Esettanulmány címe:
Földrajzi távolság áthidalása, igazolási rend stabilabbá tétele
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Partnerünk megannyi gazdasági tevékenysége közül húzó ágazatként jelölhetjük meg a gépjármű bérbeadást és a gépjármű adás-vételt, mint főtevékenységeket. Ez a kis- és középvállalkozás kategóriába sorolható gazdasági szereplő tevékenységeit hatodik éve igyekszik maximálisan elégedett partnerekkel végezni mind a vevői, mind a szállítói oldalon. Piaci versenytársak szép számmal akadnak ezen szegmensben, így az új ügyfelekkel történő megállapodások kötése mellett kiemelten fontos a már meglévő ügyfelek megtartása, azok teljes körű kiszolgálása.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalkozás székhelye Budapesten van, de tevékenységet végez az ország két további városában, míg a könyvviteli szolgáltatásokat nyújtó beszállító Miskolcon tevékenykedik. Állandó problémát okozott a bejövő számlák szállítása, postázása a könyvelést végző vállalkozás részére, ill. a vállalatirányítás, számlaigazolás. Különösen ÁFA bevalláskor jelentett problémát a számlák igazolása és mielőbbi postára adása. Továbbá az átfutási időnek köszönhetően a szállítói kötelezettségek nyilvántartását partnerünk külön excel táblákban kényszerült rögzíteni, ezzel többletmunkát generálva.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az applikációban található bejövő számla kezelést kiegészítettük egy igazolás modullal. Itt felvihetőek a bizonylat alapadatai a hozzá tartozó – szkennelt – számlaképpel együtt, s átadható igazolásra az arra jogosult személynek. A bejövő számlák kezelésére hivatott ablakban ekkor már megjelenik az érintett bejövő számla, így az igazolás ideje alatt a könyvelést végző személy kikontírozhatja a számlákat. Azonban ezek lekönyvelését az igazolásig nem engedi könyvelni a program, így kizárva a tévesen befogadott számlák lehetőségét. Tekintettel arra, hogy a vállalkozás tevékenysége során nem minden szállítói számlánál követeli meg az igazolást partnerünk belső szabályzata, a bejövő számla ablakban is lehetőséget biztosítottunk a számlaképek rögzítésére.
A szállítói számlák szállításának, postázásának szükségszerűsége megszűnt az egyéb felesleges excel táblák vezetésével együtt. Továbbá a vállalkozásban a bejövő számlák igazolásának rendje sokkal stabilabb lett tekintettel arra, hogy az applikációban visszakereshető a bizonylatot feltöltő felhasználó valamint az általa megjelölt igazoló.
