelt, azt melyik futár vitte ki. Ha korábban probléma volt egy megrendelővel, azt nem tudja beállítani, hogy következő rendelésnél ez jelezve legyen.
Számos probléma merült még fel, amelyre a szoftvert megoldást adott.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Felmerült igényeket figyelembe véve személyre szabtuk a szoftvert, mely moduláris felépítése miatt könnyen kivitelezhető volt. Az étterem azóta is sikeresen használja termékünket.
Az összes webes online ételrendelő portál rendelései egy felületen jelennek meg, kiszállítással kapcsolatos késést, ideiglenes bezárást egy kattintással be tudnak állítani, mely minden felületen (portálokon, weboldalon) megjelenik. Időt spórol meg ezzel az étterem. Megoldott, hogy bármennyi webes portálhoz tudjon újként csatlakozni, anélkül, hogy újabb felületet kellene megtanulnia az alkalmazottaknak.
Telefonon érkező rendeléseknél a csöngéskor már látszik az étteremi szoftverben, hogy mi a megrendelő neve, milyen számról hív, milyen eddigi címei voltak és hogy miket rendelt korábban, így nem csak a hibalehetőség csökken és adott mennyiségű idő alatt több rendelést lehet felvenni, de korábbi rendelésekből vett adatok alapján étel/ital ajánlás útján a kosárérték is növekedett. Ezen kívül jelez a rendszer, ha a megrendelővel korábban gond volt, vagy valami miatt az étterem fekete listára helyezte vagy éppen prémium ügyfélként kezeli.
Nap végi futárelszámolás az órás nagyságrendről percesre csökkent, mivel a rendelések egy felületen vannak, megjelölve, hogy milyen fizetési móddal került kifizetésre a rendelés összege. Ezen kívül futárköltséget lehet rögzíteni, kilométer állást, váltópénzt, ledolgozott munkaórát stb.
Fejlett statisztikai modul (diagramok, ábrák, rendelési hőtérkép) használatával sikeresebbek lettek a szórólapozások, optimális számú alkalmazott dolgozik minden nap, illetve új étlap megtervezésében is segített, így hogy látják mi mennyire kedvelt étel/ital.
Futárköröket a rendszer már automatikusan megszervezi, egy térképen megrajzolva a legoptimálisabb utat, figyelembe véve az épp aktuális közlekedési viszonyokat. Bármennyi futár dolgozik épp egy időben, csak a saját címei jelennek meg.
A kiszállítási idő számottevően csökkent, amit a vásárlói visszajelzések is igazoltak.
