Esettanulmány címe:
Takarékszövetkezet projekt
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
pénzügyi, biztosítási tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
1999-től a Kerekegyházi Takarékszövetkezet beolvadását és a Takarékbank Kecskeméti Fiókjának megvételét követően alakult meg a Fókusz Takarékszövetkezet, 15 fiókból álló hálózattal, mely 2004-ben 17-re nőtt.
2008-tól a Takarékbank Zrt által országos hálózattá szervezett TakarékPont csoport tagja lett a pénzintézet. A hálózat jelenleg a legnagyobb fiókhálózattal rendelkező pénzintézeti csoport, mely országszerte közel 800 bankjegykiadó automatát működtet.
2012-ben, 2014-ben és 2015-ben új fiókokkal bővült hálózatuk, így már jelen vannak Kaskantyún, Kiskunhalason, Tázláron, Soltvadkerten, Bugacon, Orgovánon, majd egyesüléssel csatlakozott a Dunapataj és Vidéke és a Solt és Vidéke Takarékszövetkezet 11 kirendeltséggel, illetve a Kiskun Takarék és Harta Takarék.
A fúziókkal és új fióknyitásokkal Bajától Dél- Pestig lefedő fiókhálózattal várják korszerű pénzügyi szolgáltatásokkal ügyfeleiket 62 fiókban. Internetes szolgáltatásaik és mobil bankáraik segítségével országszerte elérhetőek.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Fókusz Takarékszövetkezet 2006-ban jutott el oda, hogy a 25 kirendeltség és a központ feladatait már nem tudta megfelelően nyomon követni, és bár belső folyamatai jól voltak szabályozva, az operatív működés egyre inkább lassúvá és rendkívül adminisztrációigényessé vált, extrém terhelést okozott számukra a felügyeleti szervezetnek való megfelelés, a rendszeres ellenőrzések és az azokra való megfelelő felkészülés. Ráadásul a 2000-es évek elején a beszerzés jóváhagyási problémáit kihasználva a cég egy nemzetközi csalássorozat áldozatává is vált, amitől hosszú évek alatt tudott csak megszabadulni – ez volt az úgynevezett „svájci szaknévsor megjelenés”.
2006-ban azonban egy fiatal innovatív ügyvezető vette át a hagyományokkal „terhelt” szövetkezet irányítását. Felismerte, hogy elsődlegesen saját és vezetői adminisztrációs munkáját kell csökkentenie, hogy képes legyen a szövetkezetet stabil növekedési pályára állítani. A fiatal vezető első projektjei között kérte fel a Care All Kft-t, hogy szervezze rendszerbe azon folyamatokat, melyeket az akkori számlavezető-rendszer képtelen volt kezelni.
A projekt elsődleges célja volt, hogy a vezetői döntések megfelelő szintekre kerüljenek, és ezáltal egy jelentősen gyorsabb, csökkentett papírral működő működési modell valósuljon meg, ami a lehető legkevésbé terheli a vezetőket, de ugyanakkor teljes rálátást biztosít az operatív működésre.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A projekt az akkor még nem ismert „agilis módszertan” mentén zajlott, 2 hetes mini projektekbe szerveztük a megvalósítandó feladatokat. Először az elsőszámú vezetővel töltöttünk el egy napot, és együtt elemeztük, hogyan tudnánk megkönnyíteni a napi feladatvégzést, hol kell csökkenteni a kockázatokat. Utána a kiválasztott középvezetőkre került a sor, akikkel szintén egy-egy napos interjúkat készítettünk, felmérve az általuk vezetett területek speciális üzleti igényeit. Több éves tapasztalatunkra támaszkodva bemutattuk számukra azokat a gyakorlati megoldásokat, amiket szoftverrel és különféle szabályozások alapján javaslunk véghezvinni a jövőben, legyen szó a folyamatok optimalizálásáról és átalakításáról, a fölösleges adminisztráció megszüntetéséről. A 6 hónapos intenzív munka során 18 ügyviteli modul került bevezetésre, amik által a központ és a kirendeltségek közötti iratforgalom elektronikus csatornákba került, a redundáns adattárolás megszűnt, a papírok fénymásolása és tárolása jelentősen lecsökkent. Az ANDOC rendszer kiválasztása során kiemelt súllyal bírt, hogy a rendszer paraméterezését a szövetkezet teljes egészében át tudja venni, és képes legyen a változó ügymenthez saját maga alakítani a folyamatokat. A projekt kezdeténél kijelölésre került egy helyi rendszeradminisztrátor, aki a vezetés igényeivel összhangban több mint 10 éve szabja testre és vezeti be az újabb folyamatokat. Jelenleg több mint 400 modulba rendezve szolgálja ki a rendszer a felhasználók napi igényeit. Így évente hozzávetőlegesen 500 000 eseményt kezel le megfelelő hatékonysággal.
