Esettanulmány címe:
Beérkező számlák automatizált feldolgozása és az adatok átadása az ERP felé, beérkező és kimenő számlák hiteles tárolása
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Autóalkatrész kereskedelemmel foglalkozó cég, 500+ munkavállaló, Magyarországon több telephellyel rendelkezik.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A fő probléma a beérkező számlák kezelése és a számlák jóváhagyási folyamata. A feldolgozás szinte teljesen manuális volt és a számlák jóváhagyási folyamata is nagyon nehézkesen volt megoldva, emiatt néha számlák el is vesztek és a fizetési határidőből is néha kicsúsztak. A kezelést tovább nehezítette, hogy a számlák több telephelyre is érkeztek több formában (E-mail, posta, szállító hozta). A tárolásuk is problémás volt a számos formátum miatt.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Megoldásként a cégünk által kifejlesztett ProTime rendszert vezettük be, annak is az Invoice modulját ami teljes körűen megoldja a cégnél lévő problémákat. Első lépésben a magyar számlák teljesen automatikus feldolgozását és a számlák jóváhagyási folyamatát oldottuk meg és a beérkező-kimenő számlák hiteles tárolását. A következő lépésben a külföldi számlák feldolgozása valósult meg.
A bevezetést követően a számlák feldolgozására fordított idő szinte a 0-ra esett, a jóváhagyási folyamatok tervezetten és hiba nélkül folynak. Az összes beérkező és kimenő számla hitelesítésre kerül így nincs szükség a fizikai tárolásra.
