A QlickCRM egy könnyen kezelhető CRM rendszer, amely segít hatékonyabbá tenni kis és közepes méretű vállalkozások működését. A magyar nyelvű CRM rendszerünk támogatja az értékesítést, a projektmenedzsmentet, a mindennapi feladatok kezelését, sőt még az ügyfélszolgálat munkáját is. A QlickCRM e-mail kezelésre is alkalmas, a beérkező e-mailekből feladatok jönnek létre, melyek azzal, hogy rögtön munkatárshoz rendelhetőek, hatékonyabbá teszik a partnerek kiszolgálását.

Egy budapesti székhelyű, 10 fős könyvelőiroda, amely közel 15 éves tapasztalattal rendelkezik könyvelési és adótanácsadás terén. Az iroda ügyfelei kis- és középvállalkozásokból tevődnek össze, főként a szolgáltatóipar és a kereskedelem területéről. A verseny erős ezen a piacon, és a könyvelőirodák számára a gyorsaság, a precízió és az átlátható munkafolyamatok kulcsfontosságúak. Az iroda erőforrásai közé tartozik egy profi szakmai csapat, valamint alapvetően használt digitális eszközök, mint a könyvelőszoftverek és az online számlázó rendszerek. Az iroda számos ismétlődő ügyet kezel, például havi zárásokat és adóbevallásokat, amelyeket a QlickCRM rendszer segítségével sikeresen automatizálni lehetett.
Az iroda legfőbb kihívása az átláthatatlan feladatkezelési rendszer és az ezzel járó belső, külső kommunikációs hiányosságok voltak. A feladatok és határidők nyilvántartása eddig e-maileken, Excel-táblákon és papíralapú jegyzeteken alapult, ami gyakran vezetett határidős csúszásokhoz. Az irodavezetés hiányolta a teljeskörű átláthatóságot az egyes ügyfelek könyvelési projektjeinek állapotáról, valamint a kollégák feladatainak nyomon követhetőségét. Továbbá a távmunka elterjedése különösen megnehezítette a csapatmunkát és az információ megosztást.
A QlickCRM rendszer bevezetése lehetőséget nyújtott az iroda számára, hogy egységesítse a feladatkezelési folyamatait és javítsa a kommunikációt. A bevezetést követő első hónapban a teljes csapat átfogó képzést kapott a rendszer használatáról, amely után az alábbi előnyök mutatkoztak:

1. Feladatok, projektek átlátható kezelése: Minden ügyfél és feladat egy helyen kezelhetővé vált. A feladatokat egyszerűen lehet delegálni a csapattagok között, és azok közvetlenül összekapcsolhatók az ügyféladatokkal.
2. Időhatékonyság növelése: Az ismétlődő feladatok automatizálása és az emlékeztető funkciók segítettek elkerülni a határidős csúszásokat, ami jelentős időmegtakarítást eredményezett.
3. Ügyfelekhez rendelhető egyedi mezők: A rendszerben egyedi mezők, mint például az adózás módja, áfa bevallás gyakorisága, és szükséges bevallások hozzáadásával automatizálhatók az ismétlődő feladatok. Ezek meghatározott paraméterek szerint nyithatók meg az ügyfelekre szabva. Illetve természetesen ezen mezők alapján szűrhetők is az ügyfelek.
4. Az így létrejött informatív partnerlista nagy mértékben elősegíti a csapattagok munkavégzését, hiszen egy felületen, könnyen kereshető, szűrhető módon hozzáférnek azokhoz, az ügyféladatokhoz, amelyek a feladatok elvégzéséhez szükségesek.
5. Belső kommunikáció fejlesztése: Az egyes feladatokhoz fűzött kommentek és dokumentumok biztosították a gyors információ megosztást.
6. Teljesítmény mérhetősége: Az időmérés funkció lehetővé tette a munkaidő pontos nyomon követését, így az iroda jobban tudta optimalizálni az erőforrásait. Valamint kimutathatóvá vált az egyes feladatkategóriákra, illetve partnerekre fordított munkaidő.
7. Távmunka támogatása: A rendszer felhőalapú elérhetősége lehetővé tette a hatékony távmunkát, biztosítva a csapatmunka zavartalan működését akkor is, ha home office-ból végzik a munkájukat.