NORMÁL IKTATÁSOK KEZELÉSE A FoKi alkalmas kimenő ill. bejövő iktatások teljes körű nyilvántartására. Az iktatás során lehetséges az alábbi adatok megadása: • Partner (szabadon bővíthető törzsadat-szótás) • Iktatás iránya, • Beérkezés/Küldés dátuma, • Dokumentum kategória, • Határidő, Aktuális státusz, • Iktatás tárgya és megjegyzés. A normál iktatószám felépítése: D0FK2011/3, ahol: • DOF: saját cég azonosító (a rendszer több felszámoló cég adatainak egyidejű nyilvántartására alkalmas), • K: Iktatás iránya, ebben az esetben Kimenő, • 2011: iktatás éve, • 3: iktatások aktuális sorszáma, futó sorszám. FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE A FoKi lehetőséget biztosít a napi munka során az egyes iktatásokkal, eljárásokkal kapcsolatban felmerülő feljegyzések, észrevételek folyamatos rögzítésére. Tetszőleges számú feljegyzés rögzíthető a rendszerben. A feljegyzések használatával: • elkerülhető a kollégák monitorját, íróasztalát fokozatosan „elfoglaló „ postit”-ek használata FELADATOK KEZELÉSE A rendszer tartalmaz egy komplex workflow jellegű feladat nyilvántartó megoldást. Ennek használata során lehetséges feladatokat elrendelni ill. ezeket kezelni. Az alábbi adatok megadása történik egy feladat rögzítés során: • Tárgy, • Leírás, • Felelős személy, • Határidő, • Ismétlődés, • Státusz, • Időtartam, • Megjegyzés. A rendszer alábbi egyedi elemeihez rögzíthetőek a feladatok: • Felszámolási iktatások, • Normál iktatások, • Ügyek, felszámolási eljárások egyes szakaszpontok. ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK KEZELÉSE A FoKi lehetőséget biztosít a napi munka során keletkező elektronikus dokumentumok, azaz eredeti, papír alapú bizonylatok szkennelt példányainak a rögzítésére. Tetszőleges számú csatolás rögzíthető. A csatolt anyagok tipikusan PDF állományok, de lehetséges minden olyan típusú anyag (pl. Excel, Word állomány) használata is, amelyet a munkaállomása kezelni tud. A rendszer alábbi egyedi elemeihez rögzíthetőek a csatolások: • Felszámolási iktatások, • Normál iktatások, • Ügyek, felszámolási eljárások alapdokumentumok, • Ügyek, felszámolási eljárások egyes szakaszpontok. TÖRZSADATOK KEZELÉSE A rendszer kialakítása során célunk volt az, hogy minden adat csak egyszer, egy helyen kerüljön rögzítésre. Ennek érdekében az egyes folyamatokhoz kapcsolódóan az alábbi , az arra jogosult felhasználó által szabadon bővíthető törzsadat-szótárak kerültek kialakításra: • Alszám kategóriák, • Besorolási kategóriák, • Cég adatok, • Dokumentum kategóriák, • Felszámolási ügy kategóriák, • Felszámolási ügy melléklet típusok, • Kommunikációs csatornák, • Partner kategóriák, • Partnerek, • Postai küldemény típusok, • Szakaszpont sémák.