Esettanulmány címe:
A céges kommunikáció fejlesztése a sikeresebb üzletért
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szakmai, tudományos, műszaki tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A cég piacvezető informatikai cég a Nyugat-Dunántúli régióban. Széleskörű tevékenységi körrel rendelkezik a termék értékesítéstől egészen az üzleti tanácsadásig. Céljuk, hogy lépést tartsanak a folyamatosan fejlődő trendekkel és segítsék ügyfeleiket a digitalizáció lehetőségeit kihasználni. Jelenleg 14 munkavállaló dolgozik a cégnél, hogy a korábban említett széles tevékenységi körben stabilan tudjanak szolgáltatni ügyfeleiknek. A célcsoportjuk a lakossági és céges ügyfelek egyaránt. Ügyfélkörük tevékenységi köre széles skálán mozog: ügyvédi iroda, termelő cégek, iskolák stb.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A cég életében egyre nagyobb kihívást okozott a különböző divíziók közötti kommunikáció. Különösen igaz ez azokra a kollégákra, akik folyamatosan külső helyszíneken dolgoznak. Problémák voltak a telefonos kommunikációval, hiszen a másik kolléga lehet éppen egy szerviz munka közepén volt vagy ügyfélnél értékesített. Ilyenkor a keresett munkatárs kizökkent a feladatából, illetve nem tudott kellő körültekintéssel információt adni az érdeklődő kollégának. Elsődleges megoldásként a dolgozók elkezdtek egymás között önkényesen applikációkat használni. Idővel ez további problémákat okozott, hiszen nem volt nyomon követhető ki hol kereste a másikat. Ezek a nem hatékony kommunikációs folyamatok kihatottak az átfutási időkre és az ügyfélkiszolgálás minőségére vagyis az ügyfelelégedettségre.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A cégben végül a Microsoft Teams alkalmazás került bevezetésre. Egy jól felépített szervezeti struktúra lett lemodellezve az alkalmazásban. A megfelelő csoportok kialakításának köszönhetően a kollégák csak azokról a feladatokról értesülnek, ami őket is érinti. Egyes projektek esetén külön csoportok hozhatóak létre, ahova akár külső együttműködő partnereket is be lehet vonni. Ez számos fölösleges telefont és e-mail-t spórol meg mind a két fél számára. A hatékonyabb kommunikációnak és rendelkezésre álló információnak köszönhetően magasabb szintű lett az ügyfelek kiszolgálása és ennek következtében elégedettségük is. A cégben dolgozó kollégáknak kb. 45%-kkal csökkent a napi telefonhívása. Az üzenetek elolvasását két feladat elvégzése között is el tudják végezni. Így csökkent a frusztráció és a kérdező fél is minőségi választ kap. Az üzeneteket lehet priorizálni, ha sürgős lenne a munkatárs válasza. Az alkalmazás továbbá lehetővé teszi a dokumentumok egy helyen történő kezelését és külső applikációk integrálását, ami további hozzáadott érték a cég életében. A bevezetés a vírushelyzet előtt elkészült, ezért az otthoni munkavégzésben és partnerekkel való kapcsolattartásban is sokat segített.
